Nieuws over Digitaal Podium

Afgelopen week kreeg het pilootproject Digitaal Podium positieve feedback bij de eerste fase van het evaluatieonderzoek door het extern onderzoeksbureau iO. Hierbij werden voornamelijk de deelnemende huizen van de 3 pilootgroepen in stad Gent, regio Zuidwest en regio ZENDER bevraagd. Dankzij de positieve evaluatie geeft Vlaams minister van Cultuur Jambon zijn akkoord om de volgende fase van het evaluatieonderzoek op te starten. Het bureau onderzoekt dit voorjaar nog of het gedeeld ticketingsysteem van Digitaal Podium ook voldoet aan de behoeften van een bredere doelgroep van podiumhuizen.

Lees meer over het evaluatieonderzoek 

Nu de gedeelde ticketingoplossing van Digitaal Podium opgeleverd wordt in de 3 pilootgroepen van regio Zuidwest-Kortrijk, stad Gent en regio ZENDER, bekijken we of er ook in andere podiumhuizen en regio's interesse is. Een ideaal moment voor een update en presentatie van het project.

Vanaf nu hebben ouders en andere liefhebbers van het familieaanbod in de regio ZENDER (Pajottenland & Zennevallei) toegang tot alle informatie en tickets voor familietheater en films op één handige vernieuwde site: www.kinderstreken.be. Onze gedeelde ticketingoplossing Digitaal Podium maakt een gezamenlijke ticketverkoop eenvoudiger, verhoogt het gebruiksgemak voor de bezoeker en versterkt de samenwerking tussen de huizen. Met een speciale actie voerden de podiumhuizen van regio ZENDER campagne aan de scholen in hun buurt.

Lees meer en bekijk de video

Dat verdient een ijsje! In september ging UiTbureau Gent live met Digitaal Podium. UiTbureau Gent staat in voor ticketing van diverse culturele organisaties in het Gentse. Daarnaast organiseren ze ook evenementen zoals de Gentse Cultuurmarkt, het Luisterplein en Place Musette tijdens de Gentse feesten en het kindertheaterfestival "Spekken". Afgelopen zomer sloten ook Theater Antigone (Zuidwest) en GC Herne (ZENDER) aan op het nieuwe gedeelde ticketingsysteem. 

Sinds begin 2023 stapten deze 20 podiumhuizen over op Tixly:

• Compagnie Cecilia (Gent)
• CC Wevelgem (Zuidwest)
• Schouwburg Kortrijk (Zuidwest)
• GC de Boesdaalhoeve, Sint-Genesius-Rode (ZENDER) 
• GC de Muse, Drogenbos (ZENDER)
• GC de Moelie, Linkebeek (ZENDER)
• GC De Meent, Beersel (ZENDER)
• CC De Steiger, Menen (Zuidwest Kortrijk)
• CC De Ploter, Ternat (ZENDER)
• CC 't Vondel, Halle (ZENDER)
• CC Westrand, Dilbeek (ZENDER)
• Miramiro (Gent)
• GC d'Iefte, Deerlijk (Zuidwest)
• GC Het Koetshuis, Roosdaal (ZENDER)
• NTGent (Gent)
• GC Warande, Liedekerke (ZENDER)
• CC Coloma, Sint-Pieters-Leeuw (ZENDER)
• Theater Antigone (Zuidwest)
• GC Herne (ZENDER)
• UiTbureau Gent (Gent)

In september deden we een aftrap met de organisaties van de eerst golf: Schouwburg Kortrijk, Collegium Vocale (Tickets Gent), Compagnie Cecilia, Ticketservice Kortrijk & Spinrag. De organisaties uit de eerste golf zullen elk afzonderlijk live gaan vanaf januari 2023. We overleggen nauw met de huizen om de nodige voorbereidingen voor de migratie en implementatie op te volgen en te begeleiden. De huizen gaan hier samen met Cultuurconnect mee aan de slag. De ticketexperten van Tickets Gent en Ticketservice Kortrijk dompelden zich onder in een administratieopleiding.

Afgelopen maanden hadden we een opstartbijeenkomst met de drie pilootgroepen van Digitaal Podium afzonderlijk: stad Gent, regio Zuidwest (Kortrijk) en Zender (Pajottenland-Zennevallei). Tijdens deze bijeenkomsten stelden we het volledige overzicht van de planning, de deelnemende organisaties en volgende stappen voor.

De pilootgroep Gent met bijvoorbeeld Handelsbeurs, Compagnie Cecilia, KOPERGIETERY, NTGent, Tickets Gent, Uitbureau Gent vzw, CAMPO vzw, Gent Festival van Vlaanderen, Miramiro

De pilootgroep Zuidwest met bijvoorbeeld Cultuurcentrum Kortrijk, CC Wevelgem, Zuidwest, Bolwerk, CC De Steiger Menen, GC d'Iefte Deerlijk, NEXT Arts Festival, Theater Antigone

De pilootgroep regio ZENDER (Pajottenland-Zennevallei) met bijvoorbeeld  CC 't Vondel, VZW De Rand, Westrand, CC Coloma, CC de Meent

De pilootgroepen lopen een parallel traject van aanbesteding tot implementatie. Benieuwd naar de motivatie van de deelnemende kunst- en cultuurhuizen? Wie zijn ze, wat bindt hen en wat zoeken ze? Maak hieronder kennis met de pilootgroepen:

Einde april werd in samenspraak met het kernteam van de pilootgroepen uit stad Gent, regio Zuidwest en regio Zender, het ticketingsysteem gegund. De ticketingsoftware die na een uitgebreid beoordelingsproces als beste voor de pilootgroepen uit de bus kwam, is Tix Benelux (nu Tixly). Na de ondertekening van het contract met Tixly gaan de ontwikkelingen van start. We kijken ernaar uit om de eerste podiumhuizen te lanceren in het voorjaar van 2023.

Lees meer over de gunning

Ondertussen trokken de pilootgroepen stad Gent, regio Zuidwest en Zender zich 3 dagen terug in Het Rustpunt in Gent om ‘in alle sereniteit’ de ticketingsystemen onder de loep te nemen. De 3 ticketingleveranciers kregen elk een volledige dag om hun oplossing voor te stellen aan de hand van 5 scenario’s zoals beschreven in het bestek. Op die manier konden de beoordelaars de ticketingsystemen goed met elkaar vergelijken. Zij kregen ook de kans om kritische vragen van de kernteams te beantwoorden. Samen met het expertenteam uit de sector en het projectteam van Cultuurconnect worden de offertes beoordeeld volgens de gunningscriteria in het bestek. Na onderhandelingen met de leveranciers kunnen zij hun ‘best and final offer’ indienen. 

Begin februari verstreek de deadline voor het indienen van de offertes. De 3 geselecteerde ticketingleveranciers dienden elk een offerte in:

• CM.Com, actief in o.a. België, Nederland, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. 
• L.V.P. Reserveringssystemen B.V., actief in Nederland en Vlaanderen.
• Tix Benelux (nu: Tixly): onderdeel van Tix Ticketing, actief in Ijsland, Scandinavië, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en de Benelux. 
   

Na het harde werk van de pilootgroepen en het projectteam op het bestek, werden 3 kandidaat-leveranciers geselecteerd op basis van objectieve criteria. Op 27 oktober namen de 3 geselecteerde ticketingleveranciers deel aan een informatievergadering waarbij het volledige bestek werd overlopen en ze de kans kregen om vragen te stellen. Nadien volgde een schriftelijke vragenronde, waarbij vragen en antwoorden van alle leveranciers gedeeld werden. Zij werden uitgenodigd om tegen 7 februari 2022 een offerte in te dienen. Dit betekende meteen ook de start van de gunningsfase.

Meer over bestek & aanbesteding

In september kwamen de pilootgroepen en Cultuurconnect voor de eerste maal fysiek samen. In 2 workshops werd het voorlopige bestek gepresenteerd aan de pilootgroepen: stad Gent, regio Zuidwest en Zender. De groepen formuleerden relevante feedback. Het bestek van elke groep wordt in de verdere loop van september verder op punt gesteld.

De pilootgroepen noemden bij hun kandidaatstelling een aantal thema’s die voor hen belangrijk zijn. In 6 workshops - 3 per pilootgroep - diepten we deze verder uit. Alle info en input uit de workshops wordt komende zomer meegenomen in de voorbereiding van het bestek van elke pilootgroep. 

• 2 workshops werkten op de uitbreidingen op het ticketsysteem zoals beschreven in de conceptnota
• 1 workshop focuste op de vereisten rond ticketing. 

De workshops: 

• Workshop 'CRM'
  Pieter de Rooij, docent CRM en marketing aan de universiteit van Breda, gaf een inleiding in CRM. We zagen enkele goede voorbeelden van andere cultuurhuizen en legden de kiemen van een langetermijnstrategie. Beide pilootgroepen maken deze zomer een lijst met de wensen en noden voor online campagnes en rapportages, eigen aan elke afzonderlijke groep.
   
• Workshop 'Samenwerking'
  Deze workshop beantwoordde enkele cruciale vragen rond samenwerking. Wat zijn de verschillende samenwerkingsmodellen mogelijk voor elke groep? Waar legt elke  pilootgroep de eigen klemtonen? Hoe kunnen we dit stapsgewijs implementeren?
   
• Workshop 'Basisticketing'
  De cultuurhuizen uit de pilootgroepen gaven beide aan welke functionaliteiten ze nu al gebruiken en wat hun verwachtingen zijn van een nieuw ticketingsysteem. 

Samen met pilootgroepen uit de stadscluster Gent en de regionale cluster Zuidwest en ZENDER treffen we in mei en juni de nodige voorbereidingen voor het bestek voor een ticketingsysteem. Een bestek is de nauwkeurige beschrijving van de opdracht, met alle relevante informatie over functionaliteiten, uitvoering, verloop, rechten en plichten van de verschillende partijen.

Het kernteam met medewerkers van de pilootgroepen en Cultuurconnect volgt verschillende workshops rond thema's als ticketing, CRM, samenwerking. De workshops worden begeleid door experten. Op basis van deze workshops wordt voor elke pilootgroep een bestek voor een ticketingsysteem op maat uitgewerkt. 

En we zijn vertrokken ... Pilootproject Digitaal Podium gaat de komende maanden op zoek naar een kwaliteitsvolle digitale basisinfrastructuur op maat van 2 soorten pilootgroepen kunst- en cultuurhuizen: stadscluster Gent en regionale cluster Zuidwest en Zender.

De pilootgroepen lopen een parallel traject van aanbesteding tot implementatie. Maak hieronder kennis met de pilootgroepen: wie zijn ze, wat bindt hen en waarnaar zijn ze op zoek? Aan het woord zijn Marnix Theys, algemeen coördinator van Zuidwest, en Ilse Everaert van Uitbureau Gent.

Terug naar de algemene pagina over project Digitaal Podium