Lisää tietoa ehdollisesta hyväksymisestä löydät Ehdollinen hyväksyminen -sivulta.
Asiakirjan jäljennöksen voi virallisesti oikeaksi todistaa seuraavilla tavoilla:
Muut jäljennökset eivät ole virallisesti oikeiksi todistettuja jäljennöksiä. Esimerkiksi tavallinen valokopio tai kahden henkilön oikeaksi todistama jäljennös eivät ole riittäviä tapoja oikeaksi todistamiseen. Huomaa lisäksi, että muiden maiden julkisten notaarien oikeaksi todistamia jäljennöksiä ei hyväksytä, ellei jäljennöstä ole laillistettu. Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös tulee toimittaa hakijapalveluihin paperisena, ellei toisin ole erikseen ohjeistettu.
Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös on aina tehtävä suoraan alkuperäisestä asiakirjasta. Jäljennökset oikeaksi todistavien leimojen ja allekirjoitusten tulee aina olla alkuperäisiä ja mukana tulee olla kaikki alkuperäiseen dokumenttiin kuuluvat sivut. Kopio liitteestä tai sähköpostitse lähetetty liite eivät kelpaa.
Jos jäljennöksessä on useita sivuja, tulee jokaisella sivulla olla oikeaksi todistavat leimat ja allekirjoitukset, ellei jäljennöstä ole liitetty yhteen siten, ettei erillisiä sivuja voi irrottaa toisistaan (esim. sinetillä). Jos jäljennöksen sivut ovat irrallisina tai irrotettavissa toisistaan, eli esim. tavallisella nitojalla kiinni nidotut, joka sivulla on oltava oikeaksi todistavan tahon leima ja allekirjoitus.
Jotta oppilaitoksen myöntämä asiakirjan jäljennös on virallisesti oikeaksi todistettu, jäljennökseen tulee lyödä oppilaitoksen virallinen leima. Oppilaitosten virallisissa leimoissa on yleensä oppilaitoksen nimi ja symboli. Jäljennöksessä tulee lisäksi olla oppilaitoksen edustajan allekirjoitus, nimenselvennys sekä virkanimike. Leima, jossa lukee pelkästään "jäljennöksen oikeaksi todistaa" tai "certified copy", ei ole oppilaitoksen virallinen leima. Huomioithan, että oppilaitos ei myöskään voi virallisesti oikeaksi todistaa tutkintotodistusta, jonka on myöntänyt jokin muu organisaatio (esim. Ylioppilastutkintolautakunta tai IB-organisaatio) tai toinen oppilaitos.
Jos jäljennöksesi ei täytä yllä mainittuja vaatimuksia, käänny jäljennöksen oikeaksi todistaneen tahon puoleen ja pyydä uusi jäljennös, joka täyttää vaatimukset.
Virallisen käännöksen mistä tahansa asiakirjasta saat viralliselta kääntäjältä. Suomessa virallisia kääntäjiä ovat henkilöt, joilla on lain 1231/2007 mukainen oikeus toimia auktorisoituina kääntäjinä. Opetushallituksen ylläpitämästä rekisteristä voit tarkistaa, ketkä Suomessa ovat virallisia kääntäjiä. Jos et ole Suomessa, voit hankkia virallisen käännöksen myös oleskelumaassasi viralliselta kääntäjältä.
Virallisen käännöksen oppilaitoksen myöntämästä tutkintotodistuksesta tai muusta asiakirjasta saat myös asiakirjan myöntäneeltä oppilaitokselta.
Käännös on virallinen vain jos seuraavat ehdot täyttyvät:
Muut kuin viralliselta kääntäjältä tai asiakirjan laatineelta oppilaitokselta saadut käännökset eivät ole virallisia käännöksiä.
Jos käännös on saatu viralliselta kääntäjältä, käännöksen kaikilla sivuilla on oltava kääntäjän leima tai kääntäjän allekirjoitus tai molemmat. Jos käännös on saatu todistuksen myöntäneeltä oppilaitokselta, käännöksen kaikilla sivuilla on oltava oppilaitoksen leima tai oppilaitoksen edustajan allekirjoitus tai molemmat. Tavallisia kopiota ei hyväksytä.