www2.helsinki.fi
Ko­ro­na­vi­rus­ti­lan­ne Hel­sin­gin yliopistossa
Seuraa päivittyvää tietoa koronavirustilanteesta
HELSINGIN YLIOPISTO
LAHJOITA
HEL­SIN­GIN YLI­OPIS­TON KIRJASTO
HELSINGIN YLIOPISTON KIRJASTO /ASIOI KIRJASTOSSA/ASIAKKAANA KIRJASTOSSA /
TIE­TO­SUO­JA­SE­LOS­TE - HEL­KA-TIE­TO­KAN­TA
Helkan asiakasrekisterin tietosuojaseloste.
Rekisterin nimi
Rekisterin ylläpitäjä
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Rekisterin tietosisältö
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedonsiirto yliopiston järjestelmistä
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
Tietojen säännönmukainen luovutus
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen perusteet
Tarkastusoikeus
Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista
Re­kis­te­rin nimi
Helka-kirjastojärjestelmän asiakasrekisteri.
Re­kis­te­rin yl­lä­pi­tä­jä
Helsingin yliopiston kirjasto
Helka-järjestelmäpalvelut
PL 53
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 44310
 
Yh­teys­hen­ki­lö re­kis­te­ri­asiois­sa
Asiakaspalvelu: kirjasto@helsinki.fi, 02941 23920
NICOLA
NYKOPP
TIETOJÄRJESTELMÄPÄÄLLIKKÖ
HELSINGIN YLIOPISTON KIRJASTO
Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn tar­koi­tus ja kä­sit­te­lyn pe­rus­te
Helka-kirjastot käyttävät asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan, mukaan lukien perintä sekä lainauksenvalvontaan liittyvä viestintä, sekä tilastointiin. Lainauksenvalvontaan kuuluu myös virhetilanteiden selvittely.
Tietojen käsittely perustuu asiakkaan ja kirjaston väliseen sopimukseen (lainat) tai asiakkaan suostumukseen (asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon yliopiston taustajärjestlmistä).
Tietoja käsittelevät kirjastojen asiakaspalvelussa työskentelevät sekä järjestelmän ylläpitäjät.
 
Re­kis­te­rin tie­to­si­säl­tö
Rekisteriin tallennetaan asiakkaista
nimi
henkilötunnus
kotiosoite
sähköpostiosoite
puhelinnumero (puhelinnumeron ilmoittaminen on vapaaehtoista)
asiakastunnus
tunnusluku eli PIN-koodi
asiointikieli
yliopiston jäsenistä käyttäjätunnus sekä käyttäjätunnuksen viimeinen voimassolopäivä
asiakasryhmä (esim. opiskelija, henkilökunta, kv-vieras, ulkopuolinen)
tilastoryhmä (esim. tiedekunta)
huomautuksia tarpeen mukaan, esim. myönnetyt erityispalvelut, sovitut korvauskirjat
transaktiotiedot, eli lainat ja maksut
 
Rekisteriin tallennetaan asiakaspalvelun virkailijoista
nimi
sähköpostiosoite
kirjasto jossa työskentelee
määräaikaisen työsuhteen päättymispäivä
käyttäjätunnus ja salasana
Sään­nön­mu­kai­set tie­to­läh­teet
Uudet asiakkaat: Tiedot saadaan suoraan asiakkaalta tai pävityksellä yliopiston taustajärjestelmistä (ks. tarkempi kuvaus alla).
Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivitys: Jos asiakkaalla on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja tai maksamattomia maksuja), virheellisiä yhteystietoja voidaan päivittää yliopiston järjestelmistä, perintätoimiston ilmoittamista tiedoista tai väestörekisterikeskuksen tiedoista. Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus.
Yliopiston jäsenten tietoja päivitetään yliopsiton taustajärjestelmistä (suostumus annetaan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä). Virheelliset tiedot voidaan poistaa rekisteristä.
Kirjaston asiakaspalvelun virkailijat: Esimies tai ylläpitäjä luo uuden käyttäjätunnuksen tai lisää tarvittavat oikeudet olemassa olevaan tunnukseen. Käsittelyn peruste on oikeutettu etu, koska työtehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä.
Tie­don­siir­to yli­opis­ton jär­jes­tel­mis­tä
Kun asiakas ensimmäistä kertaa kirjautuu kirjaston asiakasliittymään yliopiston käyttäjätunnuksilla ja hyväksyy tiedonsiirron, tallentuvat seuraavat tiedot kirjastojärjestelmään:
käyttäjätunnus muodossa tunnus@helsinki.fi
etu- ja sukunimet
henkilötunnus
puhelinnumero
sähköpostiosoite
 
Seuraavan vuorokauden aikana seuraavat tiedot siirtyvät yliopiston järjestelmistä (Oodi, Sisu, SAP):
kotiosoite
yliopiston työosoite
tieto siitä, onko henkilökuntaa / opiskelija
tiedekunta
asiointikieli (suomi, ruotsi tai englanti)
käyttäjätunnuksen viimeinen voimassaolopäivä
Kaikkia näitä tietoja ylläpidetään yliopiston muissa järjestelmissä, ja niitä ei voi muuttaa kirjastojärjestelmässä. Tietoihin tehdyt muutokset päivittyvät kerran vuorokaudessa kirjastojärjestelmään. Tiedot poistetaan vuoden kuluttua siitä, kun käyttäjätunnuksen voimassaolo on päättynyt, jos asiakkaalla ei ole hoitamattomia lainoja tai maksuja, eikä hän ole ilmoittanut, että haluaa jatkaa kirjaston asiakkaana.
Jos yliopiston jäsen ei halua sallia automaattista tiedonsiirtoa hän voi mennä kirjaston asiakaspalveluun ja ilmoittautua siellä asiakkaaksi. Hänen on ilmoitettava kaikki samat tiedot, jotka voidaan siirtää automaattisesti, lukuun ottamatta yliopiston käyttäjätunnusta. Kirjautuminen palveluun yliopiston tunnuksia käyttäen on mahdollista vain, jos sallii tiedonsiirron, muilla asiakkailla kirjautuminen tapahtuu sähköpostin avulla.
Ar­ka­luon­teis­ten hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­ly ja suo­jaa­mi­nen
Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja.
Hen­ki­lö­tie­to­jen säi­ly­ty­sai­ka ja tar­peet­to­mien hen­ki­lö­tie­to­jen pois­ta­mi­nen
Kerran vuodessa järjestelmästä poistetaan sellaisten asiakkaiden tiedot, joilla ei ole hoitamattomia velvoitteita ja jotka eivät ole kolmeen vuoteen lainanneet tai varanneet mitään.
Asiakkaat, joiden tiedot päivitetään yliopiston taustajärjestelmistä poistetaan vuoden kuluttua siitä, kun yliopiston käyttäjätunnus on vanhentunut ellei asiakas ole siihen mennessä ilmoittanut haluavansa jatkaa asiakkaana tai hänellä on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja, maksamattomia maksuja).
Au­to­ma­ti­soi­tu hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­ly ja pro­fi­loin­ti
Helkassa ei tehdä automatisoitua henkilötietojen käsittelyä tai profilointia.
Tie­to­jen sään­nön­mu­kai­nen luo­vu­tus
Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle.
Helkan palvelut tuotetaan Ex Libris-nimisen yrityksen tarjoamilla alustoilla Alma (taustajärjestelmä) ja Primo (asiakaskäyttöliittymä).
Tiedot palauttamattomista lainoista ja maksamattomista maksuista sekä niihin liittyvistä asiakastiedoista voidaan siirtää perintätoimistolle.
Suomen viranomaisille luovutetaan tietoa vallitsevien lakien ja säädösten mukaisesti.
ELibriksen tietosuojaseloste (englanniksi)
Tie­to­jen siir­to EU:n tai ETA:n ul­ko­puo­lel­le
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Re­kis­te­rin suo­jauk­sen pe­rus­teet
Asiakaspalveluhenkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Pääsy järjestelmään estetään, kun henkilön työsuhde päättyy.
Tarkempia tietoja järjestelmän suojauksesta löytyy Ex Librisen sivuilta.
Tar­kas­tusoi­keus
Tietojaan voi tarkastella minkä tahansa Helka-kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainittulle yhteyshenkilölle.
Oi­keus vaa­tia tie­don kor­jaa­mis­ta tai pois­ta­mis­ta
Virheellisistä tiedoista voi ilmoittaa minkä tahansa Helka-kirjaston asiakaspalveluun, jossa ne korjataan viipymättä. Jos asiakkaalla ei ole hoitamattomia velvoitteita, asiakastiedot saadaan poistettua noin viikon sisällä siitä, että asiakas on pyytänyt poistamista.
Päivitetty: 29.10.2020
Ylös
Hel­sin­gin yli­opis­ton kirjasto
PL 53 (Fabianinkatu 30)
00014 Helsingin yliopisto
puhelin 02941 23920
 
 
Pa­lau­te­lo­ma­ke
Anna palautetta kirjastoon
Hel­sin­gin yli­opis­ton kirjasto
Instagram
Facebook
Twitter
YouTube
HELSINGIN YLIOPISTO
PL 4 (Yliopistonkatu 3)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelinvaihde: 02941 911 (pvm/mpm)
Henkilöhaku ja yhteystiedot
Rakennusten aukioloajat
Medialle
Ura Helsingin yliopistossa
Kirjasto
Flamma-intranet
Opiskelu-palvelu nykyisille opiskelijoille
Verkkokauppa
Tietoa sivustosta
Tietosuoja
Saavutettavuusseloste
Sosiaalisen median suositus
Anna palautetta
© Helsingin yliopisto 2021