1.                   2010 Report on french language services

 

Rapport 2010 sur les services en français

 

 

 

COMMITTEE RECOMMENDATION

 

That Council receive this report for information.

 

 

RECOMMANDATION DU COMITÉ

 

Que le Conseil prenne connaissance du présent rapport. 

 

 

 

DOCUMENTATION

 

1.      City Manager’s report dated 9 August 2011 (ACS2011-CMR-OCM-0003).

 


Report to/Rapport au:

 

Financial and Economic Development Committee

Comité des finances et du développement économique

 

and Council / et au Conseil

 

9 August 2011 / le  9 août 2011

 

Submitted by/Soumis par : Kent Kirkpatrick, City Manager /

Directeur des services municipaux

 

Contact Person / Personne ressource : Renée Bertrand, Manager,

French Language Services Branch / Gestionnaire, Direction des services en français

(613) 580-2424 x 21453, Renee.Bertrand@ottawa.ca

 

City Wide / À l’échelle de la Ville

Ref N°: ACS2011-CMR-OCM-0003 

 

SUBJECT:

2010 Report on french language services

 

 

 

OBJET :

Rapport 2010 sur les services en français

 

 

REPORT RECOMMENDATION

 

That the Finance and Economic Development Committee recommend that Council receive this report for information.

 

 

RECOMMANDATION DU RAPPORT

 

Que le Comité des finances et du développement économique recommande au Conseil de prendre connaissance du présent rapport. 

 

 

EXECUTIVE SUMMARY

 

On May 9, 2001, City Council for the new City of Ottawa adopted its Bilingualism Policy and Municipal By-law 2001-170. In tabling the 2010 report on French language services, it is important to note that 2011 marks the tenth anniversary of the adoption of this policy.

 

The City of Ottawa is very pleased to have a dynamic Francophone community that has always contributed to the city’s growth and development and to the well-being of its residents.

 

According to the inclusive definition of Francophone, Ottawa had 143,215 Francophones in its 2006 Census, close to 18% of the total population.

 

The departments of the City of Ottawa have committed themselves to serving Francophones by offering them French services that are comparable to those offered in English, both in terms of quality and accessibility. Despite the diversity that exists in their mandates and operational frameworks, the departments have recognized this responsibility, and in 2010 they sought to do even better.  

 

The first section of the report presents a series of initiatives undertaken by the various departments of the City over the course of 2010 to improve French services. It states that:

·         City departments have prepared plans aimed at achieving excellence in municipal services in the City’s two languages of service.

·         Client service centres can greet and serve the population in English and French;

·         372 of the 394 polling stations (94%) during the 2010 municipal and school board elections had Francophone personnel;

·         A little over 15% of the municipal funds allocated to child care services are devoted to the offer of French services;

·         The work of the new Ottawa Board of Health will be governed by the City’s Bilingualism Policy;

·         The number of recreational activities in French has increased by 10.8%, whereas enrolment in these activities has increased by 18.1% and revenues by 27.3%;

·         The City has completed the second step in its Parks & Recreation Master Plan that recognizes the Francophone community as a priority clientele that needs to be better served;

·         The Shenkman Arts Centre has offered slightly over 11% of its courses in French;

·         The new Central Ambulance Communications Centre operates in English and French at all times, as a result of an intensive campaign to hire bilingual personnel;

·         The City’s mass transit service, OC Transpo, has inaugurated an automated bilingual announcement system on its buses and has sought to hire more bilingual personnel: 34% of the bus operators hired in 2010 can offer services in both languages;

·         The new “Pay and Display” parking permit dispensers are bilingual;

·         The awareness campaign for the use of green bins was conducted simultaneously in both languages;

·         The Supply Branch has adopted several measures to promote the delivery of services in both official languages;

·         The City has published a document entitled “Portrait de la communauté : les Francophones”, available online.

 

The City’s Bilingualism Policy includes several provisions to guide the work of City Council and senior management in terms of bilingualism. These provisions are addressed in sections of this report:  

 

·         The development and implementation of annual work plans for the improvement of French services;

·         The designation of bilingual positions to ensure capacity to provide services in both official languages.

 

On December 31, 2010, there were 14,372 budgeted positions at the City of Ottawa. Of this number, 2,651 (18.5%) were designated bilingual. The Human Resources Department continues to assess the competencies of the incumbents in these positions as well as the candidates who aspire to them.

 

Language training is offered to employees who require it for their current job and for career development purposes. Level 1 – 3 Senior Managers who required training attended 37 hours of training on average in 2010. Of the remaining employees, 967 received language training, including 11% in English as a second language. A high percentage of learners (93%) said they were satisfied or very satisfied with the training they received.

 

Among the structures in place to support elected officials, as well as municipal services in the development, planning and delivery of French services, there are two key entities: the French Language Services Advisory Committee (FLSAC) and the French Language Services (FLS) branch.

 

In 2010, the FLSAC focused on the following issues: the City’s economic strategy; the development of plans by City departments to improve their services, including those offered in French; the next stop announcements on buses; the hiring of bilingual bus operators; the creation of the Ottawa Board of Health; bilingualism at Lansdowne Park; the hiring of bilingual personnel for municipal elections; recreational activities; and the review of the City’s cultural and artistic policy.

 

As for the FLS branch, it has sought to make its resources and expertise available to City departments by supporting the development of Service Excellence plans. FLS branch has also offered advice on the continuing designation of bilingual positions, the creation of the Ottawa Board of Health and the consultation process on the concept of sustainable communities.

 

FLS is also responsible for following up on complaints it receives regarding the absence or quality of French services. In 2010, the branch received 88 complaints. Of the 88 complaints received in 2010, 39 were related to the new automated Next Stop Announcement System (NSAS) installed on all OC Transpo buses or as a result of a technical problem that was identified in the NSAS and corrected in a timely manner.

 

The Parks, Recreation and Cultural Services Department, and the Corporate Communications Branch were the subject of the remaining complaints.

 

Translation Services processed 21,563 requests in 2010, for a total of 6,035,677 words translated, the equivalent of approximately 17,300 pages of text.  

 

The last section of the report presents the projects completed in 2009-2010 as part of the collaboration agreement established between Canadian Heritage and the City of Ottawa regarding French services in the nation’s capital.

 

RÉSUMÉ

 

Le 9 mai 2001, le Conseil de la toute nouvelle Ville d’Ottawa adoptait sa Politique de bilinguisme ainsi que le Règlement municipal 2001-170. En déposant le rapport de 2010 sur les services en français, il est de mise de souligner que 2011 marque le dixième anniversaire de l’adoption de la politique.

 

La Ville d’Ottawa s’enorgueillit d’avoir une communauté francophone dynamique qui a toujours su contribuer à l’essor de la ville et au bien-être de ses résidentes et résidents.

 

Selon la définition inclusive des francophones, Ottawa comptait au recensement de 2006, 143 215 francophones, soit près de 18 % de la population totale.

 

Les directions de la Ville d’Ottawa se sont engagées à servir les francophones en leur offrant, en français, des services comparables à ceux qui sont offerts en anglais, tant sur le plan de la qualité que de l’accessibilité. Malgré la diversité de leurs mandats et de leurs cadres opérationnels, les directions reconnaissent cette responsabilité et ont, en 2010, cherché à s’en acquitter encore mieux.

 

La première section du rapport présente une série d’initiatives menées par les diverses directions de la Ville au cours de 2010 pour améliorer les services en français. On y apprend que :

·         les directions de la Ville ont préparé des plans visant l’excellence des services municipaux dans les deux langues de service de la Ville;

·         les centres du service à la clientèle sont en mesure d’accueillir et de servir la population en français et en anglais;

·         372 des 394 bureaux de vote (94 %) lors des élections municipales et scolaires d’octobre 2010 comptaient du personnel francophone;

·         un peu plus de 15 % des fonds municipaux consacrés aux services de garde des enfants sont consacrés à l’offre de services en français;

·         les travaux du nouveau Conseil de santé d’Ottawa seront régis par la Politique de bilinguisme de la Ville;

·         le nombre d’activités de loisir en français a augmenté de 10,8 %, alors que les inscriptions à ces mêmes activités ont augmenté de 18,1 % et les revenus de 27,3 %;

·         la Ville a complété la seconde étape de son Plan directeur des parcs et des loisirs qui reconnaît la communauté francophone comme une clientèle prioritaire devant être mieux desservie;

·         le Centre des Arts Shenkman a offert un peu plus de 11 % de ses cours en français;

·         le nouveau Centre intégré de répartition des ambulances fonctionne en tout temps en français et en anglais, suite à une campagne intensive de recrutement de personnel bilingue;

·         le service de transport en commun de la Ville, OC Transpo, a inauguré son système automatisé d’annonces bilingues à bord des autobus et a tenté de recruter plus de personnel bilingue; 34 % des chauffeuses et chauffeurs d’autobus recrutés en 2010 peuvent offrir des services dans les deux langues;

·         les nouvelles distributrices de permis de stationnement « Payez et afficher » sont bilingues;

·         la campagne de sensibilisation à l’utilisation des bacs verts a été menée simultanément dans les deux langues officielles;

·         la Direction de l’approvisionnement a pris plusieurs mesures visant à favoriser la prestation des services dans les deux langues;

·         la Ville a publié un document intitulé « Portrait de la communauté : les Francophones », disponible en ligne.

 

La Politique de bilinguisme de la Ville prévoit plusieurs dispositions visant à encadrer les travaux du Conseil municipal et de la haute direction en matière de bilinguisme. Ces dispositions font l’objet de sections de ce rapport :

 

·         la conception et la mise en œuvre de plans annuels de travail visant l’amélioration des services en français;

·         la désignation de postes bilingues afin d’assurer la capacité d’offrir des services dans les deux langues officielles.

 

Au 31 décembre 2010, on dénombrait 14 372 postes prévus au budget de la Ville d’Ottawa. De ce nombre, 2 651 étaient désignés bilingues, soit 18,5 %. Le Service des ressources humaines continue d’évaluer les compétences des titulaires de ces postes, ainsi que des candidates et candidats qui y aspirent.

 

La formation linguistique est offerte aux employés qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions actuelles et pour le développement professionnel. Les cadres de direction de niveaux 1 à 3 devant prendre part à de la formation linguistique y ont consacré, en moyenne, 37 heures en 2010. Quant aux autres employés, 967 d’entre eux ont reçu de la formation linguistique, dont 11 % en anglais langue seconde. Une forte majorité des apprenantes et des apprenants (93 %) se sont dits satisfaits de la formation reçue.

 

Parmi les diverses structures en place pour soutenir les élues et élus ainsi que les directions municipales dans la conception, la planification et la prestation de services en français, on note deux entités clés : le Comité consultatif sur les services en français (CCSF) et la Direction des services en français (DSF).

Au cours de 2010, le CCSF s’est intéressée aux dossiers suivants : la stratégie économique de la Ville; l’élaboration, par les directions de la Ville, de plans pour améliorer leurs services, dont ceux offerts en français; le système d’annonces à bord des autobus; le recrutement de chauffeuses et de chauffeurs d’autobus bilingues; la création du Conseil de santé d’Ottawa; le bilinguisme au parc Lansdowne; l’embauche de personnel bilingue pour les élections municipales; les activités récréatives et la revue de la politique culturelle et artistique de la Ville.

 

Quant à la DSF, elle a cherché à mettre ses ressources et son expertise au service des directions de la Ville, par exemple en appuyant la préparation des plans d’excellence. Cette direction a également offert des conseils quant à la désignation continue de postes bilingues, à la création du Conseil de santé d’Ottawa et au processus de consultation sur le concept de viabilité des collectivités.

 

La DSF a aussi le mandat de donner suite aux plaintes qu’elle reçoit au sujet de l’absence ou de la qualité des services en français. En 2010, la direction a reçu 88 plaintes. De ces 88 plaintes reçues en 2010, 39 étaient liées au nouveau système automatisé d’annonce des arrêts (SAAA) installé dans les autobus d’OC Transpo ou à un problème technique issu du SAAA et corrigé rapidement.

 

Le Service des parcs, des loisirs et de la culture, OC Transpo et la Direction des communications de la Ville ont fait l’objet des plaintes restantes.

 

Le Service de traduction a traité 21 563 demandes au cours de l’année, pour un total de 6 035 677 mots traduits, soit l’équivalent d’environ 17 300 pages de texte.

 

La dernière section du rapport présente les projets réalisés en 2009-2010 dans le cadre de l’entente de collaboration conclue entre le ministère du Patrimoine canadien et la Ville d’Ottawa au sujet des services en français dans la capitale du pays.

 

 

BACKGROUND INFORMATION

 

On May 9, 2001, City Council for the new City of Ottawa adopted its Bilingualism Policy as well as Municipal By-law 2001-170. In tabling the 2010 report on French language services, it is important to note that 2011 marks the tenth anniversary of the adoption of this policy.

 

Over the years, substantial progress has been made in implementing this policy. However, there is still work to be done, as indicated in the 2007 Roadmap: Towards Excellence in the Application of the City of Ottawa’s Bilingualism Policy Report, also known as the Le Blanc and LeBlanc Report. The authors of this report concluded that the Bilingualism Policy is not well-known by managers and that as a result there is a lack of commitment on their part. The report proposed a dozen recommendations for expediting the implementation of the policy and improving the quality of French services provided by the City.

 

In a 2009 document titled We See a City…, the City defined the direction it wanted to take over the next few years. The Service Excellence initiative was launched. Today, this philosophy is still at the heart of all of the City’s planning exercises, including the implementation of French services.

 

The City of Ottawa is very pleased to have a dynamic Francophone community that has always contributed to the city’s growth and development and to the well-being of its residents.

 

According to the Inclusive Definition of Francophone (IDF)[1] and based on 2006 Census, Ottawa included 143,215 Francophones, just slightly under 18% of the total population.

 

Table 1 - Ottawa, Total and Francophone Populations, 2001 and 2006

 

2001 [2]

2006

 

Number

%

Number

%

Total population

765,075

100

801,275

100

Francophone population

135,210

17.7

143,215

17.9

Source: Statistics Canada, 2001 and 2006 Censuses

 

According to the 2006 Census, 39% of Ottawa residents said they can speak French.

 

Historically concentrated in Ottawa’s east end (Cumberland, Rideau-Vanier, Rideau-Rockcliffe, Innes, and Orléans), Francophones are now present throughout the City.. It is estimated that at least 23,000 Francophones live west of Bronson Avenue and that nearly 30% of the Francophone population live in rural areas. This changing geographic distribution calls for the implementation of new practices in terms of the City’s overall delivery of services and programs in both official languages.

 

Over 22% of Ottawa’s population is comprised of immigrants. Among Francophones, this percentage is slightly over 16%, i.e. 23,345 people. From 2001 to 2006, approximately 1,000 French language immigrants settled in Ottawa annually. During the same period, Ottawa welcomed 10,940 Francophones from other Canadian provinces.

While they earn incomes comparable to Anglophones, when working in similar professions, bilingual Francophones have a higher employment rate.

 

The Francophone population is older than the Anglophone population. Among Francophones, the median age is 40.6, compared to 37.5 among Anglophones.

 

Lastly, the Francophone community has acquired an enviable network of homogenous institutions and associations in several sectors: economy, arts and culture, education and child care services, immigrant welcoming services, seniors, health, recreation, etc.

 

To find out more about this community, please consult:

·         Francophones in Ottawa : A brief statistical portrait of the Ottawa Francophone community, available from the City’s French Language Services branch;

·         Diversity Snapshot : Francophones, available online as part of the “Equity and Inclusion Lens” initiative.

 

City departments have committed to serving Francophones by offering French services that are comparable to those offered in English, both in terms of quality and accessibility. Despite the diversity that exists in their mandates and their operational frameworks, departments have recognized this responsibility, and in 2010 sought to do even better. To that end, departments have all adopted Service Excellence plans that take into account this important aspect of our City—the willingness to offer all municipal services in both languages. (See the following section and section 2 of this report for more information on this topic.)

 

 

DISCUSSION

 

1. 2010 initiatives for enhancing the delivery of services in French

 

The first section of the report addresses the innovations introduced by the City in 2010 to improve French services. These initiatives are in addition to the other actions undertaken by the City, often on a daily basis, to ensure the delivery of quality municipal services in both official languages. Given their scope and impact, these initiatives deserve to be mentioned in the introduction to this report.

 

1.1 Service Excellence plans

 

Under the guidance of the Organizational Development and Performance department (ODP), all City departments prepared plans to achieve excellence in service delivery.  It was the first time that the language of service component was integrated in such a systematic way into this important corporate-wide planning exercise.

 

The plans, the implementation of which continues in 2011, will govern the actions of departments over the next few years. The City thereby recognizes the language of service as an essential dimension in a client’s positive experience. (Given the importance of these plans, this topic is addressed in greater detail in the second section of this report.)

 

1.2 Client Services

 

Both at its 311 call centre, which receives more than 600,000 calls per year, and at its seven Client Service Centres, the City is able to greet and serve the population in both English and French.

 

The Client Service Centres have made sure to have sufficient bilingual personnel in place to serve clients in the language of their choice.

 

The new Citizen Services Management System has multi-lingual capacity. Initially, it is being designed to be fully bilingual for all citizen-facing interfaces, such as service-request reporting, status updates, information requests and mobile service applications. In addition, the bilingual agent interface will allow employees to work in their language of choice, a feature which is not currently available. The system can also be configured to include other languages in the future.

 

1.3 Municipal elections

 

The October 25, 2010 municipal election involved unprecedented efforts by the City to ensure service in both official languages at all polling stations.

 

The City Clerk obtained assistance from Francophone associations to identify bilingual people who could work for the elections. Thanks to this initiative, an additional 591 people who could speak French were recruited. The result: in 2010, 372 of the 394 polling stations (94.4%) had Francophone personnel, compared to 81% in the 2006 elections.

 

Furthermore, for the first time, the voters list was published using a bilingual template.

 

1.4 French child care services

 

In 2007, in response to efforts by a working group that included the ‘Regroupement des services de garde en français’, the City adopted a catch-up action plan for its child care services.

 

The purpose of this plan was to make sure that the City would devote, beginning in 2009, a fair share of its budgets to services offered in French. Under this plan, the share of the municipal budget for child care services devoted to services in French increased from 11% in 2007 to more than 15% in 2010. It is now guaranteed that, in the years to come, this funding will be proportional to the demographic weight of Francophone children aged 0 to 10.

 

The improvement of child care services in French is a unique initiative within the City. It is only on the issue of child care services that the City implemented concrete catch-up measures that resulted in a comparable offer of services in English and French. The greater number of spaces for francophone children not only resulted in improved access, but also helped meet the increased demand for services recorded in the last few years.

 

1.5 Public health initiatives

 

In 2010, several initiatives confirmed the commitment of Ottawa Public Health to increase services in French.

 

First, when recruiting members of the new Ottawa Board of Health, bilingualism was considered an asset. In addition, this Board’s work will be governed by the City’s Bilingualism Policy, as though it were a municipal service.

 

Ottawa Public Health staff is proactive where language is concerned and is constantly looking for ways to meet the needs of the Francophone community. This applies both when developing specific programs and when it is beneficial to adapt existing programs.

 

Ottawa Public Health Services can also boast to having been the first department to create a working committee to bring together staff responsible for designing and executing programs in French. This is a leading practice that has produced results and continues to do so.

 

More specifically in 2010, Ottawa Public Health:

·         Improved the content of its orientation sessions for new personnel in order to include information on the active offer of French services;

·         Improved services in both languages at its immunization clinics;

·         Raised staff awareness of the Bilingualism Policy by publishing an article in its bilingual internal newsletter, Synergy/Synergie.

 

Lastly, Ottawa Public Health is preparing follow-ups on an analysis of the health needs of Francophone ethnocultural minorities. This analysis was conducted thanks to support of Canadian Heritage.

 

1.6 Recreational activities in French

 

Over the last few years, and more specifically since 2005, the Francophone community has mobilized itself to obtain an increase in recreation services in French.

 

The Parks, Recreation and Cultural Services department responded to this request and, as illustrated in the table below, increased its efforts to deliver French programs. The results were conclusive: over the last year, the number of activities in French has increased by 10.8%, whereas enrolment in these activities has increased by 18.1% and revenues by 27.3%.

 


Table 2 – Recreational Activities in French, 2005 to 2010

 

2005-2006

2006-2007

2007-2008

2008-2009

2009-2010

Increase from 2005

to 2010

Number of programs offered

789

860

891

1,438

1,593

804

Percentage of increase per year

- -

9.0

3.6

61.4

10.8

101.9

Number of enrolments

3,664

4,064

4,707

6,067

7,168

3,504

Percentage of increase per year

- -

10.9

15.8

28.9

18.1

95.6

Enrolment revenues

255,557

341,537

420,120

533,120

678,653

423,096

Percentage of increase per year

- -

33.6

23.0

26.9

27.3

165.6

Percentage of services offered in French

4.4

4.1

4.4

6.2

6.4

2.0

Percentage of increase per year

- -

(-0.3)

0.3

1.8

0.2

2.0

 

Despite this progress, it should be noted that only 6.4% of recreational activities offered by the City in 2009-2010 were in French, although Francophones represent nearly 18% of the population. It should be noted that the growth rate for activities offered in French seems to be levelling off, the increase being only 0.2% from 2008-2009 to 2009-2010 and therefore this remains a priority for Parks, Recreation and Cultural Services.

 

Moreover, at the end of 2009, the City adopted a master plan for the planning and delivery of recreational activities over the next 10 to 20 years. This plan recognizes the Francophone community as one of the target clienteles to be better served by the City.

 

In 2010, the City completed the second phase of its plan, the development of a roadmap for parks and recreation. This roadmap, to be used as an implementation plan, includes the release of various reports in 2011, namely on social recreation, funding, volunteers’ supervision and infrastructure upgrading in 2011.

 

Over the last year, the ‘Comité de services récréatifs en français’ continued its work. This committee is a great example of an adapted management practice that has already achieved significant results.

 

Lastly, it should be noted that the Department of Canadian Heritage has contributed financially to several initiatives implemented by the City in an effort to better serve the Francophone community in the area of recreation services.

 

1.7 Arts and culture

 

Since 2009, the management of artistic, cultural and heritage activities has been under the responsibility of the Parks, Recreation and Cultural Services Department.

 

In 2010, the City mandated a working group to review its cultural and artistic policy. This process is continuing in 2011, notably with community consultations. It should be noted that several Francophone figures are members of this working group.

 

Inaugurated in the summer of 2009, the Shenkman Arts Centre (SAC) has truly taken off in 2010. Located in the Orleans sector, the SAC is the only multidisciplinary art establishment in Ottawa that offers services and programs in both languages.

 

SAC programming is based mainly on a season of shows and art workshops. Thanks to several partnerships with community organizations, the centre is able to offer a larger variety of programs and services to the Francophone community in Orléans and the surrounding area. Indeed, all of the Centre’s partners, i.e. the Mouvement d’implication francophone d’Orléans (MIFO), the Gloucester Pottery School, the OYP Theatre School, the Ottawa School of Art (Orléans campus) and the AOE Arts Council are required through an agreement with the City to offer services in French.

 

Table 3 – Courses Offered in 2009-2010 at the Shenkman Arts Centre

 

Total

English

Bilingual

French

% of courses in French

Courses offered by the City

66

53

n/a

13

19.7

Courses offered by the Centre’s partners

231

195

15

21

9.0

Total

297

248

15

34

11.4

 

Table 4 – Enrolments for Courses Offered in 2009-2010 at the Shenkman Arts Centre

 

Total

English

Bilingual

French

% of enrolments in French

Courses offered by the City

422

351

n/a

71

16.8

Courses offered by the Centre’s partners

1,953

1,769

65

119

6.0

Total

2,375

2,120

65

190

8.0

As outlined in the tables above, 11% of the courses offered at the SAC were in French. In terms of enrollment, 190 people of the 2,375 (8.0%) enrolled in the French courses. The SAC’s partners also offered 15 bilingual courses.

 

Additionally, 82 children enrolled in 15 day camps offered in French during the summer of 2010. No summer camps were offered in French in 2009.

 

Lastly, it should be noted that the collaboration agreement between the City of Ottawa and Canadian Heritage allowed for the completion of several projects (meet-and-greet evenings, promotional video, etc.), the purpose of which was to create awareness of the SAC among the Francophone community and create customer loyalty among that clientele.

 

1.8 Central Ambulance Communications Centre

 

In 2010, the City inaugurated the new Central Ambulance Communications Centre in order to better respond to medical emergencies. This centre, placed under the responsibility of Ottawa Paramedic Service, operates in English and French at all times as a result of an intensive campaign to recruit bilingual personnel.

 

1.9  Next Stop Announcement System (NSAS)

 

In 2010, OC Transpo inaugurated a bilingual automated announcement system on its buses. Since this service has been implemented, the City has received many positive comments from the public. Residents have also made suggestions for improving the system. This new system is part of the City’s long-term vision for an innovative world-class transit system. NSAS provides next stop travel information to customers riding OC Transpo buses. Information is in both official languages and announced using pre-recorded voice-files, through public announcement and speaker systems and is also displayed on electronic signs. Prior to the system being installed last fall, calling out major stops was done manually by operators, producing natural variances in quality and consistency.

 

Per Council’s direction, the NSAS was introduced on buses throughout the City in September 2010.  This new automated system improves accessibility, and enhances rider comfort and convenience by automatically announcing all bus stops in English and French.  As well, the system displays the route numbers and the buses destination on a sign inside the bus.  In addition to providing information in formats accessible to people living with visual and hearing impairments and to all OC Transpo customers, the system also reduces distractions for bus operators, and improves overall system efficiencies.


1.10 “Pay and Display” parking machines

 

The installation of more than 600 new "Pay and Display" parking machines in 2010 was completed by Public Works. These devices allow customers to complete their transaction in the official language of their choice.

 

The City has also produced a video in French to show the population how to use these machines.

 

Also during this year, Public Works has doubled the number of bilingual communications sent out to its personnel.

 

1.11 Green bin campaign

 

The campaign to raise awareness of the use of green bins for compostable waste was conducted simultaneously in both languages by Environmental Services. This campaign profiled students from Vincent-Massey French immersion school.

 

1.12 Contractual agreements

 

In 2010, the Supply branch took several measures to promote the delivery of services in both languages. For example, generic wording and clauses to be included in various contracts and agreements negotiated by the City were developed. A paragraph was also added to the City’s General Terms and Conditions. The goal is to make City suppliers aware of the shared responsibility of offering services in French.

 

Consequently, Supply branch staff have an increased awareness of the City’s responsibilities in terms of language of service.

 

1.13 Diversity Snapshot: Francophones

 

In 2010, the City published a series of documents entitled “Equity and Inclusion Lens.” The aim of this Human Resources project, in collaboration with the City for all Women Initiative (CAWI), was to create awareness of the various communities in our city so they are taken into account in all City planning exercises. One of the documents in the series is entitled “Diversity Snapshot: Francophones” and is available online at www.cawi-ivtf.org.pdf.EI-Lens.DS-francophone.pdf.

 

2. Service Excellence Plans

 

By adopting the Bilingualism Policy and By-law 2001-170, City Council also adopted various measures to follow up on its commitment. Two of them are of major importance and are gauges of success for Council and City management:

·         The development and implementation of annual work plans for improving French services (Bilingualism Policy, Article R.1.6);

·         The designation of positions that must be held by bilingual people (Bilingualism Policy, articles R.4 and R.6), which will be addressed in the next section of this report.

 

Since 2009, with the support of ODP, City departments have been working to develop and implement plans that focus on excellence in the delivery of services. In accordance with the provisions of the Bilingualism Policy, each of these departmental plans also proposes objectives and results for improving French services.

 

Increasingly departments are taking into account their respective and shared responsibilities and obligations regarding the provision of French Services and performance measurement.

 

All plans are based on the same three pillars:

·         Client satisfaction;

·         Staff engagement;

·         Operational performance.

 

These pillars are used to guide and provide a framework for actions aimed at implementing the Bilingualism Policy and improving French services.

 

A summary of the actions proposed by each department can be found in Appendix 1 of this report. The scope of these actions demonstrates that the departments are moving forward with respect to bilingualism. While some service areas propose basic activities, others are going forward with innovative and more engaging initiatives. In the end, all these activities reaffirm a willingness to effectively address the needs and expectations of clients and the Francophone personnel.

 

The development and implementation of Service Excellence plans, including the sections on French services, cannot be done in isolation. Each of the departments must count on the support of one or more of the other departments to fulfill its mandate. To that end, service agreements are being put in place between the departments, notably those pertaining to support services (information technologies, human resources, communications, etc.) and those focused more on client services (health, recreation, emergency services, etc.).

 

French Language Services will continue to support initiatives departments are taking with expertise and linguistic services. For example, in 2010, FLS developed four documents on key issues for the Francophone community and made them available to departments in support of the development of their plans. These issues include:

·         The geographic distribution of Francophones has been changing rapidly over the last few years; it is estimated that more than 23,000 Francophones live west of Bronson Avenue, where traditionally there were very few; French schools in the city's south and west are at capacity;

·         The composition of the Francophone community is changing quickly; there is a large proportion of immigrants;

·         The Francophone population is aging; this will have an impact on the development and delivery of municipal services;

·         The large number of projected retirements over the next few years might impact the City’s capacity to provide services in both official languages to its residents.

 

Actions to be undertaken in 2011

 

 

By providing its expertise and work tools, French Language Services will continue to support each of the City’s departments in the development of these work-plans.

 

A follow-up report on the progress made in terms of French services will be published in the fall of 2012 by FLS, in collaboration with ODP.

 

 

 

 

3. Designation of bilingual positions

 

The designation of bilingual positions is an important mechanism for managers to strengthen the implementation of the Bilingualism Policy. (Another is the development and implementation of work plans for improving French services, which was addressed in the previous section).

 

Since July 1, 2008, the City has put in place a process of “continued designation”. This approach is a follow-up to the Designation Project conducted from 2004 to 2008 by the FLS branch, in collaboration with Human Resources. This project reviewed all of the City’s some 14,000 positions in order to determine those that should have a requirement to use both official languages.

 

The responsibility of whether or not to designate bilingual positions rests with the hiring managers based on operational and service delivery requirements. This way, the City is clearly establishing that the implementation of the Bilingualism Policy and the delivery of adequate services in both languages fall to each manager responsible for hiring employees for a work unit. In the fulfilment of this responsibility, managers receive the support of Human Resources and French Language Services.

 

The designation of positions takes into account several factors, including:

·         The mandate and functions of the work unit;

·         The strategic plans and the targets for improving services;

·         The quality and accessibility of the French services already in place;

·         The language needs of the clients being served;

·         The means of interaction with clients;

·         The general operation of the unit, e.g. the need to replace bilingual employees on leave or absent.

 

On December 31, 2010, there were 14,372 budgeted positions at the City of Ottawa, 2,651 (18.5%) of which were designated bilingual.

 

Note: These numbers exclude elected officials, the Ottawa Public Library, Ottawa Police Services, the Committee of Adjustment and the Office of the Auditor General.

 


Table 5 - Bilingual Designated Positions on December 31, 2010

Departments and Municipal Services

Total Number of Positions

Regular Designation

% of Regular Designation

Day 1 Ready Designation

% of Day 1 Ready Designation

Total Number of Designated Positions

Total % of Designated Positions

City Manager’s Office

City Manager

1

0

0%

1

100%

1

100%

City Clerk

205

45

21.9%

42

20.5%

87

42.4%

Finance

466

10

2.1%

26

5.6%

36

7.7%

Real Estate Partnerships and Development

44

3

6.8%

1

2.3%

4

9.1%

French Language Services

10

0

0%

10

100%

10

100%

Policy Coordination and Outreach Branch

8

4

50%

0

0%

4

50%

Subtotal

734

62

8.4%

80

10.9%

142

19.4%

City Operations Portfolio

Deputy City Manager (CO)

7

0

0%

1

14.3%

1

14.3%

Community and Social Services

1,629

76

4.7%

349

21.4%

425

26.1%

Public Works

2,813

63

2.2%

7

0.2%

70

2.5%

Information Technology Services

339

13

3.8%

1

0.3%

14

4.1%

Parks, Recreation and Culture Services Branch

1,455

86

5.9%

231

15.9%

317

21.8%

Human Resources Department

129

30

23.2%

7

5.4%

37

28.7%

Corporate Communications

52

19

36.5%

3

5.8%

22

42.3%

Ottawa Public Health

529

74

14%

162

30.6%

236

44.6%

Emergency and Protective Services

1,807

197

10.9 %

335

18.5%

532

29.4%

Organizational Development and Performance

138

15

10.9%

71

51.4%

86

62.3%

Subtotal

8,898

573

6.4%

1,167

13.1%

1,740

19.6%

Infrastructure Services and Community Sustainability Portfolio

Deputy City Manager (ISCS)

10

3

30%

1

10%

4

40%

Community Sustainability Services

32

7

21.9%

3

9.4%

10

31.3%

Environmental Services

819

36

4.4%

15

1.8%

51

6.2%

Infrastructure Services

351

12

3.4%

1

0.3%

13

3.7%

Planning and Growth Management

459

86

18.7%

4

0.9%

90

19.6%

Rail Implementation Office

28

14

50 %

1

3,6 %

15

53,6 %

Transit Services

3,041

62

2%

524

 17.2%

586

19.3%

Subtotal

4,740

220

4.6%

549

11.6%

769

16.2%

Total

14,372

855

5.9%

1,796

12.5%

2,651

18.5%


3.1 Designated management positions

 

In adopting the Bilingualism Policy, City Council directed that Level 1 to 3 senior managers called upon to act as City spokespeople and to exercise leadership in the matter of bilingualism must be designated bilingual.

 

Accordingly all Level 1 to 3 positions are designated as Day 1 Ready.[3] As of December 31, 2009, all candidates considered for a Level 1-3 senior management positions must meet the language requirements at the time of hire. Any exception to this rule is subject to Council approval. Exempted hires must agree to participate in second language training. This requirement is reflected in the letter of offer and language training participation is monitored and is one of the criterion on which the incumbent is evaluated.

 

The following summarizes the status of the 22 Level 1-3 Senior Managers occupying designated bilingual positions under the policy as of December 31, 2010:

·         Nine met the language requirements of their position;

·         Ten participated in French language training (for more information, see the following section on language training);

·         Three incumbents did not meet the language requirements of their position, but were exempted because they were occupying their position on an acting basis or they were within three years of retirement.

 

It should be noted that prior to the 2008-2009 restructuring, there were approximately 35 Senior Management positions designated bilingual under the policy. In 2010, at the City Manager’s recommendation, the Executive Committee approved the designation of 18 Level 4 positions as Day 1 Ready.

 

3.2 Other designated bilingual positions

 

Level 4 positions and below have also been the subject of ongoing designation since July 1, 2008.

 

Since that date, Human Resources, in collaboration with FLS, has sought to improve the consultation and feedback processes with hiring managers with respect to designated positions.

 

For example, the designation criteria and the language levels of certain positions or certain groups of employees, including firefighters, paramedics, bus operators and client service clerks, were clarified. In the case of bus operators, an agreement was reached in 2010 between OC Transpo and FLS. While reducing the language requirements for employees occupying a designated position, this agreement stipulates that the department will give priority to bilingual candidates when hiring new employees. In the case of Client services, some employees volunteered to be tested in order to more clearly establish the language competencies required for these positions.

 

Human Resources and FLS also worked to improve the hiring campaigns conducted by the City, as well as the staffing procedures for designated positions.

 

Since July 1, 2008, the City has been systematically evaluating the language competencies of candidates (internal or external) who are applying for any designated bilingual position.

 

All evaluations are done using appropriate tests, designed and administered by a contracted service provider, with test results recorded in the City’s database.

 

Employees who were substantive owners of positions designated bilingual effective June 30, 2008 were grandfathered.

 

Since that time, managers have been identifying which employees in a designated position have a fluent capacity and which ones need testing. To date, Human Resources has recorded information on 920 employees. Of these, 622 were identified by the manager as having a fluent capacity in both languages, or they were tested and met the language requirements.

 

Candidates to positions designated Day 1 Ready are evaluated and must meet the language requirements at the time of hire. Candidates to designated bilingual positions that are not Day 1 Ready are evaluated at the time of hire and, if they do not meet the language requirements, must participate in language training.

 

From 2008 to 2010, the City evaluated the language competencies of 1,102 candidates applying to a designated bilingual position or grandfathered employees who requested testing.

 

Table 6 - Number of language competencies tests conducted for designated bilingual positions, 2008 to 2010

 2008

187

 2009

283

 2010

632

 Total

1,102

 

This table shows a significant increase in the administration of language tests in 2010.

 


Actions to be undertaken in 2011

 

Human Resources:

·         Will complete the assessments of language competencies associated with the rollout of the Bilingual Designated Positions Project effective July 1, 2008 in order to evaluate to what degree they meet the position's requirements;

·         Will record this data in the City’s databases;

·         Will continue to facilitate access to language training for the incumbents of bilingual positions who do not meet the requirements of their positions and who wish to improve their language competencies;

·         Will continue to evaluate the language competencies of all candidates applying for a designated bilingual position.

 

4. Language and professional training

 

The Learning Centre manages delivery of the corporate language training program and professional development training.

 

4.1 Language training for senior managers

 

Managers who are in a senior position – Levels 1 to 3 – designated Day 1 Ready under the Bilingualism Policy, and who do not meet the language requirements of their position, must participate in language training.

 

In 2010, 10 Level 1 to 3 senior managers required training. The average training hours achieved increased to 37 hours in 2010 compared to 16 hours in 2009.

 

Level 1 to 3 senior managers have several training options including private training, semi-private training, group training, intensive full day training and immersion training. A telephone training option was piloted in 2010 with one senior manager. To optimize learning, course content is adapted to the needs and professional realities of each individual and training is scheduled to meet operational demands of the senior managers.

 

Actions to be undertaken in 2011

 

·         The City Manager will remind the Deputy City Managers of their requirement to attend language training and be evaluated annually.

·         Deputy City Managers will remind General Managers and Directors of their requirement to attend language training and be evaluated annually.

·         Human Resources will continue to make recommendations for minimum language training hours per year and will raise awareness of available training opportunities, including maintenance training for managers who have already achieved the required levels.

 


4.2 Language training of other employees

 

The City offers employees three second language training sessions per year, from January to March, April to June and September to December. Training options include 12 week group training and 8 week self-directed training.

 

In 2010, the number of registrations increased by 26% for a total of 967 enrolments.

 

Table 7 - Registrations per session and by language in 2010[4]

 

French

English

Total

January to March

248

25

273

April to June

307

48

355

September to December

306

33

339

Total

861

106

967

 

The table above shows that nearly 11% of the registrants sought to improve their English.

 

In 2010, the Learning Centre’s Language Training Program offered a record number of second language training sessions to employees in specific work groups. Such an approach makes it possible to address the needs of the learners by offering them adapted training programs. For example, with the financial support of Canadian Heritage, a language training module adapted to the particular needs of bus operators was developed in 2009 and offered again in 2010. This type of training is offered at the workplace and is scheduled to meet operational demands of the unit.

 

Table 8 - Enrolments in Language Training for Specific Groups in 2010

 

French

English

Total

Bus operators

37

9

46

Office personnel, Transit Services

41

0

41

Shenkman Arts Centre

19

0

19

Gary-J.-Armstrong Long-term Care Home

33

4

37

Champlain Long-term Care Home

0

33

33

Peter-D.-Clark Long-term Care Home

0

1

1

Cumberland Museum

8

0

8

Total

138

47

185

 

It should be noted that slightly more than a quarter of the participants in these sessions were seeking to improve English competencies.

 

In 2010, the progress rate of the learners was comparable to that of previous years.

 

Table 9 - Progress Rate by Language and by Learning Program in 2010

 

French

English

Group training

73%

21%

Self-directed training

49%

27%

 

The satisfaction rate of learners enrolled in second language training is very high at approximately 93%. It is therefore not surprising to read enthusiastic comments such as the following:

 

“With each session, it becomes easier and easier to understand

this (second) language and to use it in my daily work.”

 

“I have built up enough confidence to speak French with my colleagues

at the NCC and at the City of Gatineau.”

 

“It is so rewarding to be able to understand more and more.

I can’t wait to start my French courses again!”

 

Human Resources, with support from Canadian Heritage, upgraded the oral language proficiency testing system to a digital format. This new system eliminates the need for multiple audio cassettes and tape recorders.

 

Actions to be undertaken in 2011

 

 

4.3 Professional development courses offered in French

 

In 2010, the City’s Learning Centre planned 34 French professional development courses. Based on enrolment, 14 workshops were delivered to a total of 100 participants. This represents an 18% increase over 2009.

 

Examples of courses delivered include:

 

Actions to be undertaken in 2011

 

 

5. FLSAC and FLS

 

Various structures are in place to support both the elected officials and departments in developing, planning and delivering services in French. Among these, there are two key entities: the French Language Services Advisory Committee (FLSAC) and the French Language Services (FLS).

 

5.1. French Language Services Advisory Committee (FLSAC)

 

Comprised of citizen volunteers with an equal number of Francophone and Anglophone representatives, the FLSAC’s mandate is to advise City Council regarding the implementation of the Bilingualism Policy and the delivery of quality French services. Here is a summary of the actions undertaken by the FLSAC in 2010.

 

The FLSAC presented a brief to the working group responsible for reviewing the City’s economic strategy. In this brief, the FLSAC presented several examples demonstrating the economic benefits of bilingualism for our City.

 

All City departments had to prepare plans to improve the services they offer. The FLSAC has looked at these plans in order to offer suggestions regarding the delivery of services in the City’s two languages.

 

In 2009 and 2010, the FLSAC has focused on public transit, particularly on the automated announcement system on buses and the hiring of bilingual bus operators. The FLSAC has recommended that when competencies are equal, the City should give priority to hiring bilingual people.

 

Always in 2009 and 2010, the FLSAC offered several recommendations regarding the creation of the Ottawa Board of Health. The FLSAC proposed that the Board be governed by the City’s Bilingualism Policy and that this same policy continues to apply to Ottawa Public Health. Furthermore, the FLSAC asked that the Francophone community be represented on the new Board and that bilingualism be considered an asset when recruiting its members.

 

Lansdowne Park is slated for redevelopment. The FLSAC requested that the City ensure that all public services (security, parking, retail businesses, etc.) are bilingual. In the case of businesses, the Committee is proposing minimum standards, including bilingual signage in the stores and bilingual menus in the restaurants. The Committee is also recommending that the Francophone community be represented within the organization that will be ensuring governance and management of the site.

 

The Committee focused on the municipal elections of October 2010, recommending that bilingual personnel be present in all polling stations.

 

In the summer of 2009, the FLSAC tabled a brief in response to the white papers on the long-term planning of recreational activities. In 2010, the Committee continued to monitor the situation, recommending that the master plan, which provides the framework for the delivery of recreational services for the years to come, should do more to take into consideration the needs and particularities of the Francophone community. The Committee recommended that formal catch-up measures be adopted in order to serve Francophones more equitably and that adequate financial resources be devoted to this objective. The FLSAC also reiterated the importance of recreational activities in ensuring the vitality of a minority community.

 

Lastly, the FLSAC followed with interest the activities of the working group responsible for reviewing the City’s cultural and artistic policy. The Committee wants to highlight the importance of artistic and cultural activities for the Francophone community.

 

Actions to be undertaken in 2011

 

The FLSAC identified its priorities for 2011, which include:

·         Recognition by the City of the need for a catch-up strategy with respect to recreational activities in French; maintenance of positive initiatives implemented by Parks, Recreation and Culture; creation of customer loyalty among Francophone clients through the ongoing promotion of French recreational activities;

·         Economic development and community sustainability;

·         Social housing and poverty reduction;

·         Follow-ups on service excellence plans developed by each department.

 

5.2 French Language Services (FLS)

 

FLS reports directly to the City Manager and is a centre of resources and expertise for the delivery of French services.

 

An example of the support role played by FLS in 2010 was its contribution in preparing the Service Excellence plans of all departments. By highlighting four key issues regarding the Francophone community, FLS made sure that the departmental plans took into account language of service as one of the essential components for offering quality services. (Refer to Appendix 1 for a summary of the actions proposed by each department).

 

FLS also contributed to the ongoing designation of bilingual positions by offering its expertise to hiring managers and Human Resources.

 

FLS worked closely with Ottawa Public Health in the creation of the Ottawa Board of Health.

 

FLS also focused on the issues of economic development and community sustainability.

 

The City’s Translations Services fall under FLS. This service processed 21,563 requests in 2010, for a total of 6,035,677 words translated, the equivalent of approximately 17,300 pages of text.

 

Table 10 - Changes in Translation Demand, 2008 to 2010

 

2008

2009

2010

Number of documents translated

15,033

19,504

21,563

Number of words translated

6,116,299

6,223,826

6,035,677

 

FLS translation services also provided language advice 3,648 times over the course of the year, an average of 14.6 times per business day. A significant portion of this advice was given out over the Info-langue telephone service, available at extension 21000.

 

In 2010, simultaneous interpretation services were offered at City Council meetings and for certain standing or advisory committees.

 

Furthermore, the City’s Bilingualism Policy mandates FLS to follow up on the complaints it receives regarding the absence or quality of French services. It should be kept in mind that the complaints processed by FLS represent only a partial picture of the situation, since the process is not centralized.[5]

 

In 2010, FLS received 93 complaints, including five that were deemed inappropriate for various reasons.

 

Table 11 - Changes in the Number of Complaints Regarding French Services, 2008 to 2010

Year

2008

2009

2010

Number of complaints

26

37

88

Increase over previous year

- -

42%

137%

 

Of the 88 complaints received in 2010, 39 were related to the new automated Next Stop Announcement System (NSAS) that has been installed on all OC Transpo buses. This new technology helped address the issues around bus stops and instructions in English only, which formed the basis of 36 of the complaints received. The remaining three were related to a technical problem that was identified in the NSAS and corrected in a timely manner.

 

Parks, Recreation and Cultural Services as well as Corporate Communications, in particular the City’s Internet site, also received a number of complaints.

 

Generally speaking work units that offer direct services to residents receive the majority of complaints.

 

However, in 2010 there were multiple complaints about the same issue – the new bus technology. It is important to remember that the OC Transpo fleet has over 1,000 buses and three trains serving our nearly 370,000 daily riders. The number of complains on this issue still represents a small percentage of the overall ridership.

 

With the introduction of any new technology there is always a period of adjustment.

 

Actions to be undertaken in 2011

 

·         Review the procedures for resolving complaints regarding French services in order to make it more transparent and more rigorous, including centralization of the process so that all complaints regarding French services are processed by FLS.

·         Continue to put in place means for facilitating an ongoing dialogue between the City and the Francophone community.

·         Make sure that the delivery of French services is taken into consideration when making decisions affecting service delivery.

·         Continue to support departments in the development of their work plans by offering its expertise and work tools.

·         Continue the transfer of Lexis, the City’s terminology database, to the Multi-Trans software.

 

6. Financial contribution from Canadian Heritage

 

The collaboration agreement established in 2002 between the City of Ottawa and Canadian Heritage continued in 2009-2010 and continues into 2010-2011.

 

The purpose of this agreement is to improve the French services offered by the City of Ottawa. Over the years, this agreement has made it possible to complete several projects. Included among those completed in 2009-2010 were:

·         The exploration of the concept of a sustainable community for Ottawa's Francophone community;

·         The hosting of a symposium on the needs and specificities of Ottawa’s Francophone seniors; held in June 2010, this symposium was the result of collaboration between the Ottawa regional association of the Fédération des aînés et des retraités francophones de l’Ontario, the Centre Pauline-Charron, the Centre Séraphin-Marion and the Rendez-vous des aînés francophones d’Ottawa;

·         In March 2010, the City of Ottawa hosted a symposium entitled “Language Planning in Capitals and Urban Environments: Practices and Challenges; organized by the University of Ottawa’s Official Languages and Bilingualism Institute, in collaboration with the Office of the Commissioner of Official Languages and the FLS branch from the City of Ottawa. This symposium brought together representatives from several cities offering services in several languages, including Barcelona, Biel, Brussels, Helsinki, Moncton and Ottawa;

·         Consultation of the Francophone population in rural areas and promotion of French tourism in rural regions;

·         Preparation and publication, under the title ‘Les services dans les deux langues… l’affaire de tout le monde’, of a kit listing all the community resources in French for the homeless and renters who are at risk of becoming homeless.

 

Lastly, other projects, highlighted in other sections of this report, also received financial support from Canadian Heritage as part of the collaboration agreement with the City of Ottawa. This was the case notably with the project on the needs of Francophone ethnic communities regarding health, certain initiatives undertaken by the Shenkman Arts Centre, and a project to determine client satisfaction with services provided in French through various housing programs.

 

Overall, these projects show that the Francophone community wants to fully participate in its own future and establish an open, ongoing dialogue with the City.

 

In 2010-2011, the collaboration agreement with Canadian Heritage will make it possible to undertake several new projects that fall within one of three categories:

 

·         The ongoing improvement in the delivery of municipal services in French;

·         The sustainability of official language communities;

·         The development of bilingualism in the national capital.

 

The City of Ottawa would like to thank Canadian Heritage for its contributions to this collaboration agreement.

 

A complete activity report is available through the FLS branch.

 

 

ENVIRONMENTAL IMPLICATIONS

 

There are no environmental implications associated with this report

 

 

RURAL IMPLICATIONS

 

There are no specific rural implications associated with this report.

 

 

CONSULTATION

 

No specific public consultations were undertaken in the production of this report. Consultation with Human Resources and Organizational Development and Performance was undertaken.

 

This report was submitted to members of the FLSAC for comment.  The following observations were formulated:

 

The members of the French Language Services Advisory Committee (FLSAC) are pleased to note that some of the initiatives they have collaborated on in recent months have produced positive results (2010 municipal elections, Board of Health and others).

 

The FLSAC is also pleased to observe that the City acknowledges language of service as an essential aspect of a positive client experience and that it has made this concept part of the planning exercise aimed at service excellence. However, the Committee is disappointed with the small scope or scale of a great number of activities proposed in the departmental excellence plans. The Committee is of the opinion that a number of them are related to policy provisions that should already be well established. The Committee hopes to see tangible results arising from concrete actions to improve the offer of French language services starting next year (See the heading “Consultations” in Document 1 for the entire version of the FLSAC comments on service excellence plans).  

 

Regarding the designation of bilingual positions, the FLSAC is disappointed that 10 years after the adoption of the Bilingualism Policy, the City is still unable to confirm how many of these positions are filled by individuals having the required language skills. The FLSAC urges senior management to complete the assessment of language competencies as soon as possible in order to have a complete and accurate picture of the situation.

 

With regard to language training, the FLSAC is happy to note an increase in the number of hours dedicated by senior managers to language training and welcomes the efforts to provide training that is customized to certain work groups. That said, the members wonder about the reasons for the decidedly lower success rates of Francophones who learn English as a second language and invite the staff to study this matter.

 

FLSAC members are also concerned by the considerable increase in the number of complaints received in 2010 and encourage the City to review its resolution procedures to ensure efficiency.

 

Finally, the FLSAC notes that a plateau seems to have been reached regarding the number of recreational activities offered in French. In fact, the percentage of activities offered is clearly below Francophones’ demographic weight. Moreover, members deplore the so-called “bilingual” courses offered by certain organizations, a practice that should be banned as it is often assimilating. The Committee hopes that the City recognizes the concept of equity and adopts a catch-up strategy concerning recreational services, as it did with daycare services a few years ago. This is all the more important as the Parks, Recreation and Cultural Services began a major reflection exercise last year that will enable it to develop its master plan.

 

In addition to paying special attention to the recreation issue, the FLSAC intends to study the issues of economic development and social housing during 2011. The FLSAC also hopes that the City will be able to continue to count on the support of the Department of Canadian Heritage which has extended its financial support since 2001 to implement initiatives that enhance the bilingual character of the City of Ottawa as the nation’s capital.

 

In conclusion, the FLSAC encourages senior management to exercise strong leadership and to not underestimate the important role they play on a daily basis in implementing the Bilingualism Policy in order for Ottawa residents to have access to quality municipal services in the official language of their choice.

 

 

LEGAL IMPLICATIONS

 

There are no legal implications associated with this report.

 

 

RISK MANAGEMENT IMPLICATIONS

 

There are no risk management implications associated with this report.

 

 

CITY STRATEGIC PLAN

 

The report supports the following City Strategic Plan priorities related to service delivery and a sustainable, healthy and active city:

  1. Continue to improve the service culture at the City specifically so that it recognizes and balances the needs of all citizens in their encounters with City services, programs and staff, in both English and French pursuant to current policy.
  2. Ensure that cultural and recreational programs are offered across a range of levels of activity such that every resident, and in particular every child, has a change to participate.

 

 

FINANCIAL IMPLICATIONS

 

Funds to implement the activities identified are contained within departmental budgets.

 

 

SUPPORTING DOCUMENTATION

 

Document 1: Summary of French Language Activities identified in 2010 Service Excellence plans

 

 

DISPOSITION

 

This report will be made available to citizens electronically in PDF and HTML formats on our Website (Ottawa.ca), and in printed format upon request.


DOCUMENT 1

 

Activities to improve services in French                                                                                    identified in the Service Excellence Plans prepared by City departments

 

Note: Some departments only identified new initiatives in their Service Excellence plans, whereas others also included activities that reflect their current practice.

 

City Manager’s Office

 

Finance Department

 

 

French Language Services Branch

 

 

Real Estate Partnerships and Development Office

 

 

City Clerk and Solicitor Department

 

 

Infrastructural Services & Community Sustainability

 

Community Sustainability Department

 

 

Environmental Services Department

 

 

Infrastructure Services Department

 

 

Planning and Growth Management Department

 

 

Transit Services Department

 

 

Rail Implementation Office

 

 

City Operations

 

Information Technology Services Department

 

 

Parks, Recreation & Cultural Services Department

 

 

Human Resources Department

 

 

Corporate Communications Branch

 

 

Ottawa Public Health Department

 

 

 

Emergency and Protective Services Department

 

 

Public Works Department

 

 

Organisational Development & Performance Department

 

 

Community & Social Services Department

 

         Consistent proficiency level requirements for similar positions

         Level of  bilingual staff required to ensure appropriate bilingual services


Rapport au / Report to:

 

Comité des services organisationnels et du développement économique

Corporate Services and Economic Development Committee

 

et au Conseil / and Council

 

le 9 août 2011 / August 9, 2011

 

Soumis par / Submitted by: Kent Kirkpatrick, directeur municipal /

City Manager

 

Personne-ressource / Contact Person : Renée Bertrand, gestionnaire,

Direction des services en français / Manager, French Language Services Branch

613-580-2424 poste/ext. 21453, Renee.Bertrand@ottawa.ca

 

À l’échelle de la Ville / City Wide

Ref N°: ACS2011-OCM-CMR-0003

 

 

OBJET :

Rapport 2010 sur les services en français

 

 

SUBJECT:

2010 Report on french language services

 

 

RECOMMANDATION DU RAPPORT

 

Que le Comité des finances et du développement économique recommande au Conseil de prendre connaissance du présent rapport.

 

 

REPORT RECOMMENDATION

 

That the Finance and Economic Development Committee recommend that Council receive this report for information.

 

 

RÉSUMÉ

 

Le 9 mai 2001, le Conseil de la toute nouvelle Ville d’Ottawa adoptait sa Politique de bilinguisme ainsi que le Règlement municipal 2001-170. En déposant le rapport de 2010 sur les services en français, il est de mise de souligner que 2011 marque le dixième anniversaire de l’adoption de la politique.

 

La Ville d’Ottawa s’enorgueillit d’avoir une communauté francophone dynamique qui a toujours su contribuer à l’essor de la ville et au bien-être de ses résidentes et résidents.

 

Selon la définition inclusive des francophones, Ottawa comptait au recensement de 2006, 143 215 francophones, soit près de 18 % de la population totale.

 

Les directions de la Ville d’Ottawa se sont engagées à servir les francophones en leur offrant, en français, des services comparables à ceux qui sont offerts en anglais, tant sur le plan de la qualité que de l’accessibilité. Malgré la diversité de leurs mandats et de leurs cadres opérationnels, les directions reconnaissent cette responsabilité et ont, en 2010, cherché à s’en acquitter encore mieux.

 

La première section du rapport présente une série d’initiatives menées par les diverses directions de la Ville au cours de 2010 pour améliorer les services en français. On y apprend que :

·         les directions de la Ville ont préparé des plans visant l’excellence des services municipaux dans les deux langues de service de la Ville;

·         les centres du service à la clientèle sont en mesure d’accueillir et de servir la population en français et en anglais;

·         372 des 394 bureaux de vote (94 %) lors des élections municipales et scolaires d’octobre 2010 comptaient du personnel francophone;

·         un peu plus de 15 % des fonds municipaux consacrés aux services de garde des enfants sont consacrés à l’offre de services en français;

·         les travaux du nouveau Conseil de santé d’Ottawa seront régis par la Politique de bilinguisme de la Ville;

·         le nombre d’activités de loisir en français a augmenté de 10,8 %, alors que les inscriptions à ces mêmes activités ont augmenté de 18,1 % et les revenus de 27,3 %;

·         la Ville a complété la seconde étape de son Plan directeur des parcs et des loisirs qui reconnaît la communauté francophone comme une clientèle prioritaire devant être mieux desservie;

·         le Centre des Arts Shenkman a offert un peu plus de 11 % de ses cours en français;

·         le nouveau Centre intégré de répartition des ambulances fonctionne en tout temps en français et en anglais, suite à une campagne intensive de recrutement de personnel bilingue;

·         le service de transport en commun de la Ville, OC Transpo, a inauguré son système automatisé d’annonces bilingues à bord des autobus et a tenté de recruter plus de personnel bilingue; 34 % des chauffeuses et chauffeurs d’autobus recrutés en 2010 peuvent offrir des services dans les deux langues;

·         les nouvelles distributrices de permis de stationnement « Payez et afficher » sont bilingues;

·         la campagne de sensibilisation à l’utilisation des bacs verts a été menée simultanément dans les deux langues officielles;

·         la Direction de l’approvisionnement a pris plusieurs mesures visant à favoriser la prestation des services dans les deux langues;

·         la Ville a publié un document intitulé « Portrait de la communauté : les Francophones », disponible en ligne.

 

La Politique de bilinguisme de la Ville prévoit plusieurs dispositions visant à encadrer les travaux du Conseil municipal et de la haute direction en matière de bilinguisme. Ces dispositions font l’objet de sections de ce rapport :

 

·         la conception et la mise en œuvre de plans annuels de travail visant l’amélioration des services en français;

·         la désignation de postes bilingues afin d’assurer la capacité d’offrir des services dans les deux langues officielles.

 

Au 31 décembre 2010, on dénombrait 14 372 postes prévus au budget de la Ville d’Ottawa. De ce nombre, 2 651 étaient désignés bilingues, soit 18,5 %. Le Service des ressources humaines continue d’évaluer les compétences des titulaires de ces postes, ainsi que des candidates et candidats qui y aspirent.

 

La formation linguistique est offerte aux employés qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions actuelles et pour le développement professionnel. Les cadres de direction de niveaux 1 à 3 devant prendre part à de la formation linguistique y ont consacré, en moyenne, 37 heures en 2010. Quant aux autres employés, 967 d’entre eux ont reçu de la formation linguistique, dont 11 % en anglais langue seconde. Une forte majorité des apprenantes et des apprenants (93 %) se sont dits satisfaits de la formation reçue.

 

Parmi les diverses structures en place pour soutenir les élues et élus ainsi que les directions municipales dans la conception, la planification et la prestation de services en français, on note deux entités clés : le Comité consultatif sur les services en français (CCSF) et la Direction des services en français (DSF).

 

Au cours de 2010, le CCSF s’est intéressée aux dossiers suivants : la stratégie économique de la Ville; l’élaboration, par les directions de la Ville, de plans pour améliorer leurs services, dont ceux offerts en français; le système d’annonces à bord des autobus; le recrutement de chauffeuses et de chauffeurs d’autobus bilingues; la création du Conseil de santé d’Ottawa; le bilinguisme au parc Lansdowne; l’embauche de personnel bilingue pour les élections municipales; les activités récréatives et la revue de la politique culturelle et artistique de la Ville.

 

Quant à la DSF, elle a cherché à mettre ses ressources et son expertise au service des directions de la Ville, par exemple en appuyant la préparation des plans d’excellence. Cette direction a également offert des conseils quant à la désignation continue de postes bilingues, à la création du Conseil de santé d’Ottawa et au processus de consultation sur le concept de viabilité des collectivités.

 

La DSF a aussi le mandat de donner suite aux plaintes qu’elle reçoit au sujet de l’absence ou de la qualité des services en français. En 2010, la direction a reçu 88 plaintes. De ces 88 plaintes reçues en 2010, 39 étaient liées au nouveau système automatisé d’annonce des arrêts (SAAA) installé dans les autobus d’OC Transpo ou à un problème technique issu du SAAA et corrigé rapidement.

Le Service des parcs, des loisirs et de la culture, OC Transpo et la Direction des communications de la Ville ont fait l’objet des plaintes restantes.

 

Le Service de traduction a traité 21 563 demandes au cours de l’année, pour un total de 6 035 677 mots traduits, soit l’équivalent d’environ 17 300 pages de texte.

 

La dernière section du rapport présente les projets réalisés en 2009-2010 dans le cadre de l’entente de collaboration conclue entre le ministère du Patrimoine canadien et la Ville d’Ottawa au sujet des services en français dans la capitale du pays.

 

 

EXECUTIVE SUMMARY

 

On May 9, 2001, City Council for the new City of Ottawa adopted its Bilingualism Policy and Municipal By-law 2001-170. In tabling the 2010 report on French language services, it is important to note that 2011 marks the tenth anniversary of the adoption of this policy.

 

The City of Ottawa is very pleased to have a dynamic Francophone community that has always contributed to the city’s growth and development and to the well-being of its residents.

 

According to the inclusive definition of Francophone, Ottawa had 143,215 Francophones in its 2006 Census, close to 18% of the total population.

 

The departments of the City of Ottawa have committed themselves to serving Francophones by offering them French services that are comparable to those offered in English, both in terms of quality and accessibility. Despite the diversity that exists in their mandates and operational frameworks, the departments have recognized this responsibility, and in 2010 they sought to do even better.

 

The first section of the report presents a series of initiatives undertaken by the various departments of the City over the course of 2010 to improve French services. It states that:

·         City departments have prepared plans aimed at achieving excellence in municipal services in the City’s two languages of service.

·         Client service centres can greet and serve the population in English and French;

·         372 of the 394 polling stations (94%) during the 2010 municipal and school board elections had Francophone personnel;

·         A little over 15% of the municipal funds allocated to child care services are devoted to the offer of French services;

·         The work of the new Ottawa Board of Health will be governed by the City’s Bilingualism Policy;

·         The number of recreational activities in French has increased by 10.8%, whereas enrolment in these activities has increased by 18.1% and revenues by 27.3%;

·         The City has completed the second step in its Parks & Recreation Master Plan that recognizes the Francophone community as a priority clientele that needs to be better served;

·         The Shenkman Arts Centre has offered slightly over 11% of its courses in French;

·         The new Central Ambulance Communications Centre operates in English and French at all times, as a result of an intensive campaign to hire bilingual personnel;

·         The City’s mass transit service, OC Transpo, has inaugurated an automated bilingual announcement system on its buses and has sought to hire more bilingual personnel: 34% of the bus operators hired in 2010 can offer services in both languages;

·         The new “Pay and Display” parking permit dispensers are bilingual;

·         The awareness campaign for the use of green bins was conducted simultaneously in both languages;

·         The Supply Branch has adopted several measures to promote the delivery of services in both official languages;

·         The City has published a document entitled “Portrait de la communauté : les Francophones”, available online.

 

The City’s Bilingualism Policy includes several provisions to guide the work of City Council and senior management in terms of bilingualism. These provisions are addressed in sections of this report:

·         The development and implementation of annual work plans for the improvement of French services;

·         The designation of bilingual positions to ensure capacity to provide services in both official languages.

 

On December 31, 2010, there were 14,372 budgeted positions at the City of Ottawa. Of this number, 2,651 (18.5%) were designated bilingual. The Human Resources Department continues to assess the competencies of the incumbents in these positions as well as the candidates who aspire to them.

 

Language training is offered to employees who require it for their current job and for career development purposes. Level 1 – 3 Senior Managers who required training attended 37 hours of training on average in 2010. Of the remaining employees, 967 received language training, including 11% in English as a second language. A high percentage of learners (93%) said they were satisfied or very satisfied with the training they received.

 

Among the structures in place to support elected officials, as well as municipal services in the development, planning and delivery of French services, there are two key entities: the French Language Services Advisory Committee (FLSAC) and the French Language Services (FLS) branch.

 

In 2010, the FLSAC focused on the following issues: the City’s economic strategy; the development of plans by City departments to improve their services, including those offered in French; the next stop announcements on buses; the hiring of bilingual bus operators; the creation of the Ottawa Board of Health; bilingualism at Lansdowne Park; the hiring of bilingual personnel for municipal elections; recreational activities; and the review of the City’s cultural and artistic policy.

 

As for the FLS branch, it has sought to make its resources and expertise available to City departments by supporting the development of Service Excellence plans. FLS branch has also offered advice on the continuing designation of bilingual positions, the creation of the Ottawa Board of Health and the consultation process on the concept of sustainable communities.

 

FLS is also responsible for following up on complaints it receives regarding the absence or quality of French services.  In 2010, the branch received 88 complaints.  Of the 88 complaints received in 2010, 39 were related to the new automated Next Stop Announcement System (NSAS) installed on all OC Transpo buses or as a result of a technical problem that was identified in the NSAS and corrected in a timely manner.

 

The Parks, Recreation and Cultural Services Department, OC Transpo, and the Corporate Communications Branch were the subject of multiple complaints.   

 

Translation Services processed 21,563 requests in 2010, for a total of 6,035,677 words translated, the equivalent of approximately 17,300 pages of text.

 

The last section of the report presents the projects completed in 2009-2010 as part of the collaboration agreement established between Canadian Heritage and the City of Ottawa regarding French services in the nation’s capital.

 

 

CONTEXTE

 

Le 9 mai 2001, le Conseil de la toute nouvelle Ville d’Ottawa adoptait sa Politique de bilinguisme, ainsi que le Règlement municipal 2001-170. En déposant le rapport de 2010 sur les services en français, il est de mise de souligner que 2011 marque le dixième anniversaire de l’adoption de la politique.

 

Au fil des ans, des progrès substantiels ont marqué la mise en œuvre de cette politique. Mais le travail n’est pas encore fini, comme le rappelait entre autres l’étude de 2007 intitulée Feuille de route : Vers l’excellence dans l’application de la Politique de bilinguisme de la Ville d’Ottawa, aussi connue comme le rapport Le Blanc et LeBlanc. Les auteurs de ce rapport concluaient que la Politique de bilinguisme est mal connue des gestionnaires et qu’il s’ensuit un manque d’engagement de leur part. Le rapport proposait une douzaine de recommandations pour accélérer la mise en œuvre de la politique et améliorer la qualité des services offerts en français par la Ville.

 

En 2009, dans un document intitulé Nous voyons une ville…, la Ville définissait l’orientation qu’elle souhaitait privilégier au cours des années à venir. L’initiative Excellence du service était lancée. Aujourd’hui encore, cette philosophie est au cœur de tous les exercices de planification de la Ville, dont la mise en œuvre de services en français.

 

La Ville d’Ottawa s’enorgueillit d’avoir une communauté francophone dynamique qui a toujours su contribuer à l’essor de la ville et au bien-être de ses résidentes et résidents.

 

Selon la définition inclusive des francophones (DIF)[6], Ottawa comptait, au Recensement de 2006, 143 215 francophones qui représentent un peu moins de 18 % de la population totale.

 

Tableau 1 - Ottawa, populations totale et francophone, 2001 et 2006

 

2001 [7]

2006

 

Nombre

%

Nombre

%

Population totale

765 075

100

801 275

100

Population francophone

135 210

17,7

143 215

17,9

Source : Statistique Canada, Recensements de 2001 et 2006

 

Selon le Recensement de 2006, 39 % des Ottaviennes et des Ottaviens disent pouvoir s’exprimer en français.

 

Historiquement cantonnés dans le secteur est d’Ottawa (Cumberland, Rideau-Vanier, Rideau-Rockcliffe, Innes et Orléans), les francophones sont présents à l’échelle du territoire la Ville.  On estime qu’au moins 23 000 francophones vivent à l’ouest de l’avenue Bronson et que près de 30 % des francophones vivent dans les zones rurales. Cette nouvelle distribution changeante nécessite la mise en place de nouvelles pratiques en matière de prestation de services et de programmes dans les deux langues officielles à la Ville d’Ottawa.

 

Un peu plus de 22 % de la population d’Ottawa est formée d’immigrantes et d’immigrants. Chez les francophones, cette proportion est d’un peu plus de 16 %, soit 23 345 personnes. De 2001 à 2006, environ 1 000 immigrantes et immigrants de langue française se sont installés à Ottawa chaque année. Durant la même période, Ottawa a accueilli 10 940 francophones en provenance des autres provinces canadiennes.

S’ils touchent des revenus comparables à ceux des anglophones, tout en exerçant des professions semblables, les francophones bilingues affichent un taux d’emploi plus élevé.

 

La population francophone est plus âgée que celle de langue anglaise. Chez les francophones, l’âge médian est de 40,6 ans, comparativement à 37,5 ans chez les anglophones.

 

Finalement, la communauté francophone s’est dotée d’un enviable réseau d’institutions et d’associations homogènes dans de nombreux secteurs : économie, arts et culture, éducation et services de garde, services d’accueil des immigrantes et immigrants, personnes âgées, santé, loisirs et autres.

 

Pour en apprendre davantage au sujet de cette communauté, vous pouvez consulter :

·         Les francophones d’Ottawa, un bref portrait statistique de la communauté francophone d’Ottawa, disponible auprès de la Direction des services en français de la Ville;

·         Portrait de la diversité : les Francophones, un des cahiers disponibles en ligne publiés dans le cadre de l’initiative « Optique d’équité et d’inclusion ».

 

Les directions de la Ville d’Ottawa se sont engagées à servir les francophones en leur offrant, en français, des services comparables à ceux qui sont offerts en anglais, tant sur le plan de la qualité que de l’accessibilité. Malgré la diversité de leurs mandats et de leurs cadres opérationnels, les directions reconnaissent cette responsabilité et ont, en 2010, cherché à s’en acquitter encore mieux. À cette fin, les directions se sont toutes dotées de plans d’excellence du service qui prennent en compte cette importante particularité de notre Ville : la volonté d’offrir l’ensemble des services municipaux dans les deux langues. (Voir la section suivante, ainsi que la section 2 de ce rapport pour de plus amples renseignements à ce sujet.)

 

 

DISCUSSION

 

1. Initiatives d’amélioration en matière de prestation de services en français en 2010

 

Dans cette première section du rapport, il sera question d’innovations mises de l’avant par la Ville au cours de 2010 dans le but d’améliorer les services en français. Ces initiatives viennent s’ajouter aux autres actions déjà menées par la Ville, souvent de façon quotidienne, pour assurer la prestation de services municipaux de qualité dans les deux langues officielles. Compte tenu de leur envergure et de leurs impacts, ces initiatives méritent d’être soulignées en introduction à ce rapport.

 

1.1 Plans d’excellence du service

 

Sous la gouverne de la Direction du développement et du rendement organisationnels, toutes les directions de la Ville ont préparé des plans visant l’excellence en matière de prestation de services. Pour la première fois, la composante des langues de services a été intégrée de façon systématique à cet important exercice de planification à l’échelle de la Ville.

 

Les plans, dont la mise en œuvre se poursuit en 2011, sont appelés à régir les actions des directions au cours des prochaines années. La Ville reconnaît ainsi la langue de service comme étant une dimension essentielle à l’expérience positive de la cliente ou du client. (Compte tenu de l’importance de ces plans, ce sujet est traité plus à fond dans la deuxième section de ce rapport.)

 

1.2 Services à la clientèle

 

Autant au centre d’appels 311, qui reçoit plus de 600 000 appels par année, qu’à ses sept Centres de service à la clientèle, la Ville est en mesure d’accueillir et de servir la population en français et en anglais.

 

Le Service à la clientèle s’est assuré de placer suffisamment de personnel bilingue afin de répondre aux clientes et aux clients dans la langue de leur choix.

 

Le nouveau Système de gestion des services aux citoyens est doté d’une capacité multilingue. Il est conçu à l’origine pour offrir des interfaces entièrement bilingues aux citoyens, telles que la signalisation des demandes, les comptes rendus de situation, les demandes de renseignements et les applications de services mobiles. De plus, l’agent d’interface bilingue permettra aux employés de travailler dans la langue de leur choix, une fonctionnalité qu’il n’est pas encore possible d’utiliser. Le système pourra également être configuré afin d’inclure d’autres langues d’ici quelques années.

 

1.3 Élections municipales

 

Lors des élections municipales du 25 octobre 2010, des efforts sans précédents ont été déployés par la Ville dans le but d’assurer des services dans les deux langues officielles dans l’ensemble des bureaux de vote.

 

Le Service du greffe a obtenu l’aide des associations francophones afin d’identifier des personnes bilingues pour travailler aux élections. Grâce à cette initiative, on a pu recruter 591 personnes additionnelles pouvant s’exprimer en français. Résultat : en 2010, 372 des 394 bureaux de vote (94,4 %) comptaient du personnel francophone, comparativement à 81 % lors des élections de 2006.

 

De plus, pour la première fois, la liste des électrices et des électeurs a été publiée à l’aide d’un gabarit bilingue.

 


1.4 Services de garde en français

 

En 2007, suite aux travaux d’un groupe de travail qui comprenait le Regroupement des services de garde en français, la Ville s’est dotée d’un plan de rattrapage concernant ses services de garde.

 

Le but de ce plan était de s’assurer que la Ville consacrerait, à compter de 2009, une part équitable de ses budgets à des services offerts en français. En vertu de ce plan, la part du budget municipal pour les services de garde consacrée aux services de garde en français a augmenté de 11 % en 2007 à plus de 15 % en 2010. Il est maintenant assuré que, pour les années à venir, ce financement sera proportionnel au poids démographique des enfants francophones âgés de zéro à dix ans.

 

L’amélioration des services de garde en français constitue une initiative unique au sein de la Ville. C’est seulement en matière de services de garde que la Ville a mis en œuvre des mesures de rattrapage concrètes afin de permettre une offre comparable de services en anglais et en français. L’augmentation du nombre de places offertes aux enfants francophones a non seulement permis d’améliorer l’accès, mais a également aidé à répondre aux demandes toujours plus grandes pour ses services depuis les dernières années.

 

 

1.5 Initiatives en matière de santé publique

 

En 2010, plusieurs initiatives ont confirmé l’engagement de Santé publique Ottawa à augmenter l’offre de services en français.

 

D’abord, lors du recrutement des membres du nouveau Conseil de santé d’Ottawa, le bilinguisme a été considéré un atout. D’ailleurs, les travaux de ce Conseil seront régis par la Politique de bilinguisme de la Ville, comme s’il s’agissait d’un service municipal à part entière.

 

Les membres du personnel de Santé publique Ottawa sont proactifs en matière de langue et démontrent un souci constant de bien répondre aux besoins de la communauté francophone. Cela vaut lors de l’élaboration de programmes spécifiques ou encore lorsqu’il s’avère avantageux d’adapter des programmes déjà existants.

 

Santé Publique Ottawa peut également se vanter d’avoir fait école en créant un comité de travail réunissant des membres de son personnel responsables de concevoir et d’exécuter des programmes en français. Il s’agit là d’une pratique exemplaire qui a porté fruit et qui continue de le faire.

 


Plus précisément en 2010, Santé publique Ottawa :

 

·         a amélioré le contenu des sessions d’orientation à l’intention des nouveaux membres de son personnel afin d’y inclure des renseignements sur l’offre active de services en français;

·         a amélioré les services dans les deux langues lors des cliniques de vaccination;

·         a sensibilisé les membres de son personnel en publiant un article au sujet de la Politique de bilinguisme dans son bulletin à l’intention des employés, Synergie/Synergy.

 

Finalement, Santé publique Ottawa est à préparer des suivis à l’analyse des besoins en santé des minorités ethnoculturelles francophones. Cette analyse a été réalisée grâce à l’appui de Patrimoine canadien.

 

1.6 Activités récréatives en français

 

Au cours des dernières années, et plus précisément depuis 2005, la communauté francophone s’est mobilisée afin d’obtenir plus de services de loisir en français.

 

Le Service des parcs, des loisirs et de la culture a répondu à cette demande et, comme l’illustre le tableau qui suit, a multiplié les efforts en ce sens. Les résultats sont probants : au cours de la dernière année, le nombre d’activités en français a augmenté de 10,8 %, tandis que les inscriptions à ces mêmes activités ont augmenté de 18,1 % et les revenus de 27,3 %.

 

Tableau 2 – Activités de loisir en français, de 2005 à 2010

 

2005-2006

2006-2007

2007-2008

2008-2009

2009-2010

Augmentation de 2005

à 2010

Nombre de programmes offerts

789

860

891

1 438

1 593

804

Pourcentage d’augmentation par année

- -

9,0

3,6

61,4

10,8

101,9

Nombre d’inscriptions

3 664

4 064

4 707

6 067

7 168

3 504

Pourcentage d’augmentation par année

- -

10,9

15,8

28,9

18,1

95,6

Revenus d’inscriptions

255 557

341 537

420 120

533 120

678 653

423 096

Pourcentage d’augmentation par année

- -

33,6

23,0

26,9

27,3

165,6

Pourcentage des services

offerts en français

4,4

4,1

4,4

6,2

6,4

2,0

Pourcentage d’augmentation par année

- -

(-0,3)

0,3

1,8

0,2

2,0

Malgré ces progrès, seulement 6,4 % des activités récréatives offertes par la Ville en 2009-2010 l’était en français, alors que les francophones représentent près de 18 % de la population. Il est à noter que le rythme de croissance des activités offertes en français semble s’atténuer, l’augmentation n’ayant été que de 0,2 % de 2008-2009 à 2009-2010. Ce dossier continue donc d’être une priorité pour le Service des parcs, des loisirs et de la culture.

 

Par ailleurs, à la fin de 2009, la Ville a adopté un plan directeur pour la planification et la prestation des activités récréatives au cours des 10 à 20 prochaines années. Ce plan reconnaît la communauté francophone comme l’une des clientèles cibles devant être mieux desservies par la Ville.

 

En 2010, la Ville a terminé la deuxième étape de son plan, soit l’élaboration de la feuille de route des parcs et des loisirs. Cette feuille de route, qui fait office de plan de mise en œuvre, prévoit notamment la diffusion de rapports variés en 2011 portant sur les loisirs sociaux, le financement, l’encadrement des bénévoles et la mise à niveau des infrastructures en 2011.

 

Toujours au cours de la dernière année, le Comité de services récréatifs en français a poursuivi ses travaux. Ce comité constitue un bel exemple d’une pratique de gestion adaptée qui a déjà permis l’atteinte de résultats significatifs.

 

Finalement, il est à noter que le ministère du Patrimoine canadien a contribué financièrement à plusieurs initiatives menées par la Ville dans le but de mieux servir la communauté francophone en matière de services récréatifs.

 

1.7 Arts et culture

 

Depuis 2009, la gestion des activités artistiques, culturelles et patrimoniales relève du Service des parcs, des loisirs et de la culture.

 

En 2010, la Ville a chargé un groupe de travail de revoir sa politique culturelle et artistique. Cette démarche se poursuit en 2011, notamment par des consultations communautaires. Notons que plusieurs personnalités francophones siègent au groupe de travail.

 

Inauguré à l’été 2009, le Centre des Arts Shenkman (CAS) a véritablement pris son envol en 2010. Situé dans le secteur Orléans, le CAS est le seul établissement d'art multidisciplinaire d'Ottawa qui offre des services et des programmes dans les deux langues.

 

La programmation du CAS repose principalement sur une saison de spectacles et d’ateliers d’art. Grâce à plusieurs partenariats avec des organismes communautaires, le centre est en mesure d’offrir une plus grande variété de programmes et de services à la communauté francophone d’Orléans et des alentours. En effet, tous les partenaires du Centre, soit le Mouvement d’implication francophone d’Orléans (MIFO), l’École de poterie de Gloucester, l’École de théâtre OYP, l’École d’art d’Ottawa (campus d’Orléans) et le Conseil des arts AOE sont tenus, par entente avec la Ville, d’offrir des services en français.

 

Tableau 3 – Cours offerts en 2009-2010 au Centre des Arts Shenkman

 

Total

Anglais

Bilingues

Français

% des cours en français

Cours offerts par la Ville

66

53

s/o

13

19,7

Cours offerts

par les partenaires du Centre

231

195

15

21

9,0

Total

297

248

15

34

11,4

 

 

Tableau 4 – Inscriptions aux cours offerts en 2009-2010 au Centre des Arts Shenkman

 

Total

Anglais

Bilingues

Français

% des inscriptions en français

Cours offerts par la Ville

422

351

s/o

71

16,8

Cours offerts

par les partenaires du Centre

1 953

1 769

65

119

6,0

Total

2 375

2 120

65

190

8,0

 

On voit, dans les deux tableaux qui précédent, qu’un peu plus de 11 % des cours offerts au CAS l’ont été en français. En ce qui à trait aux inscriptions, 190 personnes sur 2 375 (8,0 %) se sont inscrites aux cours en français. Les partenaires du CAS ont également offert 15 cours bilingues.

 

De plus, 82 enfants se sont inscrits aux 15 camps de jour offerts en français à l’été 2010. Aucun camp d'été n’avait été offert en français en 2009.

 

Finalement, il est à noter que l’entente de collaboration entre la Ville d’Ottawa et Patrimoine canadien a permis la réalisation de plusieurs projets (soirée rencontre, vidéo promotionnelle, et autres) ayant pour but de faire connaître le CAS auprès de la communauté francophone et de fidéliser cette clientèle.

 

1.8 Centre intégré de répartition des ambulances

 

En 2010, la Ville inaugurait le nouveau Centre intégré de répartition des ambulances afin d’être en mesure de mieux réagir aux urgences médicales. Ce centre, placé sous la responsabilité du Service paramédic d’Ottawa, fonctionne en tout temps en français et en anglais, suite à une campagne intensive de recrutement de personnel bilingue.

 

1.9 Système automatisé d’annonces des arrêts (SAAA)

 

En 2010, OC Transpo inaugurait un système automatisé d’annonces bilingues des arrêts à bord de ses autobus. Depuis la mise en œuvre de ce service, la Ville a reçu un grand nombre de commentaires positifs de la part du public. Les résidentes et les résidents ont également formulé des suggestions d’amélioration du système. Ce nouveau système fait partie de la vision à long terme de la Ville visant à construire un réseau de transport en commun novateur de calibre mondial. Le SAAA fournit de l'information sur les prochains arrêts aux usagers des autobus d'OC Transpo. L'information, donnée sous forme de messages vocaux préenregistrés dans les deux langues officielles, est annoncée publiquement au moyen de haut-parleurs et d'affichage sur des écrans électroniques. Avant que le système ne soit installé l’automne dernier, l’annonce des arrêts principaux était fait manuellement par les chauffeurs, ce qui entraînait une certaine variation de la qualité et de l’uniformité du service.

 

Selon les directives du Conseil, le SAAA a été installé dans les autobus à l’échelle de la ville en septembre 2010. Ce nouveau système automatisé améliore l’accessibilité, ainsi que le confort et la facilité de déplacement des usagers en assurant l’annonce automatique de tous les arrêts d’autobus en anglais et en français.  En plus d’offrir des renseignements en formats accessibles aux personnes ayant des incapacités visuelles et auditives et à tous les usagers d'OC Transpo, le système permet aux chauffeurs d’autobus de demeurer concentrer sur la route et améliore l’efficacité des opérations en général.

 

1.10 Distributrices « Payez et afficher »

 

L’installation, au cours de 2010, de plus de 600 nouvelles distributrices de stationnement « Payez et affichez » a été réalisée par la Direction des travaux publics. Ces appareils permettent aux clientes et aux clients d’effectuer leur transaction dans la langue officielle de leur choix.

 

La Ville a également produit une vidéo en français pour initier la population à l’utilisation de ces appareils.

 

Par ailleurs, toujours au cours de la dernière année, la Direction des travaux publics a doublé le nombre de communications bilingues à son personnel.

 

1.11 Campagne des bacs verts

 

La campagne de sensibilisation à l’utilisation des bacs verts pour le compostage a été menée simultanément dans les deux langues par la Direction des services environnementaux. Cette campagne mettait en vedette des élèves de l’école d’immersion française Vincent-Massey.

1.12 Ententes contractuelles

 

En 2010, la Direction de l’approvisionnement a pris plusieurs mesures visant à favoriser la prestation des services dans les deux langues. Par exemple, on a conçu des libellés et des clauses types à inclure dans les divers contrats et ententes négociés par la Ville. Un paragraphe a aussi été ajouté aux conditions générales de la Ville. Le but visé est de conscientiser les fournisseurs de la Ville à la responsabilité partagée d’offrir des services en français.

 

Conséquemment, les membres du personnel de cette direction sont davantage conscients des responsabilités de la Ville en matière de langue de service.

 

1.13 Portrait de la diversité : les Francophones

 

En 2010, la Ville a publié une série de documents intitulée « Optique d’équité et d’inclusion ». Ce projet du Service des ressources humaines, en collaboration avec L’Initiative une ville pour toutes les femmes (IVTF), visait à mieux faire connaître les diverses communautés qui composent notre ville pour qu’elles soient prises en compte dans tous les exercices de planification de la Ville. Un des cahiers de la série s’intitule « Portrait de la diversité : les Francophones » et est disponible en ligne à l’adresse suivante : www.cawi-ivtf.org/pdf/FR/EI_lens/DS-francophone.pdf.

 

2. Plans d’excellence du service

 

En adoptant la Politique de bilinguisme et le Règlement 2001-170, le Conseil municipal a également adopté de nombreuses mesures lui permettant de donner suite à l’engagement qu’il venait de prendre. Deux de celles-ci sont d’une importance capitale et sont gages de succès pour le Conseil et l’administration de la Ville :

·         la conception et l’exécution de plans annuels de travail visant l’amélioration des services en français (Politique de bilinguisme, article R.1.6);

·         la désignation de postes devant être détenus par des personnes bilingues (Politique de bilinguisme, articles R.4 et R.6) et dont il sera question dans la prochaine section du présent rapport.

 

Depuis 2009, avec l’appui de la Direction du développement et du rendement organisationnels, les directions de la Ville travaillent à l’élaboration et à la mise en œuvre de plans visant l’excellence dans la prestation de services. Conformément aux dispositions de la Politique de bilinguisme, chacun de ces plans sectoriels propose également des objectifs et des résultats quant à l’amélioration des services en français.

 

De plus en plus, les directions prennent en compte leurs responsabilités et leurs obligations respectives et partagées à l’égard de la prestation de services en français et à l’évaluation de leur rendement.

 

Tous les plans reposent sur les trois mêmes axes :

·         satisfaction de la clientèle;

·         engagement du personnel;

·         rendement opérationnel.

 

Ce sont ces axes qui servent à orienter et à encadrer les actions visant à mettre en œuvre la Politique de bilinguisme et à améliorer les services en français.

 

On trouvera, dans l’Annexe 1 joint à ce rapport, une synthèse des mesures proposées par chacune des directions. La teneur de ces mesures démontre que les directions évoluent en matière de bilinguisme. Alors que certains services proposent des activités plutôt élémentaires, d’autres y vont de propositions novatrices et plus engageantes. Finalement, toutes ces activités réaffirment une volonté de mieux répondre aux besoins et aux attentes de la clientèle et du personnel francophones.

 

La conception et la mise en œuvre des plans d’excellence du service, incluant les sections portant sur les services en français, ne pourront se faire en vase clos. Chacune des directions devra compter sur l’appui d’une ou de plusieurs des autres directions pour bien remplir son mandat. À cette fin, on est à mettre en place des ententes de service entre les directions, notamment celles à vocation de soutien (technologies de l’information, ressources humaines, communications et autres) et celles axées en priorité sur les services à la clientèle (santé, loisirs, services d’urgence et autres).

 

La Direction des services en français continuera d’appuyer les initiatives des autres directions en offrant expertise et services linguistiques. Par exemple, en 2010, la DSF a rédigé quatre documents portant sur des constats clés par rapport à la situation de la communauté francophone qu’elle a mis à la disposition des directions dans le but de les appuyer dans la conception de leur plan :

·         la dispersion géographique des francophones évolue rapidement depuis quelques années; on estime que plus de 23 000 francophones vivent à l’ouest de l’avenue Bronson, où ils étaient traditionnellement peu nombreux; les écoles de langue française dans le Sud et l’Ouest de la ville ne suffisent pas à la demande;

·         la composition de la communauté francophone évolue rapidement; on y retrouve une forte proportion d’immigrantes et d’immigrants;

·         la population francophone est vieillissante; ceci aura un impact sur la conception et la livraison des services municipaux;

·         le grand nombre de retraites prévues au cours des prochaines années pourrait avoir une incidence sur la capacité de la Ville à offrir des services dans les deux langues officielles à ses résidents.

 

Mesures prévues en 2011

 

 

En offrant son expertise et des outils de travail, la Direction des services en français continuera d’appuyer chacune des directions de la Ville dans l’élaboration de ces plans de travail.

 

Un rapport de suivi quant aux progrès accomplis en matière de services en français sera publié à l’automne 2012 par la DSF, en collaboration avec la DRO.

 

 

 

 

3. Désignation de postes bilingues

 

La désignation de postes bilingues est un important mécanisme mis à la disposition des gestionnaires afin de renforcer la mise en œuvre de la Politique de bilinguisme. (Un autre mécanisme est la conception et la mise en œuvre de plans de travail pour améliorer les services en français, ce dont il est question dans la section précédente.)

 

Depuis le 1er juillet 2008, la Ville a mis en place un processus appelé la « désignation continue ». Cette approche fait suite au Projet de désignation, mené de 2004 à 2008 par la Direction des services en français, en collaboration avec les Ressources humaines. L’ensemble des quelque 14 000 postes à la Ville avait alors été examiné afin de déterminer lesquels devraient comporter une exigence quant à l’utilisation des deux langues officielles.

 

La responsabilité de désigner ou non des postes incombe aux gestionnaires chargés de l’embauche et est fondée sur les besoins opérationnels et de prestation de services. De cette façon, la Ville établit clairement que la mise en œuvre de la Politique de bilinguisme et la prestation de services adéquats dans les deux langues relèvent de chaque gestionnaire responsable de recruter du personnel pour une unité de travail. Dans l’exécution de cette responsabilité, ces gestionnaires sont appuyés par les Ressources humaines et par la Direction des services en français.

 

La désignation de postes tient compte de plusieurs facteurs, dont :

·         le mandat et les fonctions de l’unité de travail;

·         les plans stratégiques et les cibles d’amélioration des services;

·         la qualité et l’accessibilité des services en français déjà en place;

·         les besoins langagiers de la clientèle desservie;

·         les modes d’interaction avec la clientèle;

·         le fonctionnement général de l’unité, par exemple le besoin de remplacer du personnel bilingue en congé ou absent.

 

Au 31 décembre 2010, on dénombrait 14 372 postes prévus au budget de la Ville d’Ottawa. De ce nombre, 2 651 étaient désignés, soit 18,5 %.

 

Nota : Ces chiffres excluent les représentantes et les représentants élus, la Bibliothèque publique d’Ottawa, le Service de police d’Ottawa, le Comité de dérogation et le Bureau du vérificateur général.

 


Tableau 5 - Postes désignés bilingues au 31 décembre 2010

Directions et services municipaux

Nombre total de postes

Désignation régulière

% de désignation régulière

Désignation à l’embauche

% de désignation à l’embauche

Nombre total de postes désignés

% total de postes désignés

Bureau du directeur municipal

Directeur municipal

1

0

0 %

1

100 %

1

100 %

Bureau du greffier municipal

205

45

21,9 %

42

20,5 %

87

42,4 %

Service des finances

466

10

2,1 %

26

5,6 %

36

7,7 %

Bur. des partenariats et du dév. en immobilier

44

3

6, 8 %

1

2,3 %

4

9,1 %

Direction des services en français

10

0

0 %

10

100 %

10

100 %

Dir. de la coord. des pol. et du rayonnement

8

4

50 %

0

0 %

4

50 %

Sous-total

734

62

8,4 %

80

1,1 %

142

19,4 %

Portefeuille des opérations municipales

Bureau du directeur municipal adjoint

7

0

0 %

1

14,3 %

1

14,3 %

Services sociaux et communautaires

1 629

76

4,7 %

349

21,4 %

425

26,1 %

Serv. des travaux publics

2 813

63

2,2 %

7

0,2 %

70

2,5 %

Service de technologie de l’information

339

13

3,8 %

1

0,3 %

14

4,1 %

Service des parcs, des loisirs et de la culture

1 455

86

5,9 %

231

15,9 %

317

21,8 %

Service des ressources humaines

129

30

23,2 %

7

5,4 %

37

28,7 %

Direction des communications

52

19

36,5 %

3

5,8 %

22

42,3 %

Service de Santé publique Ottawa

529

74

14 %

162

30,6 %

236

44,6 %

Serv. de protec. et d’urgence

1 807

197

10,9 %

335

18,5 %

532

29,4 %

Serv. du dév. et du rendement organisationnels

138

15

10,9 %

71

51,4 %

86

62,3 %

Sous-total

8 898

573

6,4 %

1167

13,1 %

1740

19,6 %

Portefeuille des services d’infrastructure et de la viabilité des collectivités

Bureau de la directrice municipale adjointe

10

3

30 %

1

10 %

4

40 %

Service de viabilité des collectivités

32

7

21,9 %

3

9,4 %

10

31,3 %

Services environnementaux

819

36

4,4 %

15

1,8 %

51

6,2 %

Services d’infrastructure

351

12

3,4 %

1

0,3 %

13

3,7 %

Serv. de l’urbanisme et de la gestion de la croissance

459

86

18,7 %

4

0,9 %

90

19,6 %

Bureau de mise en œuvre du réseau ferroviaire

28

14

50 %

1

3,6 %

15

53,6 %

Service du transport en commun

3 041

62

2 %

524

 17,2 %

586

19,3 %

Sous-total

4 740

220

4,6 %

549

11,6 %

769

16,2 %

Total

14 372

855

5,9 %

1 796

12,5 %

2 651

18,5 %

 

3.1 Postes cadres désignés bilingues

 

En adoptant la Politique de bilinguisme, le Conseil municipal a statué que les cadres de direction de niveau 1 à 3 appelés à agir comme porte-parole de la Ville et devant également exercer un leadership en matière de bilinguisme, devaient être désignés bilingues.

 

Conformément à cette directive, tous les postes de niveau 1 à 3 sont désignés à l’embauche[8]. Depuis le 31 décembre 2009, toute personne étant pressentie à un poste de niveau 1 à 3 doit répondre aux exigences linguistiques au moment de son embauche. Toute exception à cette règle doit faire l’objet d’une exemption par le Conseil municipal. La personne faisant l’objet d’une telle exception est tenue de suivre des cours de langue seconde. Cette exigence est inscrite dans sa lettre d’offre et sa participation à la formation linguistique est l’un des critères d’évaluation.

 

Le sommaire ci-dessous présente la répartition des 22 cadres de niveau 1 à 3 occupant les postes désignés par la politique au 31 décembre 2010 :

·         neuf satisfaisaient aux exigences linguistiques de leur poste;

·         dix ont pris part à de la formation linguistique en français (pour de plus amples renseignements, voir la section suivante sur la formation linguistique);

·         trois titulaires ne répondaient pas aux exigences linguistiques de leur poste, mais étaient exemptés de suivre de la formation linguistique parce qu’ils occupent leur poste de façon intérimaire ou qu’ils sont à moins de trois ans de la retraite.

 

Il est à noter qu’avant la réorganisation de 2008-2009, la Ville d’Ottawa comptait environ 35 postes de cadres de direction, tous désignés bilingues selon la Politique de bilinguisme. En 2010, à la recommandation du directeur municipal, le Comité de la haute direction a approuvé la désignation à l’embauche de 18 postes de niveau 4.

 

3.2 Autres postes désignés bilingues

 

Les postes de niveau 4 et moins font également l’objet de la désignation continue depuis le 1er juillet 2008.

 

Depuis cette date, le Service des ressources humaines, en collaboration avec la Direction des services en français, a cherché à améliorer les mécanismes de consultation et de rétroaction avec les gestionnaires à l’embauche en ce qui a trait aux postes désignés bilingues.

 

Par exemple, on a voulu préciser les critères de désignation et les niveaux linguistiques de certains postes ou de certains groupes d’employées et d’employés, dont les pompières et pompiers, les paramédics, les chauffeuses et chauffeurs d’autobus et les préposées et préposés aux services à la clientèle. Dans le cas des chauffeuses et chauffeurs d’autobus, une entente est intervenue en 2010 entre OC Transpo et la DSF. Tout en réduisant les exigences linguistiques pour les employées et employés occupant un poste désigné, cette entente prévoit que le service s’engage à embaucher en priorité des personnes bilingues. Dans le cas des services à la clientèle, quelques employés se sont portés volontaires et ont été évalués afin d’établir avec plus de précision les compétences linguistiques requises pour ces postes.

 

Le Service des ressources humaines et la DSF ont également travaillé à améliorer les campagnes de recrutement menées par la Ville, ainsi que les procédures de dotation des postes désignés.

 

Depuis le 1er juillet 2008, la Ville procède systématiquement à l’évaluation des compétences linguistiques des candidates et des candidats (internes ou externes) qui postulent pour un poste désigné bilingue.

 

Toutes les évaluations sont faites au moyen de tests appropriés, conçus et administrés par un fournisseur de services sous contrat. Les résultats de ces tests sont consignés dans la base de données de la Ville.

 

Les employés qui étaient titulaires de postes désignés bilingues au 30 juin 2008 ont bénéficié d’une clause grand-père.

 

Depuis, les gestionnaires sont à déterminer lesquels de leurs employés occupant un poste désigné bilingue maîtrisent bien la langue et lesquels doivent être évalués. À ce jour, le Service des ressources humaines a consigné des données au sujet de 920 employés. De ce nombre, 622 ont été jugés par les gestionnaires comme ayant une maîtrise des deux langues officielles ou répondaient, selon l’évaluation faite, aux exigences linguistiques.

 

Les candidats aux postes désignés à l’embauche sont évalués et doivent répondre aux exigences linguistiques au moment de l’embauche. Les candidats à un poste désigné bilingue qui ne sont pas désignés à l’embauche sont évalués au moment de l’embauche et, s’ils ne satisfont pas aux exigences linguistiques, doivent suivre une formation linguistique.

 

De 2008 à 2010, la Ville a évalué les compétences linguistiques de 1 102 candidates ou candidats postulant pour un poste désigné ou d’employés ayant bénéficié de la clause grand-père qui en ont fait la demande.

 

 

Tableau 6 - Nombre d’évaluation des compétences linguistiques effectuées pour des postes désignés bilingues, de 2008 à 2010

 2008

187

 2009

283

 2010

632

 Total

1 102

 

Ce tableau révèle que l’administration de tests linguistiques a augmenté de façon importante en 2010.

 

Mesures prévues en 2011

 

Le Service des ressources humaines :

·         terminera l’évaluation des compétences linguistiques des titulaires occupant un poste bilingue depuis le 1er juillet 2008 afin d’évaluer dans quelle mesure ils répondent aux exigences de leur poste;

·         verra à consigner ces données dans la base de données de la Ville;

·         continuera de faciliter l’accès à la formation linguistique pour les titulaires de postes bilingues qui ne répondent pas aux exigences de leur poste et qui souhaitent améliorer leurs compétences langagières;

·         continuera d’évaluer la compétence linguistique de l’ensemble des candidates et candidats pressentis pour un poste désigné bilingue.

 

4. Formation linguistique et professionnelle

 

Le programme de formation linguistique de la Ville ainsi que le programme de perfectionnement professionnel relèvent du Centre d’apprentissage.

 

4.1 Formation linguistique des cadres de direction

 

Les cadres qui occupent un poste supérieur - de niveau 1 à 3 - désigné bilingue à l’embauche par la Politique de bilinguisme et qui ne répondent pas aux exigences linguistiques de leur poste doivent suivre de la formation linguistique.

 

En 2010, 10 cadres de direction de niveau 1 à 3 devaient suivre de la formation. La moyenne d’heures consacrées à la formation en 2010 est de 37 heures, comparativement à 16 heures en 2009.

 

Les cadres de direction de niveau 1 à 3 peuvent choisir parmi plusieurs options : formation individuelle, semi privée, en groupe, séances de formation intensive d’une journée et immersion. Une formule de formation par téléphone a été mise à l’essai en 2010 avec un cadre de direction. Afin d’optimiser l’apprentissage, le contenu des cours est adapté aux besoins et aux réalités professionnelles de chaque individu et les séances sont planifiées de sorte à tenir compte des responsabilités qui incombent aux cadres de direction.

 

Mesures prévues en 2011

 

·         Le directeur municipal rappellera aux directeurs municipaux adjoints l’exigence selon laquelle ils se doivent de participer à un programme de formation linguistique et d’être évalués de façon annuelle.

·         Les directeurs municipaux adjoints rappelleront aux directeurs généraux et aux directeurs l’exigence selon laquelle ils se doivent de participer à un programme de formation linguistique et d’être évalués de façon annuelle.

·         Le Service des ressources humaines continuera à émettre des recommandations quant au nombre minimum d’heures de formation linguistique par année et à faire connaître les nombreuses options de formation disponibles, y compris celles visant le maintien des acquis des gestionnaires ayant déjà atteint les niveaux requis.

 

4.2 Formation linguistique des autres employées et employés

 

Chaque année, la Ville offre trois sessions de formation en langue seconde aux membres de son personnel : de janvier à mars, d’avril à juin et de septembre à décembre. Chacune de ces sessions comporte 12 semaines de formation en groupe et 8 semaines d’apprentissage autodirigé.

 

En 2010, le nombre d’inscriptions a augmenté de 26 % pour un total de 967 inscriptions.

 

Tableau 7 - Inscriptions par session et par langue seconde en 2010[9]

 

Français

Anglais

Total

Janvier à mars

248

25

273

Avril à juin

307

48

355

Septembre à décembre

306

33

339

Total

861

106

967

 

Le tableau ci-dessus révèle que tout près de 11 % des participantes et des participants cherchaient à améliorer leur anglais.

 

En 2010, le Centre d’apprentissage, par le biais de son Programme de formation linguistique, a offert un nombre record de sessions de formation en langue seconde à des personnes appartenant à un même groupe de travail. Une telle approche permet de répondre aux besoins des apprenantes et des apprenants en leur offrant une formation « sur mesure ». À titre d’exemple, un module de formation linguistique adaptée aux besoins particuliers des chauffeuses et chauffeurs d’autobus a été rédigé en 2009 grâce à l’appui financier du ministère du Patrimoine canadien et a été offert de nouveau en 2010. Ce type de formation est offert en milieu de travail et est planifié en vue de répondre aux besoins opérationnels de l’unité de travail.

 

Tableau 8 - Inscriptions à la formation linguistique pour certains groupes en 2010

 

Français

Anglais

Total

Chauffeuses et chauffeurs d’autobus

37

9

46

Personnel de bureau, Service du transport en commun

41

0

41

Centre des Arts Shenkman

19

0

19

Centre de soins de longue durée Gary-J.-Armstrong

33

4

37

Centre de soins de longue durée Champlain

0

33

33

Centre de soins de longue durée Peter-D.-Clark

0

1

1

Musée de Cumberland

8

0

8

Total

138

47

185

 

Il est à noter qu’un peu plus du quart des participantes et participants à ces séances cherchaient à améliorer leurs compétences en anglais.

 

En 2010, le taux de succès des apprenantes et apprenants est comparable à celui des années passées.

 

Tableau 9 - Taux de succès par langue et par méthode d’apprentissage en 2010

 

Français

Anglais

Formation en groupe

73 %

21 %

Formation autodirigée

49 %

27 %

 

Le taux de satisfaction des apprenantes et apprenants inscrits à la formation en langue seconde est très élevé, se situant à environ 93 %. Pas surprenant alors de lire les commentaires enthousiastes de ces derniers :

 

À chaque session, ça devient de plus en plus facile de comprendre

cette (deuxième) langue et de l’utiliser dans mon travail au quotidien.

 

J’ai acquis suffisamment de confiance pour parler en français

à mes collègues de la CCN et de la Ville de Gatineau.

 

C’est très valorisant de comprendre de mieux en mieux.

J’ai hâte de reprendre mes cours de français!

 

Grâce à l’appui de Patrimoine canadien, le Service des ressources humaines a procédé à la mise à niveau de son système d’évaluation des compétences orales en adoptant un format numérique. Ce nouveau système élimine le recours aux multiples cassettes et aux magnétophones.

 

Mesures prévues en 2011

 

 

·         La Direction des services en français rencontrera le Service des ressources humaines afin d’explorer diverses façons d’enrichir la composante culturelle du Programme de formation linguistique de la Ville.

·         Le Centre d’apprentissage et la Direction des services en français collaboreront à un projet financé par Patrimoine canadien afin de déterminer la faisabilité d’adapter les outils de formation en ligne développés par l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC) aux besoins des employés de la Ville.

 

4.3 Formation professionnelle offerte en français

 

En 2010, le Centre d’apprentissage de la Ville a prévu la tenue de 34 cours de formation professionnelle en français. À la suite des inscriptions reçues, 14 ateliers en français ont été offerts à un total de 100 participantes et participants. Cela représente une augmentation de 18 % par rapport à 2009.

 

Les sujets abordés au cours de l’année incluaient :

·         service à la clientèle - créer une culture d’excellence du service;

·         service à la clientèle - assurer l’excellence du service;

·         communiquer avec efficacité;

·         principes de résolution de conflits;

·         prendre des décisions efficaces;

·         réunions de travail efficaces;

·         séance d’information sur l’OMERS (le régime de retraite de la Ville);

·         planification de la retraite;

·         gestion des équipes efficaces.

 

Mesures prévues en 2011

 

·         Le Centre d’apprentissage collaborera avec la Direction des services en français afin d’identifier des moyens de joindre la clientèle cible et de mieux faire connaître les ateliers de formation offerts.

·         La Direction des services en français rencontrera le Centre d’apprentissage afin d’obtenir un aperçu des processus et des paramètres liés à la planification et à la tenue d’ateliers de formation professionnelle et d’explorer des façons d’améliorer le fonctionnement.

 

5. Le CCSF et la DSF : deux joueurs clés pour les services en français

 

Divers mécanismes sont en place pour soutenir à la fois les élues et élus et les directions dans la conception, la planification et la prestation de services en français. Parmi ceux-ci, on note deux entités clés : le Comité consultatif sur les services en français et la Direction des services en français.

 

5.1. Comité consultatif sur les services en français

 

Formé de résidents bénévoles, et comptant un nombre égal de représentants francophones et anglophones, le CCSF a pour mandat de conseiller le Conseil municipal de la Ville quant à la mise en œuvre de la Politique de bilinguisme et la prestation de services de qualité en français. Voici un résumé des actions menées par le CCSF au cours de 2010.

 

Le CCSF a présenté un mémoire au groupe de travail responsable de revoir la stratégie économique de la Ville. Dans ce mémoire, le CCSF présentait plusieurs exemples démontrant la rentabilité du bilinguisme pour notre ville.

 

Toutes les directions de la Ville ont eu à préparer des plans pour améliorer les services qu’elles offrent. Le CCSF s’est penché sur ces plans afin d’offrir des suggestions concernant la prestation des services dans les deux langues de la Ville.

 

Au cours de 2009 et de 2010, le CCSF s’est attardé au dossier du transport en commun. Il s’est particulièrement intéressé au système automatisé d’annonces à bord des autobus et à l’embauche de chauffeuses et chauffeurs bilingues. Sur ce dernier point, le CCSF a recommandé qu’à compétences égales, la Ville recrute prioritairement des personnes bilingues.

 

Toujours au cours de 2009 et de 2010, le Comité consultatif sur les services en français a offert quelques recommandations quant à la création d’un Conseil de santé publique. Le CCSF a proposé que ce Conseil soit régi par la Politique de bilinguisme de la Ville et que cette même politique continue de s’appliquer à Santé publique Ottawa. De plus, le CCSF a demandé que la communauté francophone soit représentée au nouveau Conseil et que le bilinguisme soit considéré comme un atout au moment du recrutement des membres.

 

Le parc Lansdowne sera le lieu d’un réaménagement. Le CCSF a fait la requête que tous les services au public (sécurité, stationnement, commerces au détail et autres) soient bilingues. Dans le cas des commerces, le Comité propose de normes de base, dont l’affichage bilingue dans les magasins et des menus bilingues dans les restaurants. Le Comité recommande également que la communauté francophone soit représentée d’office au sein de l’organisme qui assurera la gouvernance et la gestion du site.

 

Le Comité s’est intéressé au déroulement des élections municipales d’octobre 2010 en recommandant que du personnel bilingue soit présent dans tous les bureaux de vote.

 

À l’été 2009, le CCSF a déposé un mémoire en réponse aux livres blancs sur la planification à long terme des activités récréatives. En 2010, le comité a continué de suivre ce dossier en recommandant que le plan directeur qui encadrera la prestation des services récréatifs pour les prochaines années prenne mieux en compte les besoins et les particularités de la communauté francophone. Le Comité a recommandé que des mesures formelles de rattrapage soient adoptées dans le but de servir équitablement les francophones et que des ressources financières adéquates soient consacrées à l’atteinte de cet objectif. Ce faisant, le CCSF réitère toute l’importance que revêtent les activités récréatives pour assurer la vitalité d’une communauté minoritaire.

 

Finalement, le CCSF a suivi avec intérêt les travaux du groupe de travail responsable de revoir la politique culturelle et artistique de la Ville. Encore ici, le comité veut faire valoir l’importance des activités artistiques et culturelles pour la communauté francophone.

 

Mesures prévues en 2011

 

Récemment, le Comité consultatif sur les services en français dévoilait ses priorités d’action pour 2011 :

·         reconnaissance par la Ville du besoin d’une stratégie de rattrapage en matière d’activités récréatives en français; maintien des initiatives heureuses mises en place par le Service des parcs, des loisirs et de la culture; fidélisation de la clientèle francophone par une promotion soutenue des activités de loisir en français;

·         développement économique et viabilité des collectivités;

·         logement social et réduction de la pauvreté;

·         suivis aux plans d’excellence du service développés par chacune des directions.

 

5.2 Direction des services en français (DSF)

 

La Direction des services en français, qui relève directement du directeur municipal, est un centre de ressources et d’expertise en matière de prestation de services en français.

 

Un exemple du rôle d’appui joué par la DSF en 2010 est sa contribution à la préparation des plans d’excellence du service par toutes les directions de la Ville. En proposant quatre constats clés au sujet de la communauté francophone, la DSF s’est assurée que les plans des directions prennent en compte la langue de service comme l’une des composantes essentielles d’une offre de services de qualité. (Voir le Document 1 pour une synthèse des mesures proposées par chacune des directions.)

 

La Direction des services en français a également contribué au dossier de la désignation continue des postes bilingues en mettant son expertise au service des gestionnaires responsables de l’embauche et du Service des ressources humaines.

 

La DSF a travaillé de près avec Santé publique Ottawa en vue de la création du Conseil de santé d’Ottawa.

 

La direction s’est également investie dans les questions de développement économique et de viabilité des collectivités.

 

Le Service de traduction de la Ville relève de la DSF. Ce service a traité 21 563 demandes au cours de 2010, pour un total de 6 035 677 mots traduits, soit l’équivalent d’environ 17 300 pages de texte.

 

Tableau 10 - Évolution de la demande en matière de traduction, de 2008 à 2010

 

2008

2009

2010

Nombre de textes traduits

15 033

19 504

21 563

Nombre de mots traduits

6 116 299

6 223 826

6 035 677

 

Le Service de traduction de la DSF a également prodigué 3 648 conseils linguistiques au cours de l’année, soit une moyenne d’environ 14,6 conseils par jour ouvrable. Une proportion importante de ces conseils a été offerte par le biais du service téléphonique Info-langue, disponible au poste 21000.

 

En 2010, des services d’interprétation simultanée ont été offerts lors des réunions du Conseil municipal et de certains comités permanents ou consultatifs.

 

Par ailleurs, la Politique de bilinguisme de la Ville mandate la Direction des services en français de donner suite aux plaintes qu’elle reçoit au sujet de l’absence ou de la qualité des services en français. Il faut garder à l’esprit que les plaintes traitées par la DSF ne présentent qu’un portrait partiel de la situation puisque le processus n’est pas centralisé. [10]

 

En 2010, la DSF a reçu 93 plaintes dont cinq ont été jugées irrecevables pour divers motifs.

 

Tableau 11 - Évolution du nombre de plaintes concernant les services en français, de 2008 à 2010

Année

2008

2009

2010

Nombre de plaintes

26

37

88

Augmentation par rapport à l’année précédente

- -

42 %

137 %

 

Des 88 plaintes retenues en 2010, 39 d’entre elles concernaient le nouveau Système automatisé d’annonce des arrêts (SAAA) qui vient d’être installé dans tous les autobus d’OC Transpo. Cette nouvelle technologie a permis de traiter des enjeux liés aux arrêts d’autobus et aux renseignements annoncés en anglais seulement, ce qui faisait l’objet de 36 de ces plaintes. Les 3 autres plaintes portaient sur un problème technique lié au SAAA, qui a été corrigé rapidement.

 

Le Service des parcs, des loisirs et de la culture, ainsi que la Direction des communications générales de la Ville, en particulier le site Internet de la Ville, ont aussi fait l’objet d’un certain nombre de plaintes.

 

De façon générale, les unités de travail qui offrent des services directes aux résidents ont reçu la majorité des plaintes.

 

En 2010, toutefois, il y a eu de multiples plaintes sur le même dossier – la nouvelle technologie des autobus. Il est important de noter que le parc de véhicules d’OC Transpo possède plus de 1 000 autobus ainsi que 3 trains qui desservent près de 370 000 usagers chaque jour.  Le nombre de plaintes concernant cet enjeu représente tout de même un petit pourcentage par rapport au nombre total de passagers.

 

Toute nouvelle technologie mise en place requiert une période d’ajustement.

 

 

Mesures prévues en 2011

 

·         Revoir les procédures de règlement des plaintes relatives aux services en français afin de le rendre plus transparent et plus rigoureux, y compris la centralisation de ce processus de façon à ce que toutes les plaintes au sujet des services en français soient traitées par la DSF.

·         Continuer à mettre en place des moyens pour faciliter un dialogue continu entre la Ville et la communauté francophone.

·         S’assurer que la prestation de services en français soit prise en considération en amont de toute décision touchant la prestation de services.

·         Continuer d’appuyer chacune des directions de la Ville dans l’élaboration de leur plan de travail en offrant expertise et outils de travail.

·         Poursuivre le transfert de Lexis, la base terminologique de la Ville, vers le logiciel MultiTrans.

 

6. Contribution financière du ministère du Patrimoine canadien

 

L’entente de collaboration intervenue en 2002 entre la Ville d’Ottawa et le ministère du Patrimoine canadien s’est poursuivie en 2009-2010 et se poursuivra encore en 2010-2011.

 

Le but de cette entente est l’amélioration des services en français offerts par la Ville d’Ottawa. Au fil des ans, cette entente a permis la réalisation de nombreux projets à effets structurants. Parmi ceux réalisés au cours de 2009-2010, on note :

·         l’exploration du concept de collectivité viable pour la communauté francophone d’Ottawa;

·         la tenue d’un colloque sur les besoins et particularités des personnes âgées francophones d’Ottawa; tenu en juin 2010, ce colloque était le fruit d’une collaboration entre la Régionale d’Ottawa de la Fédération des aînés et des retraités francophones de l’Ontario, le Centre Pauline-Charron, le Centre Séraphin-Marion et le Rendez-vous des aînés francophones d’Ottawa;

·         en mars 2010, la Ville d’Ottawa était l’hôte d’un symposium international intitulé « L'aménagement des langues dans les capitales et milieux urbains : pratiques et défis »; organisé par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa, en collaboration avec le Commissariat aux langues officielles et la Direction des services en français de la Ville d’Ottawa, ce symposium réunissait des représentantes et des représentants de plusieurs villes offrant des services en plusieurs langues dont Barcelone, Bienne, Bruxelles, Helsinki, Moncton et, bien sûr, Ottawa;

·         consultation de la population francophone en milieu rural et promotion du tourisme en français dans les régions rurales;

·         préparation et publication, sous le titre « Les services dans les deux langues… l’affaire de tout le monde » d’une trousse inventoriant les ressources communautaires en français à l’intention des sans-abri et des locataires à risque de le devenir.

 

Finalement, d’autres projets, dont il est fait mention ailleurs dans ce rapport, ont eux aussi reçu l’appui financier de Patrimoine canadien dans le cadre de l’entente de collaboration avec la Ville d’Ottawa. C’est le cas, notamment, du projet sur les besoins des communautés ethniques francophones en matière de santé, de certaines initiatives menées par le Centre des Arts Shenkman et d’un projet afin de déterminer la satisfaction des clients quant à prestation de services en français offerts par le biais de divers programmes de logement.

 

Dans l’ensemble, ces projets démontrent que la communauté francophone désire participer pleinement à son devenir et cherche à établir un dialogue franc et soutenu avec la Ville.

 

En 2010-2011, l’entente de collaboration avec Patrimoine canadien permettra de mettre à exécution plusieurs nouveaux projets, qui se retrouvent dans l’une des trois catégories suivantes :

 

·         l’amélioration continue de la prestation des services municipaux en français;

·         la viabilité des communautés de langue officielle;

·         la mise en valeur du bilinguisme dans la capitale nationale.

 

La Ville d’Ottawa tient à remercier Patrimoine canadien pour sa contribution à cette entente de collaboration.

 

Un rapport d’activités complet est disponible auprès de la Direction des services en français.

 

 

CONSÉQUENCES POUR L’ENVIRONNEMENT

 

Aucune conséquence pour l’environnement n’est associée à ce rapport.

 

 

RÉPERCUSSIONS RURALES

 

Aucune répercussion particulière sur les zones rurales n’est associée à ce rapport.

 

 

CONSULTATION

 

Aucune consultation publique n’a été entreprise dans le cadre de ce rapport. Des consultations ont été menées auprès du Service des ressources humaines et du Service du développement et du rendement organisationnels.

 

Le présent rapport a également été soumis aux membres du Comité consultatif sur les services en français. Les observations suivantes ont été formulées :

 

Les membres du Comité consultatif sur les services en français (CCSF) sont heureux de constater que certaines des initiatives auxquelles ils ont collaboré, au cours des derniers mois, ont porté fruit (élections municipales 2010, Conseil de santé et autres).

 

Le CCSF est également satisfait de constater que la Ville reconnaît la langue de service comme une dimension essentielle à l’expérience positive du client et qu’elle a intégré cette notion à l’exercice de planification visant l’excellence du service. Cependant, le Comité est déçu du peu de portée ou d’envergure d’un grand nombre des activités proposées dans les plans d’excellence des divers services. Le Comité est d’avis que plusieurs de celles-ci ont trait à des dispositions de la politique qui devraient déjà être bien établies. Le Comité espère voir des résultats concrets découlant d’actions tangibles afin d’améliorer l’offre de services en français, et ce, dès l’an prochain (Voir la rubrique « Consultations » du Document 1 pour la version intégrale des commentaires du CCSF au sujet des plans d’excellence du service.)

 

En matière de désignation des postes bilingues, le CCSF est déçu que, 10 ans après l’adoption de la Politique de bilinguisme, la Ville est toujours dans l’impossibilité de confirmer combien de ces postes sont occupés par des gens qui possèdent les compétences linguistiques requises. Le CCSF incite la haute gestion à compléter l’exercice d’évaluation des compétences linguistiques dans les meilleurs délais de sorte à avoir un portrait complet et précis de la situation.

 

En ce qui a trait à la formation linguistique, le CCSF est heureux de constater une augmentation du nombre d’heures consacrées par les cadres à la formation linguistique et salue les efforts afin de fournir des formations sur mesure, adaptées à certains groupes de travail. Ceci dit, les membres s’interrogent quant aux raisons qui expliquent les taux de réussite nettement plus bas des francophones qui apprennent l’anglais comme langue seconde et invitent le personnel à se pencher sur cette question.

 

Les membres du CCSF sont également préoccupés par l’augmentation notable du nombre de plaintes reçues en 2010 et encouragent la Ville à revoir ses procédures de règlement afin de s’assurer de leur efficacité.

 

Enfin, le CCSF remarque qu’un plateau semble avoir été atteint quant au nombre d’activités récréatives offertes en français. En effet, le pourcentage d’activités offertes est nettement inférieur au poids démographique des francophones. De plus, on déplore l’offre de cours dits « bilingues » par certains organismes, une pratique à proscrire puisque souvent assimilante. Le Comité souhaite, qu’à l’instar des démarches entreprises en matière de services de garde il y a de cela quelques années, la Ville reconnaisse la notion d’équité et adopte une stratégie de rattrapage en ce qui a trait aux services récréatifs. Ceci est d’autant plus important que le Service des parcs, des loisirs, et de la culture a amorcé, l’an dernier, un important exercice de réflexion qui lui permettra d’élaborer son Plan directeur.

 

En plus d’accorder une attention particulière au dossier des loisirs, le CCSF compte se pencher sur les dossiers du développement économique et du logement social au cours de l’année 2011. Le CCSF espère également que la Ville pourra continuer à compter sur l’appui du ministère du Patrimoine canadien qui accorde, depuis 2001, son soutien financier pour la mise en place d’initiatives visant à rehausser le caractère bilingue de la Ville d’Ottawa à titre de capitale nationale.

 

En conclusion, le CCSF encourage la haute direction à exercer un leadership fort et à ne pas sous-estimer le rôle important qu’ils jouent au quotidien dans la mise en œuvre de la Politique de bilinguisme, afin de permettre aux résidents d’Ottawa d’avoir accès à des services municipaux de qualité dans la langue officielle de leur choix.

 

 

RÉPERCUSSIONS JURIDIQUES

 

Aucune répercussion particulière sur le plan juridique n’est associée à ce rapport.

 

RÉPERCUSSIONS TOUCHANT LA GESTION DES RISQUES

 

Aucune répercussion particulière sur la gestion des risques n’est associée à ce rapport.

 

PLAN STRATÉGIQUE MUNICIPAL

 

Le rapport appuie les priorités suivantes du Plan stratégique municipal liées à la prestation de services et à la viabilité d’une ville active et saine :

  1. Continuer à améliorer la culture de service à la Ville, plus précisément afin de reconnaître et d’équilibrer les besoins de tous les résidents dans leur utilisation des services et des programmes municipaux et dans leur interaction avec le personnel, en anglais et en français, conformément à la politique actuelle.
  2. Assurer que les programmes culturels et récréatifs sont offerts selon toute une gamme de niveaux d’activités de façon à ce que chaque résident, et plus particulièrement chaque enfant, ait la possibilité d’y participer.

 

 

RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES

 

Les fonds nécessaires à la mise en œuvre des activités citées sont compris dans les budgets des services.

 

 

DOCUMENTS À l’APPUI

 

Document 1 : Sommaire des activités en matière de prestation de services en français inscrites aux plans d’excellence du service 2010

 

 

SUIVI

 

Le public pourra consulter ce rapport en format PDF et HTML sur notre site Web (ottawa.ca) ou en format imprimé en en faisant la demande à la Ville.


DOCUMENT 1

 

Activités en matière d’amélioration des services en français énoncées dans les plans d’excellence du service préparés par les services municipaux

 

Nota : Certains services n’ont indiqué que de nouvelles initiatives dans leur plan d’excellence du service, alors que d’autres ont également inclus des activités qui reflètent leur pratique actuelle.

 

Bureau du directeur municipal

 

Service des finances

 

Services en français

 

Bureau des partenariats et du développement en immobilier (BPDI)

 


Greffier municipal et chef du contentieux

 

Services d’infrastructure et Viabilité des collectivités

 

Service de la viabilité des collectivités

 

Services environnementaux

 

Services d’infrastructure

 

Services de l’urbanisme et de la gestion de la croissance

 

Service du transport en commun

 

Bureau de la mise en œuvre du réseau ferroviaire

 

Opérations municipales

 

Service de technologie de l’information

 

Service des parcs, des loisirs et de la culture

 

Service des ressources humaines

 


Service des communications générales

 

Santé publique Ottawa

 

Service de protection et d’urgence

 

Service des travaux publics

 

Service du développement et du rendement organisationnels

 

Services sociaux et communautaires

 

 

 

 

 



                [1] The “Inclusive Definition of Francophone (IDF)” includes people who have French as their mother tongue and people whose first official language spoken is French. This definition is largely accepted by researchers, as well as the Government of Ontario, for the purposes of planning and delivering services to Francophones.

            [2] The 2001 statistics are those produced by the Francophone Assembly of the Social Planning Council of Ottawa. In using Census data, the Assembly has proposed a new definition for Francophones. Although slightly different from the IDF, this definition allows for a comparison between 2001 and 2006.

                [3] Candidates to positions designated Day 1 Ready are evaluated and must meet the language requirements at the time of hire. Candidates to designated bilingual positions that are not Day 1 Ready are evaluated at the time of hire and, if they do not meet the language requirements, must participate in language training.

 

[4] The same person can participate in more than one session.

                [5] There are instances where complaints regarding French services are processed by a service, without FLS being notified.

                [6] La « Définition inclusive des francophones (DIF) » comprend les personnes de langue maternelle française et les personnes dont la première langue officielle parlée (PLOP) est le français. Cette définition est largement acceptée par les chercheurs, de même que par le gouvernement de l’Ontario, aux fins de planification et de prestation de services aux francophones.

            [7] Les statistiques de 2001 sont celles produites par l’Assemblée francophone du Conseil de planification sociale d’Ottawa. En utilisant les données du Recensement, l’Assemblée a proposé une nouvelle définition des francophones. Bien que légèrement différente de la DIF, cette définition permet une comparaison entre 2001 et 2006.

                [8] Les candidats aux postes désignés à l’embauche sont évalués et doivent répondre aux exigences linguistiques au moment de l’embauche. Les candidats à un poste désigné bilingue qui ne sont pas désignés à l’embauche sont évalués au moment de l’embauche et, s’ils ne satisfont pas aux exigences linguistiques, doivent suivre une formation linguistique.

 

[9] La même personne peut participer à plus d’une session.

 

                [10] Il arrive que certaines plaintes concernant les services en français soient traitées par un service sans que la DSF n’en soit avisée.