Lorsque l’on a écrit un email, il est simple de rapidement se perdre avec tous les champs destinataires possibles : A, Cc, Cci . Dans cet article, nous allons voir comment faire facilement la différence entre ces champs et comment les utiliser efficacement.
Comment différencier les champs Cc et Cci ?
Pour chaque email, lors de l’envoi, vous aurez le choix entre trois champs destinataire différents : le champ A pour votre destinataire principal, le champ Cc pour les destinataires à mettre en copie de l’email (copie carbone), et le champ Cci pour les autres destinataires à mettre en copie cachée (copie carbone invisible).
Pour bien distinguer les différents usages de ces champs, suivez nos indications ci-dessous.
Tout savoir sur le champ A : le destinataire principal
Fonction du champ A
Le champ A correspond au destinataire principal : il renvoie à la personne la plus importante de l’objet de l’email. Il s’agit alors d’y mentionner la personne pour qui le courriel est destiné, la raison pour laquelle vous avez rédigé cet email.
Utilisation du champ A
Ce sont les personnes directement concernées par les informations ou de l’action à faire de l’email qui sont indiquées dans le champ A .
De plus , si vous souhaitez envoyer une demande par email à quelqu’un tout en indiquant une autre personne en copie afin qu’elle puisse bénéficier de l’information, il est essentiel de bien les distinguer dans deux champs différents. Ainsi, le champ destinataire doit être rempli par la personne devant traiter la demande alors que l’autre personne se trouvera dans l’un des deux autres champs : cela permet de savoir qui doit traiter la demande.
Par ailleurs, en indiquant tout le monde dans le champ A, vous vous confrontez au fait que personne ne traite votre demande car aucun destinataire ne se sentira réellement concerné.
Tout savoir sur le champ Cc : les destinataires en copie
Fonction du champ Cc
Ce champ signifie « carbon copy » : c’est ici que vous mentionnez les destinataires à mettre en copie.
Utilisation du champ Cc
Le champ Cc sert à indiquer les personnes à mettre pour information. Comme précédemment indiqué, le champ A permet d’indiquer qui doit faire l’action, alors que le champ Cc permet d’indiquer qui doit simplement recevoir l’information. La bonne utilisation des champs est alors importante.
Il faut alors mettre le destinataire principal dans le champ A et indiquer les destinataires « pour information » dans le champ Cc.
Exemple d’utilisation du champ Cc
Un parfait exemple sur l’utilisation du champ Cc avec votre boîte mail : suite à une réunion avec une personne de votre équipe et votre supérieur, vous devez confirmer par email la demande faite durant le point.
Dans cet email, il faudra clairement différencier le rôle de chacun grâce à l’utilisation des champs : votre collègue se trouvera dans le champ A car il doit effectuer l’action, et votre supérieur dans le champ Cc car il est présent simplement pour recevoir l’information.
Tout savoir sur le champ Cci : les destinataires en copie cachée
Fonction du champ Cci
Le champ Cci est un champ un peu plus « discret » et surtout fourbe. En effet, il faut y indiquer les personnes en tant que destinataires sans que les autres ne soient au courant. Ce champ signifie « copie carbone invisible », désignant simplement copie cachée.
De la même manière, en mettant plusieurs personnes en tant que destinataires dans le champ Cci, ils n’en sauront rien.
Usage du champ Cci
Moins utilisé, ce champ possède néanmoins deux avantages principaux :
- Les mailing listes : lorsque vous envoyez un email commercial à un ensemble de clients, et que vous ne souhaitez pas l’envoyer plusieurs fois ni même que les autres clients n’en soient au courant le champ Cci peut être la solution. Pour ce faire, il vous suffira de mettre votre propre adresse dans le champ A et l’ensemble de vos clients dans le champ Cci . De cette façon, tous les clients recevront l’email, sans aucune trace d’autres clients.
- Les mails de suivi : lorsque vous avez besoin de montrer à votre supérieur le travail fait pendant la journée, ou durant une situation tendue le champ Cci est idéal. Il vous suffit alors de mettre quelqu’un en copie cachée de l’email sans que le destinataire principal ne le sache.
Exemple d’utilisation du champ Cci
Reprenons l’exemple de l’email promotionnel à envoyer à une liste de prospects ou à un ensemble de clients. Dans cet exemple, tous les destinataires présents dans les champs A et Cci recevront l’email, mais personne n’aura connaissance des autres destinataires. Une astuce qui vous permet d’éviter l’envoi d’un même mail plusieurs fois à un contact différent mais de regrouper en un seul envoi.
Autres questions
Si je n’arrive pas utiliser le champ Cci uniquement, comment dois-je faire ?
Il est effectivement impossible d’utiliser les champs Cc ou Cci seuls. Sans destinataire principal il n’est pas possible d’envoyer l’email à d’autres personnes dans un autre champ : vous devez donc d’abord remplir le champ A avant de renseigner les autres champs. Vous pouvez utiliser la technique mentionnée ci-dessus en indiquant votre propre adresse email.
Si le champ Cci n’apparait pas, comment faire ?
Il faut savoir que par défaut, les champs Cc et Cci n’apparaissent pas. Selon votre boîte mail, vous pourrez les afficher facilement, avec différentes techniques. Pour Gmail, vous pourrez cliquer sur les liens « Cc » et « Cci », en haut à droite, directement dans la fenêtre de rédaction de votre email. Pour Outlook, vous devrez simplement cliquer sur les icônes situées dans le ruban « Options ».