Dalam kehidupan modern sekarang ini, pendidikan dihadapkan pada berbagai tantangan perubahan yang sangat cepat dan kadang-kadang kehadirannya sulit diprediksikan, sehingga menuntut setiap organisasi untuk dapat memiliki kemampuan antisipatif dan adaptif terhadap berbagai kemungkinan sebagai konsekwensi dari adanya perubahan. Begitu pula dengan sekolah, sebagai institusi yang bergerak dalam bidang jasa pendidikan akan dihadapkan pada berbagai tantangan perubahan. Ketidakmampuan sekolah dalam mengantisipasi dan beradaptasi dengan perubahan yang terjadi, lambat laun akan dapat menimbulkan keterpurukan sekolah itu sendiri, dan habis ditelan oleh perubahan.

Pada kenyataannya pendidikan bukanlah suatu upaya yang sederhana, melainkan suatu kegiatan yang dinamis dan penuh tantangan. Pendidikan akan selalu berubah seiring dengan perubahan zaman, setiap saat pendidikan selalu menjadi fokus perhatian dan bahkan tak jarang menjadi sasaran ketidakpuasan karena pendidikan menyangkut kepentingan semua orang, bukan hanya menyangkut investasi dan kondisi kehidupan di masa yang akan datang, melainkan juga menyangkut kondisi dan suasana kehidupan saat ini. Itulah sebabnya pendidikan senantiasa memerlukan upaya perbaikan dan peningkatan sejalan dengan semakin tingginya kebutuhan dan tuntutan kehidupan masyarakat.

Keharusan untuk melakukan perubahan dalam lingkungan yang penuh turbulensi dan dinamika merupakan sebuah fakta kehidupan bagi kebanyakan organisasi-organisasi termasuk di dalamnya adalah organisasi sekolah. Organisasi sekolah sudah tidak seharusnya menunggu hingga organisasinya mengalami proses kemunduran dan barulah mengadakan perubahan. Saat ini semua organisasi sudah seharusnya secara terus menerus melakukan prediksi dan mengantisipasi kebutuhan akan perubahan.

Perkembangan zaman menuntut adanya perubahan, begitupun dalam bidang pendidikan. Harapan pada pendidikan yang lebih baik telah menjadi tuntutan banyak pihak. Sekolah sebagai wujud dari sebuah lembaga pendidikan dituntut untuk mengalami perubahan dan terus berkembang untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan pendidikan yang baik. Oleh karena itu perubahan dalam sekolah menjadi trend di seluruh dunia.

Dalam pengelolaan pendidikan dengan model Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) kewenangan dalam pengelolaan dan pengambilan keputusan tentu disesuaikan dengan tuntutan dan kebutuhan masing-masing sekolah secara lokal. Dapat dipastikan bahwa perubahan kebijakan dalam pelaksanaannya bukan persoalan yang sederhana. Perubahan kebijakan memerlukan kesiapan berbagai sumber daya dan kemampuan pengelola di tingkat sekolah. Namun yang lebih penting adalah pemahaman dan kesiapan pengetahuan yang memadai tentang apa dan bagaimana sistem baru dalam bentuk desentralisasi harus dilakukan oleh sekolah.

Beberapa alasan pokok yang menuntut terjadinya perubahan kebijakan dalam pengelolaan sekolah, antara lain:

1.   Tuntutan masyarakat terhadap sekolah

Semakin tingginya kehidupan sosial masyarakat sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, telah semakin meningkatkan tuntutan tersebut bermuara kepada pendidikan, karena masyarakat meyakini bahwa pendidikan mampu menjawab dan mengantisipasi berbagai tantangan tersebut. Pendidikan merupakan salah satu upaya yang dapat dilakukan oleh sekolah sebagai institusi tempat masyarakat berharap tentang kehidupan yang lebih baik di masa yang akan dating. Pendidikan perlu perubahan yang dapat dilakukan melalui perubahan dan peningkatan dalam pengelolaan atau manajemen pendidikan di sekolah.

 

2.   Perkembangan kebijakan politik sentralisasi dan desentralisasi

Perubahan suasana sosial politik di Indonesia yang muncul dari adanya krisis ekonomi kemudian berkembang menjadi krisis sosial politik berimplikasi kepada perubahan dalalm berbagai bidang antara lain bidang pendidikan. Isu sentralisasi dan desentralisasi yang sebelumnya telah dimunculkan sebagai upaya pemberdayaan daerah telah semakin menguat  terdorong oleh suasana perubahan politik kenegaraan semakin diyakini bahwa salah satu upaya penting yang harus dilakukan dalam peningkatan kualitas pendidikan, adalah dengan pemberdayaan sekolah melalui Manajemen Berbasis Sekolah (MBS), yang intinya memberikan kewenangan (delegation of outhority) kepada sekolah untuk melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas secara berkelanjutan (Quality continous improvement).

Kebutuhan akan perubahan berbasis sekolah dijelaskan Persons (1966) dalam teori sistem sosial bahwa sekolah harus memiliki 4 fungsi untuk kelangsungan hidup masyarakat sekolah yaitu:

1. Adaptasi: mampu beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan internal maupun eksternal untuk pembangunan berkelanjutan dan menjadikan sekolah yang efektif.

2. Tujuan prestasi: apabila sekolah mampu berprestasi dan dapat meningkatkan kemampuan guru dan murid untuk mencapai tujuan.

3. Integritas: integritas dapat menjaga iklim di sekolah menjadi lebih terbuka dan jujur di mana anggota sekolah merasa puas dan bangga.

4. Pola pemeliharaan: pola pemiliharaan dapat mempertahankan loyalitas dan membuat seseorang menjadi kebanggan di sekolah mereka sendiri. Ini merupakan tradisi yang baik untuk membuat seseorang ingin menjadi orang yang terbaik.

 

Fungsi dari adapatasi tersebut diatas menunjukkan bahwa sekolah perlu merespon perubahan lingkungan karena perubahan itu tidak dapat dihindarkan. Jika sekolah berhasil dalam pencapaian tujuan berarti sekolah tersebut sudah memenuhi tiga fungsi yang lainnya seperti integritas, pola pemeliharaan dan jika sekolah tidak mampu memenuhi ketiga unsur tersebut maka kelangsungan hidup sekolah akan terancam.

Dimensi dalam perubahan berbasis sekolah terdiri dari tiga dimensi yaitu :

1. Kategori aktor perubahan

Ada tiga kategori aktor perubahan berbasis sekolah, yaitu perubahan dalam pelaksanaan, perubahan dukungan, dan perubahan dalam target. Secara umum ketiga kategori tersebut mengacu pada prinsip, pelaksana administrasi, guru dan murid dalam organisasi sekolah. Petugas administrasi bertugas merespon untuk membuat strategi dan program sekolah, guru sebagai pemberi dukungan atau penerima proses perubahan dan membuat perubahan dalam mengajar sedangkan siswa sebagai pelaksana penerima perubahan untuk mencapai tujuan sekolah.

 

1. Tingkat perubahan

Perubahan berbasis sekolah mungkin terjadi pada tingkat yang berbeda, yaitu individu, kelompok, dan sekolah. Ini berarti bahwa penggagas perubahan atau penerima dapat mengubah individu anggota sekolah, sekelompok anggota sekolah atau seluruh anggota sekolah. Terkadang beberapa perubahan berbasis sekolah diprakarsai oleh kepala sekolah atau hanya satu staff senior dan target perubahan atau penerima  perubahan adalah seluruh guru, atau siswa. Sudah tentu ini tidak mudah dalam melakukan perubahan berbasis sekolah. Hal ini bisa dimulai dari sekelompok staf, didukung oleh  kepala sekolah kemudian diperluas ke seluruh sekolah.

 

1. Domain perubahan

Perubahan berbasis sekolah dapat terjadi di tiga perbedaan daerah dari kenggotaan sekolah, yaitu daerah kognitif, daerah afektif dan daerah perilaku atau budaya sekolah. Perubahan kognitif dari anggota sekolah biasanya tersembunyi. Contoh umum adalah memperoleh nilai baru dan keyakinan baru tentang pendidikan dan manajemen. Selanjutnya pemahaman pembangunan pendidikan dan memerlukan kembali makna baru kegiatan kehidupan atau aktifitas mengajar. Perubahan kognitif sangat penting karena ini dapat menjadi dasar untuk perubahan perilaku yang efektif. Perubahan afektif mengacu kepada perubahan didalam kepuasan anggota sekolah, komitmen, motivasi dan hubungan antar manusia. Perubahan perilaku  bahasa yang terbuka dalam mengajar dan belajar interaksi sosial, pada umumnya berhubungan kepada perubahan perilaku dari anggota sekolah baik individu, kelompok, dan tingkat sekolah. Perubahan budaya sekolah biasanya tercermin dalam perubahan kognitif dan afektif dari anggota sekolah ditiga tingkat.

Dalam mekanisme manajemen berbasis sekolah, perubahan berbasis sekolah bukanlah sesuatu yang tiba-tiba. Tidak perlu atau tambahan. Ini adalah hasil alamiah dari perencanaan, pengembangan sekolah atau manajemen untuk melayani proses pembangunan jangka panjang dan efektivitas sekolah. Ini harus dimasukkan dalam rencana sekolah atau rencana program dan bertujuan untuk mendukung pencapaian tujuan sekolah. Singkatnya, harus dimulai, direncanakan dan dikelola oleh mekanisme manajemen berbasis sekolah.

Adapun tahapan dalam melakukan perubahan yaitu:

1. Pencairan (unfreezing)

Pada tahapan ini, hal-hal yang dilakukan yaitu:

a. Mengidentifikasi, membangun, dan mempublikasikan kebutuhan akan perubahan

b. Merencanakan tujuan dan kebijakan untuk perubahan melalui mekanisme berbasis sekolah

c. Menganalisis kekuatan dan mengembangkan strategi perubahan

d Menyiapkan kebutuhan psikologi, kognitif, dan afektif serta pihak yang akan terlibat dalam perubahan

e. Menyiapkan sumber daya untuk perubahan

 

2. Perubahan (changing)

Pada tahapan ini, hal-hal yang dilakukan yaitu:

a. Menerapkan perubahan teknologi dalam manajemen dan pengajaran

b. Menerapkan perubahan budaya berbasis nilai

c. Mengubah aspek afektif, perilaku, dan kognitif para pelaku yang terlibat baik individu, kelompok, dan sekolah

d. Memantau  proses perubahan dan memastikan kemajuan terhadap tujuan

e. Menghindari ketidakpastian dan mengurangi penolakan terhadap perubahan

f. Belajar ide dan teknik baru serta membangun tujuan baru

 

3. Pembekuan ulang (refreezing)

Pada tahapan ini, hal-hal yang dilakukan yaitu:

a. Mengidentifikasi kebaikan atau keuntungan perubahan

b. Mengidentifikasi akibat buruk dan menghindarinya

c. Memperkirakan semua jenis biaya untuk perubahan

d. Menilai efektivitas perubahan

e. Membuat rekomendasi untuk yang akan datang

f. Membuat modifikasi perubahan teknologi

g. Melembagakan perubahan teknologi yang berhasil

h. Menginternalisasi perubahan budaya yang berhasil

i. Mengklarifikasi kegagalan dan mendorong pembelajaran yang berkelanjutan

 

Whiteside (1978), Schermerhorn, Hunt, Osborn (1982), Bennis, Benne, Chin, dan Corey (1969) membagi strategi perubahan berbasis sekolah menjadi 3 strategi yaitu:

1. Strategi kekuatan paksaan

Strategi ini menggunakan kekuatan, penghargaan, dan hukuman sebagai kekuatan perubahan berbasis sekolah. Asumsi ini menganggap bahwa sifat masyarakat sekolah adalah sebagai orang ekonomi. Fokus dari perubahan ini adalah keterbukaan sikap masyarakat sekolah. Manajemen perubahan mengutamakan pendekatan atas ke bawah yang tergantung pada kewenangan atau perintah agen perubah. Pengaruh hasil dari perubahan ini hanya berlangsung jangka pendek. Hal itu mungkin hanya bisa digunakan untuk perubahan teknologi bukan untuk perubahan budaya.

 

1. Strategi empiris rasional

Strategi ini menganggap bahwa masyarakat sekolah adalah orang yang rasional. Hal itu digunakan sebagai kekuatan perubahan berbasis sekolah dan menempatkan fokus perubahan pada perubahan kognitif masyarakat sekolah. Manajemen perubahan menekankan pada ajakan rasional dan empiris untuk menunjukkan nilai dari perubahan sekolah. Jika strategi ini berhasil, pengaruh akan dipertahankan untuk jangka panjang. Strategi ini sesuai untuk perubahan budaya dan teknologi di sekolah.

 

1. Strategi normatif pendidikan

Strategi ini menganggap bahwa masyarakat sekolah menjadi mitra kerjasama di dalam fungsi sekolah. Dasar yang digunakan untuk perubahan berbasis sekolah mengutamakan kekuatan dan pengaruh personal sebagai agen perubah. Fokus perubahan ini adalah perubahan afektif masyarakat sekolah. Norma, misi sekolah, nilai dan kepercayaan terhadap sekolah menjadi peran penting untuk mendukung perubahan. Manajemen perubahan mendorong partisipasi dalam pengambilan keputusan dan perencanaan perubahan. Karena para anggota sekolah benar-benar terlibat dan berkomitmen dalam perubahan, efek perubahan atau hasil dapat diinternalisasikan dan diabadikan secara jangka panjang. Strategi ini sesuai digunakan untuk perubahan budaya.

Adapun Dunham dan Pieree’s membagi teknik perubahan berbasis sekolah menjadi 7 teknik yaitu:

1. Pendidikan dan komunikasi

Saat pengetahuan akan membantu mengurangi ketakutan karena ketidakcermatan atau tidak lengkapnya informasi tentang perubahan berbasis sekolah, teknik ini tepat digunakan. Tujuan utama adalah menyediakan staf dengan informasi yang relevan dan mengerti tentang arti dan keuntungan perubahan untuk mengurangi kesalahpahaman dan penjelasan yang tidak perlu dan menambah kepercayaan serta dukungan mereka. Pada umumnya anggota sekolah bersedia membantu pelaksanaan perubahan setelah yakin. Potensi kelemahan dari teknik ini adalah bahwa hal itu memakan waktu dan mahal.

1. Pastisipasi dan keterlibatan

Ketika agen perubahan membutuhan informasi dari anggota sekolah lain untuk merancang perubahan berbasis sekolah dan ketika kemungkinan resistensi terhadap perubahan yang tinggi, teknik ini sesuai untuk digunakan. Teknik ini bertujuan untuk mendorong partisipasi staf dan keterlibatan dalam perencanaan perubahan, untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan untuk meningkatkan penerimaan serta komitmen implementasi perubahan. Keterbatasan dari teknik ini adalah biaya yang mahal.

 

1. Fasilitatif dukungan

Teknik ini bertujuan untuk memberikan dukungan teknis bagi staf untuk menghadapi dan mengimplementasikan perubahan, seperti keterampilan, pasokan alat pelatihan dan pilihan profesional. Kurangnya keterampilan yang diperlukan atau alat untuk mengimplementasikan perubahan secara efektif, teknik ini adalah tepat digunakan. Hal itu akan meningkatkan kesempatan untuk keberhasilan pelaksanaan. Tentu saja, diperlukan biaya waktu dan uang untuk bahan dukungan dan program pelatihan.

 

1. Dukungan emosi

Teknik ini memberikan para anggota yang terlibat dukungan emosional untuk mengurangi kecemasan mereka tentang perubahan. Hal itu adalah relatif murah dan merupakan cara yang baik untuk membantu mereka dengan masalah-masalah penyesuaian pribadi. Tidak sering dilakukan secara sistematis, sehingga hasilnya mungkin tidak begitu efektif

1. Insentif

Perhatian dari anggota yang terlibat, agen perubahan harus menekankan kepentingan pribadi atau umum. Potensi yang dibawa oleh perubahan atau kompensasi untuk kerugian yang diderita karena perubahan ketika anggota menolak perubahan kecuali mereka bisa mendapatkan keuntungan dari itu, teknik ini dapat berguna. Tentunya bisa sangat mahal dan dapat mendorong lebih banyak perlawanan dengan harapan memperoleh kompensasi lebih.

 

1. Manipulasi dan kooptasi

Ketika perubahan berbasis sekolah adalah mutlak diperlukan dan semua teknik lainnya akan tidak efektif atau terlalu mahal, teknik ini mungkin tepat. Manipulasi mengacu secara sistematis mengendalikan perubahan para anggota sekolah yang terlibat sehingga mereka dapat menerima dengan berbasis informasi untuk mendukung perubahan. Kooptasi membuat staf merasa mereka berpartisipasi dalam keputusan perubahan meskipun agen perubahan tidak benar-benar mengambil pendapat mereka secara serius. Teknik ini bekerja dengan cepat tanpa biaya besar tetapi sering tidak etis dan dapat merusak kepercayaan anggota sekolah sebagai agen perubahan.

 

1. Paksaan

Melalui deklarasi terbuka, agen perubahan memungkinkan anggota sekolah mengetahui hasil negatif yang mungkin seperti kehilangan pekerjaan atau kesempatan promosi karena tidak taat atau resistensi terhadap perubahan yang direncanakan sekolah. Ketika perubahan harus terjadi cepat, sekolah dan agen perubahan memiliki kekuatan secara signifikan, teknik ini mungkin cocok digunakan. Metode ini tercepat untuk menekan resistensi dan menerapkan perubahan tersebut tetapi juga mengurangi kesukaan anggota dan meningkatkan kebencian mereka.

Pada pelaksanaannya disadari bahwa mengimplementasikan sebuah perubahan memerlukan proses dan waktu. Dalam setiap organisasi perlu diingatkan bahwa tidak semua perubahan yang terjadi akan menimbulkan kondisi yang lebih baik hingga hal demikian tentu perlu diupayakan agar bila dimungkinkan perubahan diarahkan ke arah yang lebih baik dibandingkan kondisi sebelumnya

Kesadaran tentang pentingnya pendidikan yang dapat memberikan harapan dan kemungkinan yang lebih di masa mendatang, telah mendorong berbagai upaya dan perhatian seluruh lapisan masyarakat terhadap setiap gerak langkah dan perkembangan dunia pendidikan. Pendidikan sebagai salah satu upaya dalam rangka meningkatkan kualitas hidup manusia, pada intinya bertujuan untuk memanusiakan manusia, mendewasakan, serta merubah perilaku serta meningkatkan kualitas menjadi lebih baik.

      PENGERTIAN

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa yunani kuno archeion yang merupakan perkembangan dari kata arche yang memiliki arti bervariasi, misalnya permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan, kedaulatan, kehakiman, dan kantor. Dari kata tersebut terbentuklah kata jadian archaios yang berarti kuno, archeion yang berarti gedung pemerintah yang selanjutnya melahirkan kata archivum (Latin), archive (Inggris), archief (Belanda) dan dalam bahasa Indonesia menjadi kata arsip.

Pengertian arsip dalam Penjelasan Peraturan Pemerintah (PP) Republik Indonesia No 34/1979 tentang Penyusutan Arsip,  meliputi tiga pengertian yaitu:

1.    Kumpulan naskah/dokumen yang disimpan

2.    Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah/dokumen

3.    Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah/dokumen.

Pengertian arsip dalam Peraturan Pemerintah ini adalah naskah atau kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan sebagaimana termaktub dalam Undang Undang No 7/1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1, bahwa yang dimaksud arsip yakni :

1.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apaun baik dalam keadaan tunggal/berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

2.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Badan Swasta dan / atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal/berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Adapun dalam perwujudannya dapat berupa tulisan, cetakan, gambar, peta, piringan suara, pita kaset, film dsb.

Jika mengacu pada pengertian arsip di atas, maka segala sesuatu yang dihasilkan oleh sebuah lembaga yang berbentuk naskah baik karena di buat oleh lebaga tersebut karena harus menjalankan tugas dan fungsi sebagai sebuah lembaga ataupun diterima karena harus berhubungan dengan lembaga yang lain, maka semua itu dapat disebut dengan arsip.

Arsip berarti juga sesuatu yang tanpa mempedulikan jaman dan bentuknya, di antara segala informasi yang dicatat oleh manusia, informasi yang memiliki nilai sejarah atau budaya dan dipandang perlu untuk disimpan sebagai data sejarah atau sekadar perlu untuk disimpan[2]. Pengertian ini merupakan pengertian arsip secara umum yang tidak memperdulikan lagi bentuk arsip secara fisik misalnya arsip dalam bentuk kertas, warkat, benda-benda purbakala dan lain sebagainya dan juga waktu dibuatnya

Arsip memiliki arti yang sangat penting bagi sebuah lembaga, dan hal itu menjadikan arsip harus untuk diselamatkan karena informasi yang terekam dalam arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori kolektif bangsa atau lembaga yang dapat dijadikan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di masa kini atau mendatang.

Arsip menjadi bukti otentik mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kelembagaan yang merupakan bagian dari kehidupan berkebangsaan. Oleh karena itu arsip yang tersimpan di lembaga kearsipan baik pusat atau daerah dan lembaga-lembaga/instansi-instansi pemerintahan harus dikelola dengan baik melalui pemeliharaan dan perawatan yang tepat sehingga keberadaan arsip dapat dipertahankan selamanya mengikuti daur hidup arsip.

Dalam menjamin kelestarian arsip untuk masa mendatang bukan tugas yang mudah karena secara alami semua bahan akan mengalami kerusakan apalagi mengingat iklim tropis yang tidak menguntungkan  bagi kelestarian khasanah arsip. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti : kimia, fisika, biota, manusia, bencana alam, musibah dan lain-lain. Untuk melindungi dan mencegah arsip dari faktor-faktor perusak arsip yang dapat mengancam kelestarian arsip maka harus dilakukan tindakan pemeliharaan dan perawatan termasuk perbaikan jika arsip mengalami kerusakan.

Oleh sebab itu, pemeliharaan dan perawatan arsip harus senantiasa dilaksanakan oleh lembaga arsip maupun lembaga pencipta arsip, namun tentu saja hal itu tidak bernilai guna apabila pengelolaanya tidak profesional. Dengan penataan/pengelolaan yang profesional maka arsip sebagai bahan penyaji informasi dan bukti otentik sebuah lembaga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Pokok masalah tentang kearsipan adalah pada bagaimana penemuan kembali arsip dan bukan pada bagaimana penyimpanannya. Informasi yang tertulis disimpan untuk kemudian dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis dengan baik adalah penting sedangkan menemukan kembali dengan segera adalah vita.

 

LANGKAH PENGELOLAAN ARSIP

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah sebagai berikut:

• Mengumpulkan seluruh arsip.

Arsip-arsip yang tidak teratur baik yang berada di bawa meja atau ditempat lain, yang bertuan dan tidak bertuan dikumpulkan disatu tempat. Kecuali arsip-arsip yang telah tertata rapih dan mempunyai daftar.

1. Menyiangi arsip.

Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu disiangi dari non arsip atau membuang sesuatu yang tidak ada hubungannya dengan arsip seperti; map kosong, amplop, blanko, kardus berkas, plastik-plastik dan lain sebagainya, hal ini dimaksudkan agar arsip menjadi bersih dan dapat diber diberkaskan dengan baik.

2. Memilah arsip

Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilah berdasarkan tahun terbitnya dan dipilah berdasarkan Unit kerja pencipta arsip.

3. Menyatukan berkas

Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan yang saling berhubungan. Berkas ada yang berkelompok dan pula yang tuggal. Berkas yang berkelompok terdiri dari beberapa item seperti arsip pendukung yang berkaitan yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan dan lampiran-lampirannya. Apabila arsip yang berkelompok tidak menyatu atau terpisah dengan item yang lain maka harus dicari dan satukan sehingga menjadi berkas yang utuh.

4. Memasukkan berkas kedalam folder arsip

Folder adalah maf arsip yang mempunyai tab / telinga di sebelah kakan atas pada sisi belakang folder. Pada tab ini di tulis judul / nama berkas. Folder ini hanya diisi dengan satu berkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).

5. Mencatat / membuat daftar arsip

Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalam Daftar Arsip secara berurutan sesuai dengan tahun arsip dan klasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri dari beberapa kelompok arsip. Daftar Arsip Aktif, Daftar arsip in aktif atau daftar arsip yang diserahkan.

Daftar arsip aktif adalah daftar catatan arsip-arsip yang masih aktif yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dan terus menerus dan masih dalam proses tindak lanjut.

Daftar arsip in aktif adalah daftar catatan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, daftar ini digunakan sebagai acuan untuk melakuakan penyusutan arip. Sedangkan daftar arsip yang akan diserahkan adalah daftar arsip statis yang akan diserahkan ke Arsip Nasional sebagai lembaga kearsipan nasional yang menyimpan arsip statis yang mengandung nilai guna skunder.

• Kegunaan daftar arsip adalah :

– Sebagai alat kontrol keberadaan arsip;

– Sebagai catatan inventaris arsip;

– Untuk memudahkan penyusutan;

 

• Informasi yang dicatat dalam daftar arsip;

– Judul Daftar

– Unit Pengolah

– Nomor urut

– Kode Klasifikasi

– Uraian singkat

– Tahun arsip

– Jumlah berkas

– Keterangan

 

• Menata arsip pada lemari atau rak arsip

Berkas-berkas yang telah menyatu disimpan dan ditata dalam lemari arsip / filling kabinet yang dapat menyimpan folder dengan posisi tergantung dalam kotak / laci arsip. Posisi folder disusun berurutan dari depan kebelakang dengan sesuai klasifikasi maslah arsip. Penataan ini hanya khusus untuk arsip aktif sedangkan arsip in aktif akan ditata dengan cara yang berbeda di Unit Kearsipan (record center). Folder Arsip in aktif tidak disimpan dalam maf gantung dalam filing kabinet tetapi dimasukkan kedalam box arsip dan diletakkan pada rak terbuka.

PERMASALAHAN KEARSIPAN

Sampai saat ini tampaknya masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi (baik pemerintah maupun swasta). Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip, tetapi juga dari segi sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu  diperlukan. Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti dengan tatakerja dan peralatan/fasilitas kearsipan serta tenaga ahli yang profesional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.

Berdasarkan uraian tersebut, permasalahan di bidang kearsipan secara lebih rinci dapat diuraikan sebagai berikut.

1.   Temu kembali arsip secara cepat dan tepat jika diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya seringkali belum dapat dilakukan dengan baik.

2.   Banyak lembaga yang kehilangan arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3.   Arsip selalu berkembang secara terus-menerus ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyusutan sehingga tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi .

4.   Tatakerja  kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan terkini karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan para ahli kearsipan.

5.  Peralatan atau fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan teknologi informasi, karena kurangnya dana yang tersedia, serta pegawai kearsipan yang tidak profesional.

6.   Kurangnya kesadaran para pegawai terhadap peran penting arsip bagi organisasi atau lembaga, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

 

      AZAS PENGELOLAAN ARSIP

Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

1.   Sentralisasi

Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.

Kelebihan azas Sentralisasi :

a.    Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

b.    Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan

c.    Kantor hanya menyimpan satu arsip saja sedang duplikasinya dapat dimusnahkan

d.    Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan

Kelemahan azas Sentralisasi :

a.    Azas ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil

b.   Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam

c.   Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2.      Azas Desentralisasi

Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai diterapkan.

Kelebihan azas desentralisasi :

a.      Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing

b.      keperluan akan arsip mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiri

c.       penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.

Kelemahan Azas Desentralisasi :

a.    penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan

b.   kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan sarana sukar dijalankan

c.   penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya bertugas rangkap dan umumnya belum mempunyai pendidikan kearsipan

d.   kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

 

3.   Kombinasi Azas Sentralisasi dan Desentralisasi

Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi.

      PENGELOLAAN ARSIP SAAT INI

Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filing system), yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem wilayah (geografis). Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad, pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat. Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut  kemudian diklasifikasikan menjadi masalah utama (main subject), sub masalah (sub subject) dan sub-sub masalah (sub-sub subject). Untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu dibuat indeks subjek.

Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal. Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya.

 

      PENGELOLAAN ARSIP MENGGUNAKAN SISTEM OTOMASI

Pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip. Melalui otomasi kearsipan ini mengandung konsekuensi bahwa klasifikasi atau pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalam berbagai format dan berbagai media penyimpanan.

Penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara cepat. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan masak dan kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun sedikit. Bahkan kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci akan dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat diganti dengan sistem otomasi tersebut. Pada sistem kearsipan yang sudah otomasi, semua pengelompokkan atau klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat dapt ditempuh “jalan pintas” untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih.

Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan  volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip.

 

      DOCUMENT IMAGING

Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging. Pengertian istilah ini dalam bahasa Inggris adalah sebagai berikut.

Document imaging is the process of scanning pages or importing files into a database that will display the scanned page and ASCII text on the sreen for later viewing.

Dalam kaitan ini, pengguna database mesti men-scan atau “mengimpor” file yang nantinya diharapkan dapat ditelusur dan ditemukan kembali dalam database tersebut pada saat diperlukan kemudian. Dengan demikian, hal itu sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan. Program ini memungkinkan pengguna dapat mengindeks, menelusur dan menemukan kembali (retrieval) secara full-text dokumen yang dikelolanya. Contoh merk document imaging yang telah beredar di pasaran, antara lain Adaptec, Canon, Fujitsu, JVC, Laserfiche, Liberty, Panasonic, Plextor, Ricoh, Sony, UMAX, Yamaha, dan lain-lain.

Berikut ini dikemukakan beberapa alasan, mengapa document imaging perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip secara modern. Pada prinsipnya dengan teknik tersebut dapat menghemat anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system). Di antara alasannya adalah :

1.   Jika diperhitungkan dari segi biaya maka biaya langsung terbesar yang diperlukan pada pengelolaan arsip secara konvensional adalah biaya pekerja/petugas arsip yang harus menangani pencarian/penelusuran, pengiriman dan penempatan kembali arsip di tempat penyimpanan semula. Paling tidak kegiatan tersebut juga memerlukan waktu yang tidak sedikit. Bila untuk mencari sebuah arsip saja memerlukan 15 menit, berarti akan dibutuhkan waktu lebih banyak lagi untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip berikutnya (mengirimkan, menggandakan, menempatkan kembali, dst). Pendeknya bisa dibayangkan jika seorang petugas arsip harus mengelola jumlah arsip yang cukup banyak maka mereka tentu akan menghabiskan biaya, waktu dan tenaga yang tidak sedikit.

2.   Biaya untuk mengindeks dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut ditangani sebagai arsip yang akan disimpan masih lebih kecil bila dibanding dengan biaya untuk membayar aktifitas penyimpanan (mem-file) arsip secara  fisik pada tempat penyimpanan yang memadai dan mendistribusikannya.

3.   Cukup besar biaya yang dapat dihemat karena semua orang yang bertugas dalam unit kearsipan dapat menempatkan dokumen tanpa bantuan atau dukungan pengetahuan individual yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan, biasanya seseorang dianggap penting atau bernilai (valuable) karena yang bersangkutan mengetahui segala sesuatu tentang arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut tidak bekerja lagi disitu, maka perusahaan akan kerepotan mencari penggantinya atau harus melatih orang baru yang akan menangani arsip tersebut. Terkadang waktu yang diperlukan (sebagai masa transisi) untuk itu tidak sebentar, yakni bisa berbulan-bulan. Dengan sistem document imaging memungkinkan seseorang mampu menangani arsip secara cepat meskipun ia baru mencoba dalam kesempatan yang pertama kalinya.

4.   Sistem document imaging memiliki kemampuan pengendalian akses yang lebih aman dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet. Seseorang tidak dapat mengakses suatu dokumen kecuali yang bersangkutan mempunyai hak akses ke pangkalan data atau tercantum pada direktori yang ada di dalamnya. Sistem penyimpanan dokumen (the repository) dalam program tersebut dapat mengontrol setiap penelusuran dan temu kembali yang dilakukan oleh user address dan nama tertentu.

5.   Dengan sistem document imaging memungkinkan banyak orang mengakses suatu dokumen yang sama secara cepat dalam waktu yang bersamaan. Hal ini dapat untuk mendukung kegiatan konferensi pada suatu ruangan yang sama ataupun dapat digunakan banyak pihak yang sedang berpartisipasi dalam pertemuan tingkat dunia sekaligus.

6.   Sistem penyimpanan dokumen memungkinkan lembaga atau perwakilannya melalui orang yang ditunjuk atau yang diberi hak untuk dapat mengakses dokumen/file dari luar kantornya (tempat yang jauh).

7.   Perwakilan lembaga atau pemerintah dapat menelusur secara simultan dari berbagai server tempat penyimpan dokumen di setiap lokasi yang dikehendakinya.

8.   Banyak keuntungan lain yang dapat diperoleh dari penggunaan sistem tersebut.

 

      BEBERAPA PERTIMBANGAN PENTINGNYA SISTEM OTOMASI ARSIP

Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang banyak, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat banyak membantu. Teknologi komputer yang berkembang saat ini telah memungkinkan penyimpanan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan data tertentu saja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang dipergunakan. Sejalan dengan uraian di atas, maka menurut Amsyah (1991) dalam merencanakan manajemen kearsipan secara modern atau otomasi kearsipan perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

 

1.   Apakah arsip yang dikelola jumlahnya banyak dan terus berkembang secara cepat.

2.   Apakah arsip yang akan dikelola dengan sistem modern memang merupakan informasi yang masih dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi.

3.   Apakah yang akan ditangani adalah arsip baru yang akan diterima, atau termasuk pula arsip lama yang masih termasuk jenis arsip aktif, inaktif, statis, atau arsip yang sudah akan dimusnahkan. Hal ini perlu dipertimbangkan karena pengelolaan secara modern biasanya dimulai sesudah institusi mempunyai koleksi arsip yang banyak, bukan pada waktu institusi baru mulai berdiri.

4.   Untuk institusi baru maka arsip yang akan dikelola secara modern haruslah arsip penting dan arsip vital yang baru diterima ataupun akan diterima.

5.   Perlu dipertimbangkan apakah seluruh arsip akan dimasukkan ke komputer atau document imaging system, atau cukup data tertentu saja. Jika hanya data tertentu saja, apakah perlu disertakan pula ringkasan (abstrak) dari isi dokumen yang bersangkutan.

6.   Pada umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih disimpan, walau seluruh isinya sudah dimasukkan dalam komputer sekalipun. Demikian pula dokumen yang memang hanya data tertentu saja yang di-file dalam komputer, niscaya fisik asli dokumen bersangkutan harus tetap disimpan menurut sistem yang disesuaikan dengan kode yang diprogramkan melalui komputer.

 

      KESIMPULAN

Kaitannya dengan pengelolaan arsip pada suatu lembaga, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta sudah saatnya melakukan perubahan dalam kegiatan pengelolaan arsip. Dimulai dari penggunaan sistem otomasi arsip yang diperuntukkan bagi kemudahan pengelolaan, penataan atau penyimpanan dan yang tidak kalah pentingnya adalah untuk temu kembali arsip.

Kemudian sebagai penutup, bahwa saat ini sudah saatnya tiap arsip memiliki dokumen dalam bentuk image atau gambar sebagai pengganti arsip yang akan disimpan dalam almari arsip, dalam rangka kemudahan dalam temu kembali arsip. Sistem otomasi memungkinkan dokumen gambar dapat disimpan dalam database sistem otomasi, sehingga meringankan tugas arsiparis dalam mengelola arsip dan juga temu kembali secara cepat, tepat dan efektif.