Bestek Digitaal Podium afgerond: start gunningsfase

In het pilootproject Digitaal Podium werken we samen met 2 pilootgroepen in stad Gent en regio Zuidwest aan de aanbesteding en implementatie van een digitale basisinfrastructuur op maat. De afgelopen maanden zwoegden de pilootgroepen en het projectteam op het bestek, en werden 3 kandidaat-leveranciers geselecteerd op basis van objectieve criteria. Zij ontvingen op 20 oktober het bestek en worden uitgenodigd om tegen 7 februari 2022 een offerte in te dienen. Dit betekent meteen ook de start van de gunningsfase.

De voorbije maanden werd het bestek voor elke pilootgroep opgemaakt in zeer nauwe samenwerking met de pilootgroepen en een expertenteam uit de brede sector. In totaal waren meer dan 20 mensen intensief betrokken.

Op 20 oktober werd het afgerond. Het bestek vraagt om de uitbouw en implementatie van een ticketingsysteem voor 2 pilootgroepen: pilootgroep Zuidwest en pilootgroep Gent. De inhoud:

• planning en projectaanpak
• functionele vereisten
• niet-functionele vereisten
• innovatie

In de zomer van 2021 werd de Europese mededingingsprocedure met onderhandelingsfase gepubliceerd: “Opdracht voor diensten voor de uitbouw en de implementatie van een ticketingsysteem en uitbreidingen voor groepen van kunst- en cultuurhuizen". De aanbesteding verloopt in 2 fasen:

1. Selectiefase

tot en met 20 oktober 2021

4 geïnteresseerde leveranciers dienden tijdens de selectiefase een dossier in. De pilootgroepen en het projectteam selecteerden op basis van objectieve criteria de leveranciers die in aanmerking komen om de opdracht uit te voeren. 3 van de 4 leveranciers die een dossier voor Digitaal Podium indienden, werden geselecteerd: 

1. CM.Com: actief in o.a. België, Nederland, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. CM.Com verzorgt de ticketing van o.a. de Goudse schouwburg en de Schouwburg Leiden. 
2. L.V.P. Reserveringssystemen B.V.: verzorgt de ticketing van o. a. de Kleine Komedie en Vereniging Gelderse Podia. 
3. Tix Benelux: onderdeel van Tix Ticketing, actief in IJsland, Scandinavië, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en de Benelux. Tix Benelux verzorgt o.a. de ticketing van Het Concertgebouw Amsterdam, De Singel en het Gothenburg Symphony Orchestra.

(in willekeurige volgorde)

2. Gunningsfase

tot en met april 2022

Tijdens de gunningsfase formuleren de 3 geselecteerde leveranciers een antwoord op de vereisten in het bestek. Ze worden uitgenodigd om op basis van het bestek een offerte in te dienen. Leveranciers kiezen of ze hun offerte indienen voor 1 of voor beide pilootgroepen. De deadline hiervoor is 7 februari.

Ze krijgen ook de kans om een productdemonstratie te geven. Daarna kunnen onderhandelingen met de kandidaten plaatsvinden, die eventueel leiden tot een aangepaste offerte. De pilootgroepen, het expertenteam uit de sector en het projectteam van Cultuurconnect beoordelen de offertes en onderhandelen met de indieners.

In april 2022 maken we bekend aan welke leverancier(s) de opdracht wordt gegund en start de implementatie. Worden de pilootprojecten positief geëvalueerd in 2023, dan is een opschaling naar andere clusters van podiumhuizen mogelijk.

Pilootgroep regio Zuidwest: Cultuurcentrum Kortrijk, Kunstencentrum BUDA, Gemeenschapscentrum d’Iefte (Deerlijk), NEXT, CC Wevelgem, Cultuurcentrum De Steiger Menen, Theater Antigone, Bolwerk, CC De Schakel, Zuidwest en UiTpas zuidwest. 

Pilootgroep stad Gent: Handelsbeurs, NTGent, Compagnie Cecilia, Miramiro, Campo, Festival Gent, Kopergietery, UiTbureau Gent, TicketsGent

De pilootgroepen lopen een parallel traject van aanbesteding tot implementatie. Benieuwd naar de motivatie van de deelnemende kunst- en cultuurhuizen? Wie zijn ze, wat bindt hen en wat zoeken ze?