Tietoa evästeistä ja henkilötietojen käsittelystä verkkosivuillamme löydät sivulta verkkosivut ja evästeet.
Yhteyshenkilöt tietojenkäsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten löydät kustakin tietosuojailmoituksesta.
Helsingin yliopiston tietosuojavastaavan tavoitat osoitteesta tietosuoja@helsinki.fi
Helsingin yliopisto käsittelee hakijoidensa henkilötietoja, jotta opiskelijavalinnat voidaan toteuttaa. Kun haet opiskelijaksi, henkilötietojasi käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Yksilölliset järjestelyt
Käsittelemme henkilötietojasi, jotka toimitat meille, jotta voimme toteuttaa valintakokeisiin liittyviä yksilöllisiä järjestelyjä. Tietojen käsittely perustuu niihin tietoihin, joita annat yksilöllisiä järjestelyitä koskevassa hakemuksessa ja sen liitteenä (kuten lääkärintodistus ja/tai muut asiantuntijalausunnot). Suostumuksesi perusteella tietojasi voidaan käyttää myös opiskelua koskevien yksilöllisten järjestelyjen suunnittelemiseksi, kun otat opiskelupaikan vastaan.
Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen sekä tietyissä tapauksissa suostumukseen.
Pääasialliset säädökset:
Yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietoja:
Yksilölliset järjestelyt
Mikäli haet yksilöllisiä järjestelyjä, käsittelemme edellä mainittujen lisäksi hakemuksella ja sen liitteinä antamiasi henkilötietoja:
Lisäksi liitteet saattavat sisältää esimerkiksi kopion lääkärintodistuksesta. Yksilöllisiä järjestelyjä koskevat hakemukset ja päätökset ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelee yliopistolla vain rajattu joukko henkilöstöä.
Hakijoita koskevia tietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:
Tiedot voivat olla myös yliopiston hakijalle tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai yliopiston käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).
Säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Pysyvästi säilytettäviä tietoja ovat:
Lisäksi kansallisarkiston päätöksellä voidaan säilyttää muitakin hakijan henkilötietoja pysyvästi.
Muita kuin pysyvästi säilytettävien henkilötietojen säilytysaikoja:
Henkilötietoja luovutetaan seuraaville vastaanottajille:
Lisäksi yliopisto voi luovuttaa hakijoiden henkilötietoja
Yksilöllisiin järjestelyihin liittyviä tietoja käsittelevät yliopistolla ainoastaan henkilöt, jotka huolehtivat valintakokeiden yksilöllisten järjestelyiden toteuttamisesta. Emme luovuta hakemustietojasi Helsingin yliopiston ulkopuolelle. Jos kyseessä on valintakoeyhteistyö muiden yliopistojen kanssa, voimme tarvittaessa tiedottaa sinulle myönnetyn yksilöllisen järjestelyn muille yhteistyöhön osallistuville yliopistoille.
Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle esimerkiksi silloin kun varmistetaan hakijan EU:n ulkopuolelta myönnettyjen todistusten oikeellisuutta.
Yliopisto noudattaa erityistä huolellisuutta henkilötietojen siirrossa EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirretään EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle vain tarvittaessa ja siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti, käyttämällä esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:
Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi
Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa sekä yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa opiskelijan antamaan suostumukseen.
Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu siten
Yliopistolla on lähtökohtaisesti oikeus käsitellä arkaluonteisia tietoja rekisterinpitäjänä
Pääasialliset säädökset:
Yliopistolaki (558/2009 )
Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004 )
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
Henkilötietolaki (523/1999) ja sen korvaava tietosuojalaki (XXX/2018)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Helsingin yliopiston johtosääntö
Helsingin yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
Helsingin yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
Helsingin yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset
Suoraan tunnistettavia tietoja ovat muun muassa henkilötunnus ja opiskelijanumerot. Käsittelemme myös nimi- ja yhteystietojasi. Sen lisäksi yliopisto käsittelee muita opiskeluusi liittyviä tietoja, joita yhdistelemällä sinut on ulkopuolisen mahdollista tunnistaa.
Yleisimmin opintojen ja opintosuoritusten yhteydessä käsitellään opiskelijan nimi-, opiskelijanumero- ja yhteystietoja sekä suoritettavien tutkintojen ja opintojen sisältöjä koskevia tietoja.
Esimerkkejä tiedoista, joita Helsingin yliopisto käsittelee:
Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi.
Jotkut tiedot on kerätty muilta tahoilta kuin sinulta itseltäsi. Tällaisia tilaneita ovat mm.:
Säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Seuraavia opetukseen liittyviä henkilötietoja Helsingin yliopisto säilyttää yliopistoja koskevan lainsäädännön perusteella pysyvästi:
Muiden tietojen säilytysajat löydät Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmasta.
Henkilötietoja käsittelevät pääasiassa opetus- ja opiskelijapalveluiden henkilökunta ja opetushenkilökunta. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä tietotekniikkakeskuksessa, henkilöstöpalveluissa, talouspalveluissa ja viestintä ja yhteiskuntasuhteet -yksikössä.
Helsingin yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Helsingin yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.
Helsingin yliopisto luovuttaa tarpeellisia opiskelijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille, korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta tai suoraan
Lisäksi Helsingin yliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilötietoja
Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon Virtaan siirretään pysyvästi säilytettäviä opiskelijatietoja sekä opiskelijaliikkuvuuden liikkuvuusjaksot.
Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.
Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.
Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme antaa yksilöllisiä järjestelyjä koskevan suosituksen ja/tai toteuttaa opetukseen ja tentteihin liittyviä yksilöllisiä järjestelyjä. Tietojen käsittely perustuu yliopistolle antamiisi tietoihin (kuten lääkärintodistus ja/tai muut asiantuntijalausunnot).
Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen sekä tietyissä tapauksissa suostumukseen.
Pääasialliset säädökset:
Mitä tietoja käsitellään?
etunimi, sukunimi, henkilötunnus, sukupuoli, tiedekunta, koulutusohjelma, nykyisten opintojen aloitusvuosi, opiskelijanumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollisesti opiskelijan ajanvarauksen yhteydessä antamat tiedot, tieto lukuvuosi-ilmoittautumisesta
Lisäksi käsittelemme seuraavia tietoja:
Säilytysajat
Säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Yksilöllisiä järjestelyjä koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelee yliopistolla vain henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja yksilöllisten järjestelyjen suunnittelemiseksi ja/tai toteuttamiseksi.
Tietoja voidaan luovuttaa opiskelijan suostumuksella lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden omaavalle viranomaiselle tämän kirjallisella pyynnöllä, josta ilmenee, mihin lakiin tiedonsaantioikeus perustuu. Ilman opiskelijan suostumusta tietoja voidaan luovuttaa, mikäli tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saantiin on laissa erikseen säädetty. Tilastotietoja, joista yksilön tiedot eivät ole tunnistettavissa, voidaan antaa eteenpäin ja käyttää esimerkiksi yksilöllisten järjestelyiden luonnetta ja laajuutta koskevissa raporteissa ja esityksissä.
Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?
Yksilöllisiä järjestelyitä saavien opiskelijoiden tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten
puh. 02941 24140, sähköpostiosoite: hakijapalvelut@helsinki.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?
Henkilötietoja käsitellään yliopiston kansainväliseksi tutkinto-opiskelijaksi maisteriopintoihin hakeutumisessa ja osana opiskelijavalintojen suorittamista. Rekisteristä tuotetaan tilastomateriaalia koulutustiedotusta, koulutuksen suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten. Hakemusten liitteiksi toimitettuja dokumentteja voidaan käyttää myös hakijapalveluiden henkilöstön hakuprosessin koulutustarkoituksissa. Dokumentteja ei luovuteta hakijapalveluiden ulkopuolelle.
Mitä tietoja käsitellään?
Hakijaa koskevat tiedot:
Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?
henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:
Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?
Hakijat tallentavat hakemustiedot itse järjestelmän käyttöliittymän kautta.
VIRTA-opintotietopalvelusta järjestelmään tuodaan automaattisesti suomalaisia korkeakouluopintoja vuoden 1995 jälkeen tehneiden, suomalaisen henkilötunnuksen omaavien hakijoiden opintotiedot. Tiedot tarkistetaan suoraan asianomaisilta rekisterinpitäjiltä, jotka ovat antaneet tähän luvan. VIRTAopintotietopalvelusta tuodaan tarvittavat hakijan henkilö-, opiskeluoikeus-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot.
Hakijan hakemuksessaan tai sen liitteissä antamat Suomen ulkopuolella suoritettuja kansainvälisiä opintoja ja tutkintoja koskevat tiedot voidaan varmistaa suorituksen myöntäneeltä oppilaitokselta tai muulta asianmukaiselta taholta.
Säilytysajat
Järjestelmään jätettyjä hakemuksia ja niiden ajoissa toimitettuja liitteitä säilytetään Helsingin yliopiston arkistossa kymmenen vuotta.
Kenelle luovutamme tietojasi?
Hakijan yksilöintitietoja ja valinnan suorittamiseen liittyviä tietoja siirretään Opintopolkuun. Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan hakemuksia arvioivien asiantuntijoiden käyttöön. Hakijan suostumuksella hakijan tietoja voidaan siirtää muille kolmansille osapuolille. Osoitetietoja voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston omiin markkinointitarkoituksiin vain asianomaisen luvalla. Jos hakija on käyttänyt hakiessaan Helsingin yliopiston virallista koulutusagentti-yhteistyökumppania, hakijan hakemuksen käsittelyä koskevia tietoja voidaan luovuttaa kyseiselle yhteistyökumppanille.
Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?
Hakijan tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietojen luovuttaminen voi kuitenkin olla tarpeen esimerkiksi ulkomailla suoritettujen opintojen varmistamiseksi opiskelupaikan myöntöä varten. Noudatamme tietojen luovutuksessa erityistä huolellisuutta. Tietoja voidaan siirtää kolmansille osapuolille EU:n tai ETA:n ulkopuolella myös hakijan nimenomaisella suostumuksella.
Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?
Helsingin yliopiston opintopsykologien asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään opintopsykologien asiakassuhteiden hoitamiseksi. Lisäksi rekisteriin tallennettavia yhteydenottotietoja ja anonyymejä tilastotietoja hyödynnetään opintopsykologitoiminnan laadunvalvomiseksi ja kehittämiseksi.
Mitä tietoja käsitellään?
Opiskelijasta kerättäviä tietoja ovat etunimi, sukunimi, henkilötunnus, sukupuoli, tiedekunta, koulutusohjelma, nykyisten opintojen aloitusvuosi, opiskelijanumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, opiskelijan ajanvarauksen yhteydessä antamat tiedot, opintopsykologille varatut ajat ja niiden peruutukset, opintopsykologin kirjaukset ohjauksista ja siihen kytkeytyvistä tapahtumista ja tehtävistä, yhteenveto, suositus, lausunto. Ajanvarauksen yhteydessä kerätään myös opiskelijan käyttämän laitteen IP-osoite.
Helsingin yliopiston opintopsykologit ylläpitävät yksilöohjauksista ja siihen rinnastettavasta työstä asiakasrekisteriä ja tekevät ohjauksista ja siihen kytkeytyvistä tapahtumista ja tehtävistä kirjauksia. Käytäntö perustuu siihen, että psykologit ovat terveydenhuollon ammattihenkilöitä ja noudattavat psykologityössä näitä lakeja: laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä, potilaslaki ja asetus potilasasiakirjoista. Kirjaukset sisältävät usein terveyttä koskevia tietoja.
Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?
Yksilöohjauksissa henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen velvoite. Terveydenhuollon ammattihenkilöinä psykologien velvollisuus on noudattaa yksilöön kohdistuvassa psykologityössä näitä lakeja: laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä, potilaslaki ja asetus potilasasiakirjoista. Opintopsykologin yksilötyön ulkopuolisien ryhmätapaamisten kirjaukset perustuvat opiskelijan suostumukseen.
Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?
Rekisteröidyltä itseltään, lisäksi psykologi tekee kirjauksia ohjauksista ja siihen kytkeytyvistä tapahtumista ja tehtävistä, kuten yhteenvetoja, suosituksia ja lausuntoja.
Säilytysajat
Yksilöohjauksessa syntyneitä tietoja säilytetään potilastietoja koskevien lakien mukaisesti. Ajanvaraustiedot poistetaan ajanvarausjärjestelmästä lukuvuosittain lukuun ottamatta IP-osoitetta, joka säilyy toistaiseksi. Yksilöohjauksen ajanvaraustiedoista (Netorek Oy:n Vihta-järjestelmä) viedään Nordhealth Finland Oy:n Diariumin ajanvarausjärjestelmään opintopsykologin ohjauksen kannalta oleelliset tiedot, kuten opiskelijan yhteystiedot ja muut hänen kirjaamansa ennakkotiedot. Etäohjauksessa käytetään Diariumiin kytkeytyvää Connect-järjestelmää, jossa tiedot säilyvät toistaiseksi.
Ryhmänohjaukseen liittyviä ei-potilastiedoksi katsottavia tietoja säilytetään neljä vuotta. Ryhmien kohdalta poistetaan ajanvarausjärjestelmän kautta saadut tiedot ja tallennetaan oleelliset tiedot opintopsykologien sähköiseen arkistoon.
Kenelle luovutamme tietojasi?
Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden omaavalle viranomaiselle tämän kirjallisella pyynnöllä, josta ilmenee, mihin lakiin tiedonsaantioikeus perustuu. Ilman asiakkaan suostumusta tietoja voidaan luovuttaa, mikäli tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saantiin on laissa erikseen säädetty. Tilastotietoja, joista yksilön tiedot eivät ole tunnistettavissa, voidaan antaa eteenpäin ja käyttää esimerkiksi opintopsykologitoiminnan luonnetta ja laajuutta koskevissa raporteissa ja esityksissä. Lisäksi kirjallisen tutkimusluvan antaneiden asiakkaiden tietoja voidaan käyttää tunnistamattomina tieteellisissä tutkimuksissa ja julkaisuissa.
Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?
Helsingin yliopiston opintopsykologien asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Etäohjauksessa käytettävä Connect-järjestelmä käyttää Yhdysvaltalaista Twilio-järjestelmää. Kyseiseen järjestelmään ei tallennu opiskelijaa yksilöiviä tietoja.
Helsingin yliopiston harjoittelukoulut tarvitsevat henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
PERUSOPETUS
LUKIOKOULUTUS
Tallennamme oppilaiden ja opiskelijoiden koulunkäyntiä, opetusjärjestelyitä ja oppimistuloksia koskevia tietoja. Helsingin yliopiston harjoittelukoulut ovat osa yliopistoa ja meillä tehdään myös tutkimusta, johon osallistutaan huoltajan ja/tai opiskelijan luvalla.
PERUSOPETUS
LUKIOKOULUTUS
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina käsitellään:
Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi. Harjoittelukoulut ovat osa Helsingin yliopistoa ja henkilötietoja voidaan käsitellä myös yleisen edun mukaiseen tieteelliseen tutkimukseen. Tutkimukseen osallistumiseen pyydetään opiskelijoilta tai heidän huoltajiltaan suostumus.
Harjoittelukoulujen toimintaan liittyvää lainsäädäntöä:
Perusopetuksen osalta:
Lukiokoulutuksen osalta:
Henkilötietoja kerätään oppilailta ja opiskelijoilta itseltään tai heidän huoltajiltaan. Muita keskeisiä tietolähteitä ovat:
Noudatamme Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa. Esimerkkejä säilytettävistä tiedoista ja säilytysajoista ovat:
Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ovat
Emme siirrä tai luovuta henkilötietoja EU:n ulkopuolelle
Helsingin yliopiston tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta ja toimia vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa. Tässä työssä yliopisto käsittelee yliopistoyhteisössä toimivien tutkijoiden ja asiantuntijoiden henkilötietoja
Palveluihin liittyvästä tietojen käsittelystä voit olla yhteydessä sinua palvelleeseen yksikköön.
Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:
Tutkimustietojen avulla yliopisto viestii hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti tutkimustoiminnastaan ja toimittaa opetusministeriölle sen määräämät tutkimukseen liittyvät tiedot.
Käsittelemme niitä tietojasi, jotka kuvaavat toimintaasi yliopiston tutkijana tai asiantuntijana, tutkimusresursseja ja -tuotoksia sekä yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Suoraan tunnistettavia tietoja ovat muun muassa henkilötunnisteet yliopiston tietojärjestelmissä ja kansainväliset tutkijatunnisteet. Käsittelemme myös nimi-, yksikkö-, tieteenala (oppiaine)- ja yhteystietojasi.
Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön, käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi: yliopiston tehtävä on edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä. Tietyissä erityistarkoituksissa olet antanut meille tietojen käsittelyyn suostumuksen.
Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi.
Jotkut tiedot on kerätty muilta tahoilta kuin sinulta itseltäsi. Tällaisia tietoja ovat mm. osa julkaisujen ja yhteiskunnallisen toiminnan tiedoista.
Noudatamme Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa. Säilytämme tietoja tutkijoistamme pysyästi arkistointitarkoituksia varten. Säilytysaikoja on kuvattu tarkemmin muissa tietosuojailmoituksissa (esim. Henkilöstöhallinto)
Tutkimustoiminnan tiedot ovat julkisia pois lukien mm. salassapidettävät tutkimussuunnitelmat tai erikseen rahoittajan kanssa sovitut tiedot.
Säilytämme kaikkia tietoja normaalisti Euroopan talousalueella (ETA).
Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti eli esimerkiksi käyttämällä EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai pyytämällä sinun suostumuksesi. Tällainen voi tulla kyseeseen esimerkiksi tutkimusrahoitushakemuksesi jättämisen yhteydessä ETA-alueen ulkopuoliselle rahoittajalle.
Ota yhteyttä helsinkiunievents@helsinki.fi. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, lähetä kirjallinen pyyntö tapahtuman yhteyshenkilölle.
Osallistujista kerätään tarvittavat henkilötiedot tapahtuman järjestämiseksi sekä tapahtumasta tiedottamiseksi. Keräämme käyttäjästä vain käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
Tiedot kerätään henkilöltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Näitä tietoja ovat nimi, tavanomaiset yhteystiedot sekä tapahtumaan osallistumistiedot. Kysyttävät tiedot voivat vaihdella riippuen tapahtumasta, kuitenkin vain välttämättömät ja tarpeelliset tiedot kerätään. Tiedot kerätään suoraan ilmoittautumisen yhteydessä tapahtumakohtaisten lomakkeiden kautta. Myös sähköpostitse, puhelimitse tai tapaamisessa ilmoittamiasi tietoja voidaan tallentaa, mikäli niillä on vaikutusta järjestelyihin.
Lisäksi sinusta tallennetaan maksuihin ja maksutapaan liittyviä tietoja, jos osallistuminen on maksullista.
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat osallistujan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmä, laskutuksen tietokanta ja julkiset lähteet.
Helsingin yliopiston tapahtumissa voidaan ottaa valokuvia ja/tai videokuvaa. Kuvia/videoita voidaan julkaista Helsingin yliopiston verkkosivuilla, sosiaalisen median tileillä tai muissa yliopistoon liittyvissä julkaisuissa. Kuvattua materiaalia ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tapahtumailmoittautumisen perusteella.
Tapahtumaspesifit tiedot poistetaan, kun tietoja ei enää ko. tapahtuman toteuttamiseen tai jälkihoitoon tarvita. Kontaktitietoja voidaan käyttää tulevan saman alan tapahtumatiedotteiden lähettämiseen tapahtuman päättymisen jälkeen, jonka jälkeen kerättyjä tietoja säilytetään tarvittaessa anonyymisti tilastointitarkoituksessa. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.
Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, kuten tapahtumanjärjestäjille, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Kolmansia osapuolia voivat olla esim. tapahtuman tiloista, turvallisuudesta tai tarjoilusta vastaava taho.
Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
Valmistuneiden opiskelijoidemme, vaihto-opiskelijoidemme sekä entisten että nykyisten työntekijöidemme (alumnit) tietojen käsittely liittyy yliopiston Yliopistolain mukaiseen tehtävään: Yhteiskunnallinen vuorovaikutus.
Käsittelemme alumniemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
Henkilötietojen käsittely on tarpeen Yliopistolaissa mainittujen yleisen edun mukaisten tehtävien suorittamiseksi (Yliopistolaki 2 §, tietosuoja-asetus 6 artikla 1. e)-kohta). Alumniyhteisöön liitytään vapaaehtoisesti.
Suostumuksen antaneiden tiedot siirretään opiskelijarekisteristä alumniyhteisöön. Henkilötietojen lähteinä on myös alumni itse. (Osoite)tietoja saatetaan tarkastaa julkisista lähteistä.
Säilytämme alumniyhteisöön liittyneiden tietoja toistaiseksi, eli tiedot poistetaan pyynnöstä tai kun olemme saaneet tiedon henkilön kuolemasta.
Emme luovuta tietoja Helsingin yliopiston ulkopuolisille tahoille, pois lukien mahdolliset yhteistyökumppanit tapahtumien tai viestintäkampanjoiden toteuttamisessa.
Käytämme tietojen käsittelyyn seuraavia palveluntarjoajia:
Käytämme uutiskirjeiden lähettämiseen MailChimp-palvelua. Palveluntarjoaja on sijoittunut Yhdysvaltoihin ja tietoja käsitellään myös Yhdysvalloissa. MailChimp on sitoutunut noudattamaan EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Voit lukea lisää MailChimpin omilta sivuilta (englanniksi).
Henkilötietojen hallintaan käytämme Salesforcen tarjoamaa asiakkuudenhallintajärjestelmää. Palveluntarjoaja on sijoittunut Yhdysvaltoihin ja Salesforcella on tytäryhtiöitä myös muissa maissa EU:n ulkopuolella. Lisäksi Salesforce käyttää alihankkijoita, jotka ovat sijoittautuneet osittain myös EU:n ulkopuolelle. Nämä EU:n ulkopuoliset maat eivät välttämättä tarjoa samaa tietosuojan tasoa kuin EU:n alueella. Suojatoimena Salesforce tarjoaa valvontaviranomaisten hyväksymät ns. Yritystä koskevat sitovat säännöt (ne tarkoittavat oikeudellisesti sitovia sääntöjä henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin konsernin sisällä). Konserniin kuulumattomien alihankkijoiden osalta suojatoimena käytetään EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Voit lukea lisää Salesforcen omilta sivuilta (englanniksi).
yhteiskuntasuhteet@helsinki.fi
Käsittelemme henkilötietojasi nykyisten ja mahdollisten uusien lahjoittajien tarpeiden ymmärtämiseen, toiminnan laadun parantamiseen ja uusien palveluiden kehittämiseen, asiakaspalvelun parantamiseen sekä toiminnastamme viestimiseen. Näin yliopisto edistää toimintansa yhteiskunnallista vaikuttavuutta.
Tehtyjen lahjoitusten osalta käsittelemme tietojasi kirjanpitotarpeisiin, viestintään, viranomaisraportointiin sekä arkistointitarkoituksiin.
Käsittelemme nimi- ja yhteystietojasi sekä muita sinuun liittyviä tietoja, joita yhdistelemällä ulkopuolisen on mahdollista tunnistaa sinut. Näitä tietoja voivat olla:
Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön sekä tietyissä erityistarkoituksissa sinun meille antamaasi suostumukseen (esim. viestintätarkoituksissa tai uutiskirjelistalle liittyminen).
Lahjoittajien tietoja käsitellemme lakisääteisen velvoitteen noudattamisen perusteella.
Kumppanien tietoja käsitellemme myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi. Asiakasymmärryksen lisäämiseksi Helsingin yliopisto voi etsiä tietoja myös julkisista lähteistä. Käyttämiämme tietolähteitä ovat muun muassa verkon hakukonepalvelut, Väestörekisterikeskus, Helsingin yliopiston opintorekisteri, Helsingin yliopiston alumnirekisteri, Helsingin yliopiston tapahtumahallintajärjestelmä sekä yhteystietopalvelut.
Säilytämme tiedot tehdyistä lahjoituksista pysyvästi. Muita tietoja säilytämme ajan, joka on tarpeellinen Helsingin yliopiston kumppanuuksien ylläpitämiseksi tai niiden rakentamiseksi.
Emme pääsääntöisesti luovuta tietoja Helsingin yliopiston ulkopuolelle, poikkeuksena mahdollisten julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen käsittely, sekä viranomaisraportointi (esimerkkeinä raportointitahoista Opetus- ja kulttuuriministeriö, Verohallinto, Poliisihallitus). Tietoja voidaan myös julkaista osana yliopiston viestintää lahjoittajan kanssa sovitulla tavalla.
Käytämme tietojen käsittelyyn seuraavia palveluntarjoajia:
Käytämme uutiskirjeiden lähettämiseen MailChimp-palvelua. Palveluntarjoaja on sijoittunut Yhdysvaltoihin ja tietoja käsitellään myös Yhdysvalloissa. MailChimp on sitoutunut noudattamaan EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Voit lukea lisää MailChimpin omilta sivuilta (englanniksi).
Henkilötietojen hallintaan käytämme Salesforcen tarjoamaa asiakkuudenhallintajärjestelmää. Palveluntarjoaja on sijoittunut Yhdysvaltoihin ja Salesforcella on tytäryhtiöitä myös muissa maissa EU:n ulkopuolella. Lisäksi Salesforce käyttää alihankkijoita, jotka ovat sijoittautuneet osittain myös EU:n ulkopuolelle. Nämä EU:n ulkopuoliset maat eivät välttämättä tarjoa samaa tietosuojan tasoa kuin EU:n alueella. Suojatoimena Salesforce tarjoaa valvontaviranomaisten hyväksymät ns. Yritystä koskevat sitovat säännöt (ne tarkoittavat oikeudellisesti sitovia sääntöjä henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin konsernin sisällä). Konserniin kuulumattomien alihankkijoiden osalta suojatoimena käytetään EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Voit lukea lisää Salesforcen omilta sivuilta (englanniksi).
Tietotekniikkakeskus on Helsingin yliopiston erillislaitos, joka vastaa yliopiston yhteisten tietotekniikkapalveluiden tuottamisesta.
Jotta voimme tarjota sinulle tietotekniikkaan liittyviä palveluja, meidän on käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa. Tällaisia palveluita ovat muun muassa: Kirjautuminen, verkkoyhteydet, ohjelmistot, tietokoneet, tallennustilat, sähköposti, Microsoft 365, Wiki, Unitube, Moodle, tenttiakvaario ja konsultointi. Katso kaikki keskitetyt palvelumme Tietotekniikkakeskuksen palveluluettelosta.
Käsittelyn tarkoituksia ovat:
Henkilötietojen käsittely on tarpeen yliopiston Yliopistolain 2 §:n mukaisten tehtävien mahdollistamiseksi sekä sinun ja Yliopiston välisen sopimuksen (työsopimus, opiskeluoikeus tai muu sopimus) toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittely on tarpeen myös lakisääteisten velvollisuuksiemme hoitamiseksi (kuten tietosuojalainsäädännöstä ja tiedonhallintalaista tulevat velvoitteet huolehtia riittävästi tietoturvasta).
Jotta Helsingin yliopisto pystyy tarjoamaan tietoteknisiä palveluita, on sen käsiteltävä tietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti. Käsiteltävät tiedot riippuvat käytetystä palvelusta.
Katso lisätietoja käsiteltävistä henkilötiedoista Tietotekniikkakeskuksen tietosuojaselosteista.
Katso tarkemmat tiedot tietotekniikkakeskuksen tietosuojaselosteista.
Tietojen säilytystarpeet vaihtelevat järjestelmittäin ja tietojen käyttötarkoituksen mukaan.
Katso tarkemmat tiedot tietotekniikkakeskuksen tietosuojaselosteista.
Helsingin yliopistossa tietoja käsittelevät vain ne Helsingin yliopiston työntekijät tai Helsingin yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Pääsy tietojärjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksilla.
Helsingin yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Helsingin yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.
Helsingin yliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä vain lainmukaisissa tilanteissa.
Tietotekniikkakeskuksen keskitetyissä palveluissa käsiteltyjä henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Jos henkilötietoja poikkeuksellisesti luovutetaan, tietoja siirretään yksinomaan maihin, joiden tietosuojan Euroopan komissio on todennut riittäväksi. Toinen vaihtoehto on, että tietojen siirrossa käytetään komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
kirjasto@helsinki.fi, nicola.nykopp@helsinki.fi
Helka-kirjastot käyttävät asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan, mukaan lukien perintä sekä lainauksenvalvontaan liittyvä viestintä, sekä tilastointiin. Lainauksenvalvontaan kuuluu myös virhetilanteiden selvittely.
Rekisteriin tallennetaan asiakkaista
Tietojen käsittely perustuu asiakkaan ja kirjaston väliseen sopimukseen (lainat) tai asiakkaan suostumukseen (asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon yliopiston taustajärjestlmistä).
Uudet asiakkaat: Tiedot saadaan suoraan asiakkaalta tai pävityksellä yliopiston taustajärjestelmistä (ks. tarkempi kuvaus alla).
Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivitys: Jos asiakkaalla on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja tai maksamattomia maksuja), virheellisiä yhteystietoja voidaan päivittää yliopiston järjestelmistä, perintätoimiston ilmoittamista tiedoista tai väestörekisterikeskuksen tiedoista. Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus.
Yliopiston jäsenten tietoja päivitetään yliopsiton taustajärjestelmistä (suostumus annetaan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä). Kun asiakas ensimmäistä kertaa kirjautuu kirjaston asiakasliittymään yliopiston käyttäjätunnuksilla ja hyväksyy tiedonsiirron, tallentuvat seuraavat tiedot kirjastojärjestelmään:
Seuraavan vuorokauden aikana seuraavat tiedot siirtyvät yliopiston järjestelmistä (Oodi, Sisu, SAP):
Kaikkia näitä tietoja ylläpidetään yliopiston muissa järjestelmissä, ja niitä ei voi muuttaa kirjastojärjestelmässä. Tietoihin tehdyt muutokset päivittyvät kerran vuorokaudessa kirjastojärjestelmään.
Kerran vuodessa järjestelmästä poistetaan sellaisten asiakkaiden tiedot, joilla ei ole hoitamattomia velvoitteita ja jotka eivät ole kolmeen vuoteen lainanneet tai varanneet mitään.
Asiakkaat, joiden tiedot päivitetään yliopiston taustajärjestelmistä poistetaan vuoden kuluttua siitä, kun yliopiston käyttäjätunnus on vanhentunut ellei asiakas ole siihen mennessä ilmoittanut haluavansa jatkaa asiakkaana tai hänellä on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja, maksamattomia maksuja).
Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle.
Helkan palvelut tuotetaan Ex Libris-nimisen yrityksen tarjoamilla alustoilla Alma (taustajärjestelmä) ja Primo (asiakaskäyttöliittymä).
Tiedot palauttamattomista lainoista ja maksamattomista maksuista sekä niihin liittyvistä asiakastiedoista voidaan siirtää perintätoimistolle.
Suomen viranomaisille luovutetaan tietoa vallitsevien lakien ja säädösten mukaisesti.
ELibriksen tietosuojaseloste (englanniksi)
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietoja käsitellään asiakirja- ja aineistopyyntöjen käsittelemiseksi.
Käsittelemme asiakirjojen tilaustomakkeilla ja käyttösitoumuslomakkeilla annettuja tietoja. Käyttösitoumuslomakkeella keskusarkiston asiakkaat sitoutuvat noudattamaan lain asettamia vaatimuksia arkistosta saamiensa asiakirjojen käsittelyssä. Samalla asiakkaat ilmoittavat sitoutuvansa noudattamaan käyttöön saamansa yksityisarkiston käyttöehtoja sekä arkiston käyttösääntöjä.
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi.
Tiedot kerätään kaikilta keskusarkiston asiakkailta silloin, kun he saapuvat arkistoon ja silloin kun he tilaavat asiakirjoja makasiineista.
-
Tietoja ei luovuteta Helsingin yliopiston ulkopuolelle.
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.
Arkistoon on tallennettu luettelotiedot Helsingin yliopiston arkiston säilyttämästä arkistoaineistosta. Järjestelmään tallennetaan myös arkistojen sijainti- ja luovuttajatiedot. Lisäksi järjestelmässä on asiakirjojen tilaus-toiminto, jonka avulla asiakas voi tilata arkistoaineistoa tutkittavaksi arkiston tutkijapalvelutiloihin. Arkisto sisältää myös digitoituja asiakirjoja. Henkilötietoja käsitellään historiantutkimuksen ja sukututkimuksen tarpeisiin. Henkilötietoja käsitellään myös aineiston luovuttajatietojen osalta.
1) Arkistoaineistojen kuvailu- ja luettelointitiedot:
2) Digitoidut asiakirjat
3) Luovuttajatiedot:
Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin ja lakiin perustuvaan yleisen edun mukaiseen tehtävään.
Helsingin yliopisto ja muut aineistojen luovuttajat.
Tiedot säilytetään pysyvästi.
Arkistoihin liittyviä luettelotietoja sekä digitoituja asiakirjoja siirretään tietoverkossa vapaasti hyödynnettäväksi. Alle 100 vuotta vanhoja henkilötietoja sisältäviä digitoituja asiakirjoja ei siirretä tietoverkkoon. Arkistoaineistojen luovuttaja- ja tilaajatietoja ei luovuteta eteenpäin.
Arkistoaineistojen luovuttaja- ja tilaajatietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Helsingin yliopistomuseo ja piirustussali: yo-museo@helsinki.fi
Observatorion asiakaspalvelu: observatorio@helsinki.fi
Yliopistomuseolla tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Asiakkaat ja yhteistyökumppanit
museon tapahtumiin ja tilaisuuksiin (esim. opastukset, yleisötapahtumat, työpajat, luennot, leirit) ilmoittautumisen ja järjestämisen vuoksi
tilavarausten vastaanottamiseksi ja järjestämiseksi
arkiston käyttösopimusten hallinnoimiseksi
kuvatilausten käsittelemiseksi
laskuttamisen vuoksi
kilpailuiden ja arvontojen järjestämiseksi
museon palveluista ja toiminnasta kertomiseksi sekä muuhun viestintään (esim. joulukorttien lähettämiseksi)
palautteiden ja mielipidekyselyiden vastaanottamiseksi ja laatimiseksi
tutkimuslupien hallinnoimiseksi
Museon kokoelmat
museon kokoelmien hallinnoimiseksi (esim. omistajat, valokuvaajat, kokoelmissa esiintyvät henkilöt)
kokoelmien lahjoittajien ja lainaajien tietojen hallinnoimiseksi
kokoelmahallintajärjestelmän käyttäjien hallinnoimiseksi
Museon henkilöstö
henkilöstön ja keikkatyöntekijöiden rekrytoimiseksi, työvuoroista sopimiseksi ja palkkioiden maksamiseksi (palkkiopohjaiset, harjoittelijat).
Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, sopimussuhteeseen tai oikeutettuun etuun.
Kokoelmien osalta henkilötietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaiseen arkistointitarkoitukseen.
Henkilöstön osalta henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimussuhteeseen.
Asiakkaat ja yhteistyökumppanit
nimi
mahdollinen työnantajatieto ja titteli
yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköposti ja postiosoite
tapahtumat: allergia- ja erikoisruokavaliotiedot, lasten osalta ikä, kuvauslupatiedot ja huoltajan yhteystiedot.
Museon kokoelmat
Kokoelmiin liittyvät tiedot, muun muassa:
nimi
syntymäaika, kuolinaika, muut henkilön elinkaareen liittyvät päivämäärät
sukupuoli
valokuvat, videot ja muut aineistot henkilöstä
koulutus, ammatti
opiskelupaikat, työpaikat, asuinpaikat
perheenjäsenten nimet sekä synnyin- ja kuolinajat
erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot (esim. henkilön terveydentila, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus).
Lahjoittajien ja lainaajien tiedot:
nimi
ammattinimike, tutkinto, eläkeläinen
työpaikka (mikäli lahjoitus tehdään työnantajan nimissä)
yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköposti ja postiosoite
lahjoittajan yhteys lahjoitettavan aineiston alkuperäiseen omistajaan (esim. sukulaisuussuhde).
Kokoelmahallintajärjestelmän käyttäjätiedot:
nimi, käyttäjätunnus, työnantaja, syntymäaika ym. käyttäjän antamat tiedot.
Museon henkilöstö
nimi
yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköposti.
Museon asiakas, yhteistyökumppani tai lahjoittaja antaa tietonsa itse (esim. vastaamalla lomakkeeseen tai sähköpostitse).
Kokoelmiin liittyviä tietoja voidaan saada muista arkistoista, asiakkailta, yhteistyökumppaneilta tai julkisista lähteistä. Lahjoittajat antavat tietoja henkilöstä, joille lahjoitetut aineistot ovat kuuluneet.
Keikkatyöntekijöihin sekä tapahtumiin ja tilaisuuksiin, arvontoihin, palautteisiin, viestintään, tilavarauksiin ja laskutukseen liittyviä yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia toiminnan suunnittelua ja järjestämistä varten.
Kokoelmiin liittyviä tietoja säilytetään pysyvästi.
Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien tietoja ei luovuteta lähtökohtaisesti museon ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille esimerkiksi yhteisten tapahtumien järjestämiseksi.
Kokoelmiin liittyviä tietoja ja lahjoittajatietoja luovutetaan yleisten museotoiminnan käytäntöjen mukaisesti. Lahjoittajan yhteystietoja voidaan hänen suostumuksellaan luovuttaa tutkimuskäyttöön tai muulle lisätietoja haluavalle taholle.
Keikkatyöntekijöille voidaan luovuttaa muiden keikkatyöntekijöiden nimet ja yhteystiedot (puhelinnumero).
Henkilötietoja ei pääasiallisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Henkilötietoja saatetaan luovuttaa EU:n ulkopuolelle käytettäessä esimerkiksi kyselyihin tai ilmoittautumisiin ulkopuolista palveluntarjoajaa. Tietoja luovutettaessa huolehditaan asianmukaisista suojatoimista (esim. käytetään EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita).
Kokoelma-aineistojen kopioita ja kokoelmiin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa myös EU:n ulkopuolelle.
Kansalliskirjasto on Helsingin yliopiston erillislaitos. Voit lukea henkilötietojen käsittelystä Kansalliskirjastossa lisää heidän omilta sivuiltaan: Linkki Kansalliskirjaston tietosuojasivuille.
rekrytointi@helsinki.fi, osoite jonka kautta voit itse muokata ja poistaa tietojasi: https://jobs.helsinki.fi/
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
hakemusten käsittely, soveltuvuuden arviointi ja henkilövalintaan liittyvä yhteydenpito.
Haluamme myös edistää yhdenvertaisuuden toteutumista rekrytoinneissamme sekä varmistaa ulkomailta saapuvien työnhakijoiden sujuvan maahan asettautumisen.
Tietoja käsitellään myös tilastointitarkoituksiin ja professorihakujen osalta kärkihakijoiden tiedot säilytetään pysyvästi yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin.
Osa tiedoista on pakollisesti annettava toimivien prosessien ja yhteydenpidon vuoksi. Loput vapaaehtoisesti antamasi tiedot auttavat meitä arvioimaan soveltuvuuttasi tehtävään.
Rekrytointiin osallistuvista Helsingin yliopiston ulkopuolisista asiantuntijoista järjestelmään tallennetaan henkilön nimi ja sähköpostiosoite.
Hakija toimittaa tietonsa ja hakemuksensa vapaehtoisesti. Tietojen käsittelyn lainmukaisena perusteena ovat seuraavat:
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.
Helsingin yliopistoon työsuhteessa olevien henkilöiden osalta henkilöiden nimi, syntymäaika ja yhteystiedot siirtyvät järjestelmään Helsingin yliopiston HR –henkilötietojärjestelmästä.
Tietyissä rekrytointiprosesseissa tietoja kerätään suostumuksellasi myös erillisiltä ulkoisilta asiantuntijoilta, kuten soveltuvuusarvioinnit tai professorirekrytoinneissa ulkoiset akateemiset asiantuntijat.
Säilytämme tehtäväkohtaisia hakemustietoja noin kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä, minkä jälkeen hakijan suorat tunnistetiedot ja hakemuksen liitteet poistetaan, lukuun ottamatta valittujen hakijoiden sekä apulaisprofessori ja professorin tehtävän kärkihakijoiden hakemuksia, jotka säilytetään pysyvästi arkistointitarkoituksiin. Hakijoiden yleiset tiedot, kuten syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, valmistumisajankohta sekä tutkintotiedot säilytämme pysyvästi ja hyödynnämme niitä vain raportoinnissa ja hakijoita ei voida tiedoista tunnistaa.
Mikäli rekrytointiprosessiin kuuluu soveltuvuus- tai muu asiantuntija-arviointimenettely, henkilötietoja voidaan luovuttaa prosessiin osallistuville asiantuntijoille. Tällöin tietoja voidaan käsitellä asiantuntijoiden toimesta Euroopan unionin alueella tai sen ulkopuolella.
Julkisoikeudellisena laitoksena yliopiston rekrytoinnit ovat julkisia. Tämä tarkoittaa sitä, että hakijoiden tietoja pyydettäessä yliopisto on julkisuuslain nojalla velvollinen antamaan hakua koskevat tiedot sekä hakuasiakirjat nähtäväksi (peittäen julkisuuslain mukaan salassapidettävät tiedot).
Henkilörekisterin tiedot sijaitsevat EU:n alueella, eikä niitä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksena asiantuntija-arviointimenettely, jolloin henkilötietoja voidaan käsitellä asiantuntijoiden toimesta myös EU:n ulkopuolella. Luovutettaessa tietoja EU:n ulkopuolelle käytämme lainsäädännön vaatimia suojatoimia kuten EU:n komission mallisopimuslausekkeet.
HR lakimies: tuuli.siren-niskanen@helsinki.fi
Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitamiseen sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen. Helsingin yliopisto käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Tällaisia tehtäviä ovat:
Helsingin yliopiston työntekijät
Palkkion- ja apurahansaajat, tutkijat, dosentit, vierailevat professorit sekä emeritusprofessorit
Siviilipalvelusvelvolliset ja vuokratyöntekijät
Koulutuksiin osallistuvat ulkopuoliset henkilöt
Arkaluonteiset henkilötiedot: Henkilöstöjärjestelmissä käsitellään terveystietoja sekä ammattiliiton jäsenyystietoja.
Helsingin yliopiston työntekijät:
Muut kuin työsuhteessa olevat, kuten apurahatutkijat, dosentit, palkkionsaajat:
Arkaluonteiset tiedot: Ammattiliiton jäsenyystietoja käytetään henkilön suostumuksella jäsenmaksujen perintään ja terveystietoja käsitellään Helsingin yliopiston velvoitteiden ja sen työntekijöiden erityisten oikeuksien noudattamiseksi (kuten työterveyshuolto)
Säilytysajat perustuvat arkistolakiin ja muuhun lainsäädäntöön sekä HY:n ohjeistukseen ja arkistonmuodostussuunnitelmaan. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan. Yleisimpiä säilytysaikoja: Työntekijöiden työsopimustietoja säilytetään vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, palkkakorttitietoja 50 vuotta mutta esimerkiksi työajanseurantatietoja säilytetään vain 2 vuotta. Professorin tehtävään hakeneiden, joista on pyydetty asiantuntijalausunto, hakuasiakirjat säilytetään pysyvästi tieteellistä tutkimusta varten.
Tietoja voidaan luovuttaa muiden yliopiston yksiköiden käyttöön tarpeen mukaan. Henkilötietoja Helsingin yliopistolla pääsevät keräämään ja käsittelemään ne, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, esim. esimiehet ja henkilöstöpalvelujen työntekijät, tietohallinto.
Tietoja luovutetaan viranomaisille, työnantaja- ja työntekijäjärjestöille, vakuutusyhtiöille, pankeille, alihankkijana toimiville yhtiöille ja konsulteille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa, siinä määrin kuin palveluiden tuottaminen vaatii, esim. Kela, työterveyshuoltopalvelujen ja matkatoimistopalvelujen tuottajat, Sivistystyönantajat ry.
Tietoja siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle ainoastaan tilanteissa, joissa työntekijää koskevat työnantajavelvoitteet ovat lainsäädännön, verosopimusten tai sosiaaliturvasopimusten mukaan hoidettava EU/ETA alueen ulkopuolella.
Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten
Kehittämispäällikkö: jere.reinikainen@helsinki.fi
Miksi käsittelemme henkilötietoja?
Yliopiston Talouspalvelut käsittelevät henkilötietoja:
Matkanhallinnan osalta kumppaninamme toimii CWT, voit lukea henkilötietojen käsittelystä heidän toimestaan lisää täältä: CWT:n maailmanlaajuinen tietosuojakäytäntö ja -ilmoitus.
Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?
Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (myynti- ja ostolaskujen hallinta muistutuksineen, kirjanpito). Lisäksi henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen myös sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa olet osallisena (matkojen hallinta, täydentävän rahoituksen hallinta sekä työajankohdennus).
Mitä tietoja käsitellään?
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat työntekijän:
Muiden kuin työntekijöiden osalta käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?
Henkilötietoja kerätään henkilöiltä itseltään ja työntekijöiden osalta myös henkilöstöhallinnon järjestelmistä.
Säilytysajat
Tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön ja muiden velvoitteiden, kuten rahoittajien vaatimusten mukaisesti.
Kenelle luovutamme tietojasi?
Luovutamme tietoja verohallintoon, tilintarkastajille ja rahoittajille.
Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?
Tietoja käsitellään EU:n alueella eikä tietoja luovuteta pääsääntöisesti EU:n ulkopuolelle. Poikkeuksena matkanhallinta, jos olet matkustamassa EU:n ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen luovuttaminen on tarpeen matkan järjestämiseksi. Tietoja voidaan myös luovuttaa EU:n ulkopuolisille rahoittajille, jos olet mukana projektissa, jonka rahoitus tulee EU:n ulkopuolelta.
Henkilötietoja käsitellään ilmoittajansuojelukanavan kautta ilmoitettujen asioiden selvittämiseen ja käsittelyyn.
Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?
Helsingin yliopistolla on lakisääteinen velvollisuus käsitellä ilmoittajansuojelukanavan kautta tulleet ilmoitukset mahdollisista väärinkäytöksistä tai lainvastaisesta toiminnasta.
Siltä osin kuin erityisiä henkilötietoja (kuten terveys, uskonnollinen vakaumus, poliittiset mielipiteet) on käsiteltävä, käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka tärkeää yleistä etua koskevasta syytä ilmoituskanavia koskevan lainsäädännön nojalla.
Ilmoittajan suojeluun liittyvä lainsäädäntö:
Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022)
Ilmoittajansuojelulaki (1771/2022)
Ilmoittajan osalta: nimi ja yhteystiedot (mikäli ilmoittaja on ne antanut). Ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen omalla nimellä tai anonyymisti.
Ilmoituksen kohde: ilmoituksessa annetut ja asian selvittämisessä esiin tulleet tiedot mahdollisesta lainvastaisesta tai epäeettisestä toiminnasta
Ilmoitusten tiedot, joilla ei ole merkitystä asian selvittämisen kannalta, jätetään käsittelemättä.
Tiedot saadaan ilmoittajansuojelukanavaan tehdyistä ilmoituksista sekä asian selvittämisen yhteydessä asian käsittelyyn osallistuvilta henkilöiltä ja muilta asian selvittämiseen tarpeellisilta tahoilta.
Ilmoituskanavan kautta tulleet tiedot säilytetään lähtökohtaisesti enintään 5 vuotta.
Tietoja voidaan säilyttää pidempään, mikäli se on tarpeen lainsäädännössä säädettyjen oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Tietoja käsitellään ennalta määritetyn käsittelyjoukon piirissä Helsingin yliopistolla. Väärinkäytösepäilyn tiedot luovutetaan asiaa selvittävälle asiantuntijaryhmälle sekä hallintojohtajalle ja rehtorille.
Tapauksesta riippuen, tietoja voidaan luovuttaa yliopiston ulkopuolelle, mikäli asian selvittäminen vaatii yhteydenottoa viranomaistahoon, esimerkkinä rikosilmoituksen tekeminen poliisille.
Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle
lakipalvelut-yleishallinto@helsinki.fi, puh. 0294140855
Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä seuraaviin tarkoituksiin: Jäsenten valitsemiseksi Helsingin yliopiston toimielimiin.
Henkilötietojen käsittely perustuu Helsingin yliopiston lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään jos rekisteröity on saattanut käsiteltävät tiedot julkisiksi.
Yliopistolain 3 luvussa säädetään yliopiston toimielimistä ja jäsenten valitsemisesta niihin. Yliopistolain 13, 15, 27, 28 ja 29 §:n nojalla annetussa yliopiston johtosäännössä ja vaalijohtosäännössä määrätään tarkemmin vaaleista. Lisäksi yliopisto järjestää vaaleja työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta annetun lain nojalla.
Helsingin yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietoja:
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuluuvina tietoina saatetaan käsitellä seuraavia henkilötietoja, sillä ehdokkaiksi asettuvat henkilöt voivat niin halutessaan tuoda nämä tiedot vaaliesittelyissä esille:
Luettelo ei ole tyhjentävä, vaan muitakin henkilötietoja voidaan käsitellä, jos se on tarpeen vaalien järjestämiseksi.
Henkilöltä itseltään saadaan tietoja seuraavasti:
Yliopiston henkilöstöjärjestelmästä saadaan vaaliluetteloa ja ehdokasluetteloa varten seuraavat tiedot:
Vaaliluettelosta saadaan seuraavat tiedot:
Keskusvaalilautakunnan pöytäkirjoista saadaan seuraavat tiedot
Yliopiston vaalijärjestelmä Vakasta saadaan seuraavat tiedot:
Asiakirjojen säilytysajat määritellään yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS). Arkistolaitos määrää, mitkä tiedot tai asiakirjat säilytetään pysyvästi. Arkistolaitoksen määräyksen mukaisesti AMS:sa on määritelty vaaliasiakirjoille pysyvä säilytys.
Yliopiston ulkoisilla verkkosivuilla julkaistaan tieto toimielimiin valituista (nimi, mitä henkilöstöryhmää edustaa). Yliopiston sisäisillä verkkosivuilla julkaistaan vaalitulos (nimi, mitä henkilöstöryhmää edustaa, äänimäärä) ja tieto toimielimiin valituista.
Tietojen julkaiseminen perustuu
Helsingin yliopisto on rekisterinpitäjä ja julkaisija, ja se on ulkoistanut henkilötietojen keruun ja käsittelyn kustantajana toimivalle Alma Talenti OY:lle.
Helsingin yliopisto vastaa Suomen valtiokalenterin julkaisemisesta ja sillä on oikeus yliopistolain nojalla saada valtion viranomaisilta valtiokalenteria varten tarvittavat tiedot. Valtiokalenteri antaa kokonaiskuvan Suomen julkisen hallinnon rakenteesta ja niistä henkilöistä, jotka käyttävät julkista valtaa tai muuten tekevät kansalaisten kannalta merkittäviä päätöksiä.
Kirjaa on julkaistu vuodesta 1811. Valtiokalenteria käytetään hakuteoksena julkisella ja yksityisellä sektorilla niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Valtiokalenterin toimittamisessa otetaan huomioon myös kalenterin tehtävä ulkomaisten kunniamerkkien ilmoittamisessa.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (Yliopistolaki 558/2009, 73 §, Tietosuojalaki 1050/2018 4 §).
Kalenterissa julkaistaan valtion virastojen ja laitosten ylempi virkamieskunta sekä johtavassa asemassa olevat työsopimussuhteiset toimihenkilöt. Yksityisistä yrityksistä ja järjestöistä esitellään ainoastaan niiden ylin johto.
Valtiokalenterissa julkaistaan seuraavia henkilötietojasi:
Tiedot kerätään valtion ja virastoista ja laitoksista, kunnista sekä keskeisistä yhdistyksistä. Organisaatioiden päivittäjät toimittavat organisaatioidensa henkilöiden henkilötiedot Valtiokalenteriin verkkopalvelun kautta kerran vuodessa.
Tiedot julkaistaan painettuna sekä sähköisenä julkaisuna Valtiokalenterin verkkosivuilla. Tiedot päivitetään vuosittain uutta Valtiokalenteria varten.
Alma Talent kerää vuosittain tiedot Valtiokalenteriin. Alma Talent voi tarvittaessa luovuttaa tiedot kirjan taittamista varten taiton hoitavaan yritykseen.
Henkilötietoja ei julkaisua tehtäessä siirretä EU:n ETA:n ulkopuolelle.
turvallisuusvalvomo@helsinki.fi
Helsingin yliopistossa toteutetaan kulunvalvontaa sekä kameravalvontaa omaisuuden suojaamiseksi, rikollisen toiminnan ja väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, jo tapahtuneiden rikosten ja väärinkäytösten selvittämiseksi sekä henkilökunnan sekä opiskelijoiden työrauhan ja turvallisuuden edistämiseksi.
Helsingin yliopiston kulunvalvontajärjestelmät keräävät ja tallentavat tietoja järjestelmään syötettyjen Helsingin yliopiston kulkutunnisteen haltijoiden ovien avaamisista kulkutunnisteilla. Näin vähennetään ja rajoitetaan asiaankuulumattomien henkilöiden kulkemista yliopiston tiloissa, mahdollistetaan esteetön ja asianmukainen kulku siihen oikeutetuille henkilöille ja ylläpidetään osaltaan turvallisia ja viihtyisiä työskentely- ja opiskelu- ja tutkimustiloja.
Henkilötietojen käsittely perustuu Helsingin yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön sekä oikeutettuun etuun. Helsingin yliopistolla on Yliopistolain (24.7.2009 / 558) 41 a§:n mukainen velvollisuus tarjota opiskelijoilleen turvallinen opiskeluympäristö sekä työturvallisuuslain (23.8.2002 / 738) mukainen velvoite tarjota työntekijöilleen turvallinen työympäristö.
Kulunvalvonnan osalta henkilöstön henkilötiedot ovat peräisin Helsingin yliopiston henkilöstöpalveluista ja/tai henkilön tai hänen esimiehensä täyttämistä avaintenhakulomakkeista. Opiskelijoiden tietoja saadaan opintotietojärjestelmä SISUsta. Kameravalvonnan osalta tiedot ovat peräisin Helsingin yliopiston tiloihin ja niiden välittömään läheisyyteen sijoitettujen valvontakameroiden tallentamasta digitaalisesta kuvamateriaalista.
Kulunvalvonnan osalta henkilötiedot poistetaan aikaisintaan kun henkilö on palauttanut yliopiston tiloihin oikeuttavat avaimet. Kulunvalvontatietoja (lokitiedot) säilytetään järjestelmissä keskimäärin noin yksi vuosi.
Kameravalvontanauhoitteita säilytetään riippuen järjestelmän kapasiteetista. Perusteltu epäilys rikoksesta tai väärinkäytöksestä voi johtaa tilanteeseen, jossa tieto tallennetaan pidemmäksi aikaa.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti HY:n tai Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy:nulkopuolelle.
Järjestelmän tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille esimerkiksi rikostutkintaa varten.
Säilytämme kaikkia tietoja Euroopan talousalueella (ETA).
Opetustilat: tilavaraus@helsinki.fi
Juhlatilat ja muut vuokrattavat tapahtumatilat: helsinkiunivenues@helsinki.fi
Tapahtuman järjestäjältä kerätään tarvittavat tiedot tapahtuman järjestämiseksi, tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Käsittelyn lain mukainen peruste on sopimussuhde, henkilötietoja tarvitaan, että pystymme varaamaan sovitun tilan haluttuun tarkoitukseen ja toimittamaan varaukseen liittyviä muita palveluja.
Kysyttävät tiedot voivat vaihdella riippuen tapahtumasta, kuitenkin vain välttämättömät ja tarpeelliset tiedot kerätään. Käsiteltäviä tietoja ovat:
Kuvaaminen vuokratuissa tiloissa
Helsingin yliopiston tiloissa järjestettävissä tapahtumissa voidaan sovittaessa ottaa valokuvia ja/tai videokuvaa. Lisäksi erikseen sovittaessa näitä kuvia/videoita voidaan julkaista Helsingin yliopiston verkkosivuilla, sosiaalisen median tileillä tai muissa yliopistoon liittyvissä julkaisuissa. Kuvattua materiaalia ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.
Tiedot kerätään henkilöltä itseltään tai tapahtumanjärjestäjältä kirjallisen tapahtumatilan kyselyn yhteydessä. Myös sähköpostitse, puhelimitse tai tapaamisessa ilmoittamiasi tietoja voidaan tallentaa, mikäli niillä on vaikutusta järjestelyihin. Tilan varaaja toimittaa tapahtumajärjestelyistä vastaavan henkilön tiedot esimerkiksi varauslomakkeella tai sähköpostitse.
Tilavarauksiin, tapahtumiin ja tilaisuuksiin ja laskutukseen liittyviä yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia toiminnan suunnittelua ja järjestämistä varten.
Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.
Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, kuten tapahtumapalveluiden toimittajalle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Kolmansia osapuolia voivat olla esim. tapahtuman tiloista, turvallisuudesta tai tarjoilusta vastaava taho.
Helsingin yliopiston tilavaraajien tietoja käsitellään lähtökohtaisesti EU:n alueella.
Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.
Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, eikä EU:n komissio ole todennut kohdemaassa olevaa tietosuojan tasoa riittäväksi, tietosuojasta huolehditaan lainsäädännön mukaisesti sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.
info-elainsairaala@helsinki.fi
Henkilötietoja käsitellään asiakkaiden omistamien eläinten yksilöintiin, laskutukseen, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiviestintään. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja palvelun kehittämistarkoituksiin.
Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin ja tieteelliseen tutkimukseen perustuen. Pääasiallisia tietojen käyttötarkoituksia ovat laskutus ja potilasrekisterin tietojen ylläpito sekä yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus. Tutkimuksella tarkoitetaan tässä eläimiin liittyvää tieteellistä tutkimusta. Tietoja voidaan käyttää myös erilaisiin asiakasviestintätarkoituksiin.
Yliopistollinen eläinsairaala käyttää uutiskirjeen tilauslomakkeella antamiasi tietoja vain omien uutiskirjeidensä lähettämiseen. Voit perua tilauksesi milloin vain napsauttamalla unsubscribe-linkkiä, joka on kaikkien lähettämiemme sähköpostien lopussa, tai lähettämällä viestin osoitteeseen info-elainsairaala@helsinki.fi.
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat seuraavat:
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen sekä lakisääteiseen velvollisuuteen (erityisesti laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta). Tieteellisen tutkimuksen osalta henkilötietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisen tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksellasi (kuten esimerkiksi uutiskirjeiden lähettämiseksi).
Rekisterinpitäjä tallentaa asiakasrekisteriin ne tiedot, jotka asiakas itse ilmoittaa asiakkuuden alkaessa ja sen jälkeen. Lisäksi tallennetaan asiakkuuden hoitoon liittyviä tietoja.
Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään potilastietoja (omistajatietoineen) vähintään kolmen vuoden ajan. Säilytämme tiedot pysyvästi.
Henkilötietojen säännönmukaisia luovutuksia ei tehdä Helsingin yliopiston ulkopuolelle. Luovutamme eläimen kannalta välttämättömät yksilöintitiedot eläimen laboratorio- ja muihin tutkimuksiin liittyvien tutkimus ym. pyyntöjen yhteydessä ulkopuolisille yhteistyökumppaneille. Tietoja voidaan luovuttaa perintäyhtiöille ja vakuutusyhtiölle, jos asiakkaalla ja vakuutusyhtiöllä on sopimus keskenään ja asiakas hakee vakuutustapahtuman yhteydessä suorakorvauspalvelun kautta korvausta vakuutusyhtiöltä. Lisäksi asiakkaan yhteystietoja voidaan luovuttaa Siruhaku.fi -löytöeläinten hakupalvelun ehtojen mukaisesti.
Käytämme kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen, jotka sisältävät henkilötietoja, käsittelemiseen ja säilyttämiseen. Kolmannet osapuolet toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa.
Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat nimi sekä sähköpostiosoite.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle. Joissakin ulkopuoliselle yhteistyökumppanille lähetettävissä tutkimuspyynnöissä (esim. laboratorio) voi olla eläimen yksilöimiseksi tarpeen antaa omistajan nimi eläimen tunnistetietojen lisäksi.
Voit tehdä omia tietojasi koskevan tietopyynnön osoitteeseen tietosuoja@helsinki.fi
Muiden oikeuksien käyttämisen osalta käytännöt vaihtelevat tietojen käsittelyn kontekstista riippuen ja voit asioida suoraan tietojasi käsittelevän yksikön kanssa tai tietyssä tapauksissa myös esimerkiksi poistaa, täydentää tai muokata tietojasi itse. Epäselvissä tapauksissa voit olla yhteydessä edellä mainittuun osoitteeseen.
Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.
Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:
Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen:
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin.
Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:
Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston estämättä, jos:
Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
tietosuoja.fi
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Haluatko saada tietoa yliopiston hallussa olevista asiakirjoista tai tietoaineistoista? Voit tehdä yliopistolle julkisuuslain mukaisen tietopyynnön. Tutustu asiakirjajulkisuuskuvaukseen ja tee tietopyyntö ohjeistuksen mukaisesti.