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「在宅におけるテレワークの課題を解決したい…」答えは、Adobe Creative Cloudにあり?
昨今の働き方改革の動きや新型コロナウイルス感染症の拡大により、急速に普及しているテレワーク。日本政府が発令した2020年4月の緊急事態宣言以降、テレワークに切り替えた企業も多いことでしょう。しかし、在宅でのテレワークはオフィスほど環境が整っていないケースもあり、戸惑っている人も多いはず。そこで今回は、在宅におけるテレワークの課題を解決するヒントをご紹介します。
 
 
 
テレワークにおける課題と解決方法
業種・業態、企業規模によってテレワークを実施する人や管理者たちの課題は様々です。ここでは、代表的なテレワークにおける課題とその解決方法をご紹介します。
 
課題1:コミュニケーション
 
テレワークを導入してまず直面する課題は従業員同士のコミュニケーション。在宅で仕事をすることで出社する機会が減り、対面でのコミュニケーションが激減するからです。オフィスに出社していれば、対面でデータのやり取りや細かい確認が可能ですが、テレワーク環境下ではオフィスのようなオフラインコミュニケーションはできません。その結果、情報共有の手間が増えたり、依頼内容の確認漏れやミスコミュニケーションが発生したりする恐れも。
 
また、在宅で一人黙々と作業をするシーンが増えることで、チームで仕事をする喜びを感じられなかったり、雑談などを通じた従業員同士の信頼関係構築も難しくなったりします。その結果、孤独を感じたり、モチベーションが下がったりしてしまう人も多いようです。
 
解決方法:ビジネスチャットツールの導入
 
テレワークにおけるコミュニケーションの課題を解決するために、ビジネスチャットツールを活用しましょう。従来のメールのように迷惑メールや誤送信の心配もなく、メール送受信の時間も短縮されます。
 
テキストだけでなくPDFや画像ファイルなどのデータのやり取りもスムーズで、クラウドストレージ代わりに利用することもできます。
 
また、メールのように「お世話になっております。株式会社○○の○○と申します」といったかしこまった文面ではなく、チャット感覚で気軽にやり取りができるので、コミュニケーションコストも大幅に削減できます。
 
ビジネスチャットツールはプロジェクトに参加するメンバーや案件ごとにグループを作成してやり取りができるので、チーム全体のコミュニケーションが可視化され、プロジェクトの全体像や進捗が把握しやすくなります。そのため、自宅で作業しながらもオフィスにいるときと同じような円滑なコミュニケーションが可能になり、確認漏れやミスコミュニケーションも大幅に削減できるでしょう。
 
課題2:会議などオフラインの活動が制限される
 
オフィス環境下ではOutlookやGoogleカレンダーから会議室を予約して、気軽にオフラインミーティングを実施できますがリモート環境下ではそうはいきません。また、クライアント先への往訪、商談、研修、セミナーなどオフラインの活動もコロナ禍では制限されます。
 
解決方法:Web会議ツールの導入
 
そこでおすすめしたいのが、Web会議ツールの活用。PC、スマートフォン、タブレットなどあらゆるデバイスから、いつでも、どこでもWeb会議に参加することができ、複数人でのオンライン会議も可能です。会議だけでなく、研修やセミナー、商談などもWeb会議ツールで行うことができるので、コロナ禍で影響を受けやすい業務でも通常通り進行することができます。
 
課題3:セキュリティリスク
 
オフィス環境下のPCは社内ネットワークに接続され、ファイアウォールや不正侵入防止システムなどでインターネットの出入口が守られているケースがほとんどです。しかし、テレワーク環境下では、そのような保護がない状態で、PCやスマホ、タブレット端末を使用することになります。社外アクセスのセキュリティ対策がされていない状態で、インターネットに接続することが増えるため、インターネット側から端末にアクセスされるリスクが生じます。
 
特にモバイル通信の場合、公共の無線LAN(Wi-Fi)の利用には注意が必要です。最近では駅、空港、ホテル、カフェなどあらゆる場所に無料Wi-Fiが設置されていますが、暗号化がされていないものも存在します。暗号化されていない場合、簡単に無線通信を傍受できてしまうため、通信内容だけでなく端末上のあらゆる情報が筒抜けになってしまう恐れも。
 
また、マルウェアの感染経路にWi-Fi環境を悪用するサイバー攻撃者もいるので、注意が必要です。他にも、ノートPCやスマホ、タブレットなどの端末は、盗難・紛失といったリスクもあるので、リモート環境下では気をつけましょう。
 
解決方法:リモート端末を管理する
 
まず大切なことは誰の端末がテレワークに使用されているのか把握し、個人IDと紐づけられた端末を管理すること。また、グループウェアやクラウドサービスのログインには、IDとパスワードの組み合わせに加え、生体認証やワンタイムパスワードなど複数の認証を組み合わせるといいでしょう。
 
また、情報漏えいリスクを低減するために端末上のデータを暗号化したり、仮想デスクトップ化により端末上にデータを保存しないこともポイント。さらに、各種サービスを利用する前に通信に暗号化が施されているか確認し、暗号化されていないWi-Fiサービスの使用禁止などのルールを設けることも重要です。
 
テレワーク環境下の端末にはセキィリティ対策ソフトも導入しましょう。セキュリティソフトにはアンチスパムやマルウェア対策、フィルタリング、侵入防御、Wi-Fiの安全性判定など、様々な機能や対策が備わったものを選ぶことがおすすめです。(※1)
 
 
 
Adobe Creative Cloudでテレワークの生産性を向上
ご紹介したような解決方法は汎用的なものになりますが、特にクリエイティブ系の仕事をする従業員が多く在籍する企業の場合、Adobe Creative Cloudの導入がおすすめです。
 
Adobe Creative Cloudは写真、動画編集、Web制作、グラフィックデザイン、UXデザインなど、クリエイティブな作業に必要な20以上のデスクトップアプリやモバイルアプリ、サービスを提供するクラウドサービス。誰でも、いつでも、どこでも、赴くままに、簡単に共同作業ができるので、テレワーク環境下でも高い生産性を維持できます。ここからはAdobe Creative Cloudにどんな機能やメリットがあるのか、さらに詳しくご紹介します。
 
共同作業を可能にするクラウドストレージ
 
テレワーク環境下でクリエイティブな作業をする場合、画像などの素材データを圧縮したり、メールに添付して送付したりする手間がありますが、Adobe Creative Cloudを使えばそのような煩わしさから解放されます。ファイルの共有を可能にする1TBのクラウドストレージを利用できるので、テレワーク環境下でもスムーズな共同作業が可能です。また、いつでも、どこからでもストレージにアクセスできるので、何かあった際に会社にデータを取りに行く必要もありません。自宅や出先でどこでも創作的な活動が可能です。(※2)
 
AdobeXDでリアルタイムの共同作業
 
リモート環境において、共同編集のできるツールは大変重宝されます。WebサイトやモバイルアプリのUIデザインからプロトタイプの作成ができるAdobe XDでは、チームでリアルタイムに共同作業をすることが可能です。同じドキュメントで作業が進められるので、重複や変更箇所の取り込みを避けることが可能です。
また、レビュー用の共有が可能なので、関係者やクライアントからのフィードバックもスムーズに行うことができます。
 
ライセンス管理などシステム管理者の負担を軽減
 
Adobe Creative Cloudを導入すれば、システム管理者にとってもメンバーにとっても最善の方法でアプリケーションやアップデートをデプロイできます。デプロイメントは一元管理されるので、システム管理者がアップデートの頻度を制御することも、テレワーカーにインストールを許可することも可能です。
 
また、ライセンスは常に最新の状態なので、コンプライアンスに関するリスクも回避することができます。購入手続きが完了する前でもアドビソフトウェアをメンバーにデプロイでき、代金も次の決済時に請求されます。ライセンスは個々の社員に紐付くので、いつでもライセンスの割り当てを変えることができます。
 
さらに、年間プランのメンバーシップにより、初期費用を抑えることも可能。業界最先端のクリエイティブアプリケーションに加え、サブスクリプション限定の最新機能も追加費用なしで利用できます。Adobe Creative Cloudを利用するグループの規模が大きくなれば、ライセンス数を簡単に追加することができます。大量購入する場合はボリュームディスカウントが適用されますので、一定規模以上の規模のクリエイターが在籍する企業ではコスト削減も期待できます。(※3)
 
 
 
Adobe Creative Cloudを導入するとどう変わるのか~導入事例~
 
Adobe Creative Cloudを導入してテレワークでの実績を上げている企業の導入事例をご紹介します。
株式会社ナインでは、Adobe Creative Cloudを導入したことで自社で抱えていた問題を解決し、リモート環境でも効率よくチーム作業が行われています。
 
事例:株式会社ナイン
 
■Adobe Creative Cloud導入前に課題に感じていたことを教えてください。
 
弊社は印刷系の仕事だけでなく、webや映像制作等も手掛けている為、導入するソフトウェアの種類も多く、また常に最新のテクノロジーに触れていないとついていけなくなってしまうので、最新バージョンが出ればすぐにアップデートしておりました。
そのため、ライセンスの管理が非常に煩雑になり、人が増えたり入れ替わったりもするので、誰がどのライセンスを使っているのか把握しきれない状況でした。
またせっかくコストをかけてアップグレードしても、印刷会社との兼ね合いからバージョンを上げられず、一度も使用しないまま次のアップグレードを迎えるという無駄が生じていました。
 
■クリエイティブクラウドを導入後、管理者視点で、どんな風に業務が改善されましたか?
 
一番の業務改善は、クリエイティブクラウドグループ版の利用によって、全体的に時短できたことです。
 
導入後、チーム間の連携がとてもとりやすくなりました。
特に、Adobe XD の共同編集機能が役立ってます。web サイトを制作する際に、ディレクター、デザイナー、ライター、コーダーが同じドキュメントを共有して同時に作業を進めることができるので、データの受け渡しや確認に要する時間が大幅に短縮できました。
 
また、メディアセットの共有や管理方法には、Creative Cloud ライブラリを活用しています。ロゴやシンボルマーク、文字スタイルなど統一して使用するアセットに関しては、クライアント毎にライブラリを作って管理・共有しています。必要な時に制作中のアプリからすぐ取り出すことができ、わざわざ共有サーバーにアクセスしてデータを探し回ることもなくなりました。
ちょっとした事ですが、積み重なると探す時間って勿体ないですよね。
 
スマホアプリも時間が有効活用できるので、すごくおすすめです。
Acrobat の共有レビューは手放せない機能です。どこにいてもスマホでPDF を開いてデザインを確認し、そこにコメントを追加してリアルタイムで修正指示を伝えることができます。何度もメールでやり取りする必要がないので、とても効率的です。
外出先などで「この情景は何かの素材に使えるな」と思った時に、Lightroom モバイル版で撮影することがよくあります。スマホの標準カメラ機能で撮るよりもクオリティが良く、帰りの移動時間に編集してクラウドに保存しておきます。
 
■ライセンス管理も製品選びで重要なポイントかと思いますが、実際にAdobe Creative Cloud法人版を使ってみていかがですか。
 
ライセンス管理の煩わしさを軽減できたというよりも、何もしなくてよくなったと言えるほど楽になりました。
ライセンスの追加、割り当て、入れ替え、利用状況の確認など、全て1 つのコンソール画面を見ていればいいわけで、こうした作業にかかる時間はパッケージ製品の頃と比べて年間1/3 まで削減できています。
台帳も必要書類のファイリングも必要ありませんし、インストール用DVD にキャビネットを占領されることもなくなりました。
 
■クラウド環境での作業(制作・確認作業)を導入して良かったエピソードがあればおしえてください。
 
弊社では、新型コロナウイルスの少し前から徐々にテレワークを実施しており、自宅での制作環境構築においてCreative Cloud は大きな助けになりました。アプリ、ライブラリ、ストレージ、フォントなど、会社の制作環境がそのまま自宅のPC でも使えるため(追加コストなしで!)、緊急事態宣言発令後に完全テレワーク化した際も、大きな混乱はありませんでした。
 
 
 
まとめ
 
新型コロナウイルス感染拡大の影響で急速に広がったテレワーク。Web制作、動画編集、グラフィックデザインなど、クリエイティブな仕事をする人たちにとって、急なテレワークの切り替えは環境の変化によって生産性を下げる要因になりかねません。
 
しかし、Adobe Creative Cloudを導入すれば、リモート環境下においても業務を効率的に速やかに進めることができます。本記事で紹介したリモート環境下でクリエイティブな作業を進めるポイントを参考に、生産性の高い仕事を実現してください。最後にAdobe Creative Cloudの特徴について改めてご紹介しますので、テレワーク環境下におけるクリエイティブ作業の効率を高めたい方はぜひAdobe Creative Cloudの導入を検討してください。
 
 
・自宅でも使える柔軟なライセンス形態
Adobe Creative Cloudなら1ライセンスで2台のPCで使えるので、会社の許諾があれば、使用しているアプリを自宅のPCにもインストールして使えます。自宅にいながらオフィスと同じ環境下で作業が可能。Admin Consoleでライセンスを一元管理でき、ライセンスの割り当てや変更、追加も簡単にできます。
 
・1万5000を超えるフォントを使用できる
Adobe Creative Cloudのフォントサービス『Adobe Fonts』を使えば、1万5000を超える高品質なフォントを自宅のPCに同期させて使うことができます。会社で制作していたファイルを編集する際も、「使っていたフォントがない…」というトラブルを回避することができます。
 
・データを簡単に共有できる
Adobe Creative Cloudのライブラリを使えば、画像などの素材を複数のアプリ間で簡単に共有できます。ライブラリは他のメンバーとも共有できるので、素材の受け渡しや更新作業が劇的に効率化されます。クリエイティブ作業をクラウド環境下で行えるので、リモート環境下でも働きやすい環境を実現できるでしょう。
<参考>
※1…​働き方改革の盲点!?テレワークに潜む、情報漏えいのリスクとは | ICT Business Online
※2…Adobe Creative Cloud
※3…​システム管理者の負担を軽減 | Adobe Creative Cloudグループ版
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