Privacyverklaring beheerders van Cultuurconnect diensten

Bedankt dat je gebruik maakt van diensten van Cultuurconnect. Door een login in het kader van diensten van Cultuurconnect aan te maken, geef je informatie door die toelaat om jou als persoon te identificeren. Deze Privacyverklaring geeft gedetailleerde informatie over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken. Wij raden aan om dit document aandachtig door te lezen.

Deze privacyverklaring betreft de verwerking en bescherming van persoonsgegevens in het kader van logins aangemaakt door medewerkers van openbare besturen, bibliotheken, cultuur- en podiumhuizen, theatergezelschappen, onderwijsinstellingen, regionale samenwerkingsverbanden, ...

Wie een login in het kader van diensten van Cultuurconnect aanmaakt, aanvaardt deze Privacyverklaring. 

1. Algemeen

Een aantal platformen van Cultuurconnect werken met een Mijn Cultuurconnect-profiel. Dat betekent dat je met één en hetzelfde profiel kan aanmelden op de verschillende platformen. Je hoeft dus maar éénmaal een login aan te maken (en dus slechts één gebruikersnaam en wachtwoord te gebruiken/onthouden). Met jouw Mijn Cultuurconnect-profiel kan je je aanmelden op de volgende vier platformen:

• Coöperatieplatform: https://cooperatieplatform.cultuurconnect.be; 
• Leerplatform: https://leerplatform.cultuurconnect.be; 
• Mijn Bibliotheek-administratie: https://mijn.bibliotheek.be/administratie; 
• Bibliotheekwebsiteplatform: gemeente.bibliotheek.be/user (de toegangspagina van de bibliotheeksite).

Met vragen over het Mijn Cultuurconnect-profiel kan je terecht bij servicedesk@cultuurconnect.be. 

In de toekomst is het mogelijk dat het Mijn Cultuurconnect-profiel ook wordt uitgebreid naar andere diensten. Tot dan dien je voor de beheermodules van andere diensten van Cultuurconnect (zoals het Bibliotheeksysteem, Bibster, e-boeken, Voor de Show, ...) aparte beheerprofielen aan te maken. Je kan dus per dienst een login met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken. 

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking en bescherming van je persoonsgegevens, zowel in het kader van het Mijn Cultuurconnect-profiel, als in het kader van de aparte beheerprofielen.  

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

Cultuurconnect vzw is een organisatie van de Vlaamse overheid. Ze wil openbare bibliotheken en cultuurcentra ondersteunen en begeleiden in het scherp stellen en waarmaken van hun doelen in de digitale samenleving.  

Cultuurconnect vzw
Priemstraat 51, 1000 Brussel
Ondernemingsnummer: 0629.858.909

De Data Protection Officer (DPO) van Cultuurconnect kan worden bereikt via bovenstaand adres (t.a.v. Data Protection Officer), of via dpo@cultuurconnect.be. 

3. Welke gegevens worden verzameld?

• Identificatiegegevens: naam en voornaam; 

• Contactgegevens: e-mailadres; 

• Login-gegevens: gebruikersnaam, wachtwoord;

• Organisatiegegevens: naam en e-mailadres van openbaar bestuur, bibliotheek, podiumhuis, theatergezelschap, onderwijsinstelling, regionaal samenwerkingsverband … waaraan je verbonden bent;

• Anonieme of geaggregeerde gegevens in het kader van beheerdersactiviteiten, bv. browser type, het gebruikte besturingsprogramma, de bezochte pagina's ...;

• Loggegevens van jouw beheersverrichtingen, bv. IP-adres;

• (desgevallend) communicatie/content die je als beheerder op het platform toevoegt.

Specifiek voor het coöperatieplatform worden aanvullend volgende gegevens verwerkt:

• Contactgegevens: postcode;
• Persoonlijke gegevens: geboortedatum;
• Communicatie door de gebruiker op het platform: voorstellen, commentaren, gegevens met betrekking tot besluitvorming, stemgedrag …;
• Anonieme of geaggregeerde gegevens in het kader van websitegebruik, bv. browser type, het gebruikte besturingsprogramma, de bezochte pagina's (zie hiervoor de cookieverklaring op het coöperatieplatform zelf);
• Loggegevens van gebruikersactiviteiten, bv. IP-adres (zie hiervoor de cookieverklaring op het coöperatieplatform zelf). 

Specifiek voor het leerplatform worden aanvullend volgende gegevens verwerkt:

• Beroepsgegevens: werknemer/student/docent/…;
• Anonieme of geaggregeerde gegevens in het kader van websitegebruik, bv. browser type, het gebruikte besturingsprogramma, de bezochte pagina's (zie hiervoor de cookieverklaring op het leerplatform zelf);
• Loggegevens van gebruikersactiviteiten, bv. IP-adres (zie hiervoor de cookieverklaring op het leerplatform zelf).
   

4. Waarom worden jouw gegevens bijgehouden en verwerkt?

1. . Identificatie en autorisatiedoeleinden
   Verwerkingen in het kader van verlenen van toegangs- en gebruiksrechten aan jou als bevoegde gebruiker of beheerder;
2. Beheerdoeleinden
   Zoals beheer en helpdesk door bevoegde Cultuurconnectmedewerkers of bevoegde medewerkers van de leveranciers (verwerkers) van Cultuurconnect;
   Specifiek voor het coöperatieplatform: zodat er gevolg gegeven kan worden aan jouw queries en jouw vragen via beschikbare webformulieren;
   Voor coöperatieplatform en leerplatform: registratie van gebruikersactiviteiten voor probleemoplossing en audit, en in functie van gebruiksanalyse van de website en permanente optimalisatie van de webapplicatie voor de gebruikers;
3. Loggingdoeleinden
   Verwerkingen in het kader van registreren en bijhouden van jouw verrichtingen op persoonsgegevens;
4. Communicatiedoeleinden
   Versturen van informatie in verband met systeemopleidingen, nieuwe features binnen de beheermodules …;
   Voor coöperatieplatform en leerplatform: opdat je functionele communicatie via e-mail toegestuurd zou kunnen worden. Je kan wel aangeven dat je geen dergelijke communicatie wenst te ontvangen;
5. Analytische doeleinden
   Voor coöperatieplatform en leerplatform: genereren van rapporten en statistieken op basis van gebruik. Dit laat ons ook toe om jou op het leerplatform toegang te geven tot een vervolgmodule, bv. op basis van reeds gevolgde lessen.

5. Waar worden jouw gegevens bewaard?

Jouw gegevens worden gehost op een externe locatie binnen de EU in functie van effectief beheer van de systemen door de leveranciers.  

Cultuurconnect zorgt ervoor dat jouw persoonsgegevens niet doorgegeven worden aan derden, tenzij dit nodig is voor de beoogde verwerking. Doorgifte aan derde landen is hierbij expliciet verboden, tenzij mits expliciete toestemming van Cultuurconnect en op voorwaarde dat adequate bescherming conform de standaarden van de AVG verzekerd is.

6. Hoe lang worden jouw gegevens bijgehouden?

Wat de anonieme of geaggregeerde gegevens en het IP-adres, verzameld via cookies in het kader van het gebruik van het coöperatieplatform en het leerplatform, betreft, zie hiervoor de cookieverklaring op het betreffende platform. 

Jouw gegevens worden bijgehouden zolang je een actieve beheer- of gebruikersaccount in het kader van diensten van Cultuurconnect hebt en tot maximaal twee jaar nadat je je account het laatst hebt gebruikt. Zodra je jouw account stopzet, of zodra wij jouw account hebben gedeactiveerd nadat we je ervan op de hoogte gebracht hebben dat je niet langer de nodige bevoegdheid hebt, worden jouw gegevens verwijderd of geanonimiseerd. 

Specifiek wat het coöperatieplatform betreft: persoonsgegevens die aanvullend door gebruikers verstrekt worden in het kader van het gebruik van het platform (voorstellen, commentaren, gegevens met betrekking tot besluitvorming, stemgedrag …), en die door de gebruikers zelf op de website gepubliceerd worden, blijven bewaard zolang dit relevant is voor het doel van de website. Op vraag van de betreffende gebruikers kunnen de betreffende gegevens geanonimiseerd worden, op voorwaarde dat dit het verloop van het corresponderende debat, besluitvormingsproces ... niet hindert.

7. Hoe laat je jouw rechten gelden?

Je hebt altijd het recht om de door jou meegedeelde persoonsgegevens (onder de voorwaarden vermeld in de GDPR):

• op te vragen en in te kijken (art. 15 GDPR), of over te dragen (art. 20 GDPR); je kan in dat kader een volledige export van jouw persoonsgegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat verkrijgen;
• te (laten) wijzigen of vervolledigen (art. 16 GDPR);
• te (laten) schrappen (art. 17 GDPR).
• Dit kan met betrekking tot één of meerdere van de hierboven vermelde doeleinden.

Je kan ook vragen om volledig te worden verwijderd uit alle databases. Je wordt dan ‘vergeten’ en op geen enkele manier nog gecontacteerd.

Daarnaast heb je steeds het recht om:

• Beperking van de verwerking te vragen (art. 18 GDPR);
• Bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 GDPR).

Je kan al jouw rechten uitoefenen door een eenvoudig verzoek te mailen naar dpo@cultuurconnect.be. Wij vragen je hierbij wel jouw identiteit te bewijzen via een kopie van (voor- en achterkant) van jouw identiteitskaart. 

Binnen een maand na ontvangst van het verzoek (behoudens verlenging van deze termijn, overeenkomstig art. 12 GDPR) zal jou informatie verstrekt worden over het gevolg dat aan je verzoek gegeven is.

8. Beveiliging van de gegevens

Cultuurconnect neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van jouw persoonsgegevens en om de betrouwbaarheid, beschikbaarheid en integriteit ervan te garanderen.

Met alle leveranciers van de diensten van Cultuurconnect zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten op basis van de systematiek van de "referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens" van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (nu: Gegevensbeschermingsautoriteit). Deze verwerkers zijn er contractueel toe verbonden het privacybeleid van Cultuurconnect strikt te respecteren en handelen enkel op instructie van Cultuurconnect.

Iedereen die namens Cultuurconnect of de leveranciers van de diensten van Cultuurconnect geautoriseerd is om jouw persoonsgegevens in te kijken is voldoende geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en privacy, en gebonden aan geheimhouding van die informatie. 

9. Als het misgaat

We springen zo zorgvuldig mogelijk om met jouw persoonsgegevens en houden die beveiligd bij. 

Het verspreid geraken van jouw persoonsgegevens door gegevensdiefstal of datalekken kan geen aanleiding geven tot schadeclaims ten aanzien van ons, tenzij wij vastgesteld in gebreke gebleven zijn om een adequaat beveiligingsniveau te verstrekken.

10. Klachten

Heb je ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch klachten over ons gebruik van jouw persoonsgegevens, neem dan contact met dpo@cultuurconnect.be.

Meer informatie over klachtenprocedures vind je op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie en de Gegevensbeschermingsautoriteit.

11. Wijzigingen

Deze Privacyverklaring kan wijzigen. Wij passen de regels en voorwaarden aan om jouw privacy zo goed mogelijk te beschermen en op een transparante manier met jouw persoonsgegevens om te gaan. De laatste aanpassing dateert van 16/10/2020.