電子署名の仕組みとは?導入前に知っておきたい基礎知識
最近は契約や取引、業務上の決裁などビジネスにおけるさまざまな場面でペーパーレス化が進み、電子署名が利用されることが増えてきました。業務の効率化につながる点やリモートワークとの相性の良さなど、さまざまなメリットが指摘される電子署名ですが、これまで紙の書類に慣れ親しんできた方のなかには、その有効性やワークフローが変わることなどを懸念する声もあります。 電子署名とは、具体的にはどのようなものなのでしょうか。印鑑との違いや仕組みなど、導入前に知っておきたいことをまとめました。
そもそも、電子署名とはどのようなもの?
電子署名とは、名前の通り電子ファイル上に付与される署名(サイン)を指します。これまで紙の書類に用いられていた印鑑やサインと同じ効力を持つものとして、近年特に注目されるようになりました。 2001年4月1日に施行された電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)の第二条一項では、電子署名は以下のように定義されています。
第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
【出典】​電子署名法第二条 より引用
少し複雑で抽象的な表現が並びますが、このなかでおさえておきたいポイントは、電子ファイルに対して、当該措置をおこなった者が作成したことを示すものであり、当該情報について改変がおこなわれていないことを確認できるものだということです。
つまり、電子署名とは電子ファイルに対しておこなわれる署名で、かつ「本人による署名であること」「署名後に改変がおこなわれていないこと」の2つを保証するものです。
ただ署名を電子ファイル上に記載しただけのものではなく、その電子文書が正式なものであることが担保されるのが大きな特徴で、紙文書における押印や署名と同等の法的効力を持つとされている根拠もここにあります。そのため、契約書や議事録、決裁書類などのビジネス書類において広く使われています。
電子署名を有効にする「電子証明書」と「タイムスタンプ」の仕組み
電子署名は「本人による署名であること」「署名後に改変がおこなわれていないこと」の2つを保証すると説明しましたが、具体的にはどのような仕組みが用いられているのでしょうか。そのポイントとなるのが「電子証明書(電子署名用証明書)」と「タイムスタンプ」です。
電子証明書
電子証明書とは、署名を行った人物の身分や所属組織を電子的に証明するもので、先に紹介した2つの保証のうち「本人による署名であること」を証明するために付与されます。利用するためには事前に認証局に申請が必要で、契約書などの電子文書に電子署名と電子証明書を付与して送付、受け取った側は電子証明書を認証局に問い合わせることで電子署名の有効性を確認することができます。電子署名が紙文書の印鑑に該当し、電子証明書は印鑑証明書の役割を果たすと考えるとイメージしやすいでしょう。
タイムスタンプ
タイムスタンプは過去のある時刻にその電子データが存在していたこと、またそれ以降データの改ざんがされていないことを証明するものです。電子データは紙文書と異なり、データの一部を変更してもその痕跡が残りにくいという性質があります。そのため、タイムスタンプを電子データに付与することで「署名後に改変がおこなわれていないこと」を証明することができます。こちらも電子証明書と同じように、事前に時刻認証局(TSA)に申請し、必要に応じてタイムスタンプを検証するという形で有効性を確認することができます。
日本で電子署名が浸透しなかった理由
世界で初めて電子署名に関する法律を整備したのはアメリカとアイルランドで、1998年のことでした。日本では2001年に施行された電子署名法が最初で、わずか3年後と考えるとそれほど世界に後れを取っていたわけではありません。それにもかかわらず、近年まで電子署名が浸透しなかったのはなぜなのでしょうか。
その最も大きな理由としては、日本のビジネス習慣に浸透していたハンコ文化が挙げられます。これまで契約書や決裁に関する書類などの重要文書は、紙に印刷して押印するのが当然という意識が強く、電子データで保存するという概念はあまり一般的ではありませんでした。
電子文書にはペーパーレス化の促進や、文書を保管・管理する手間の軽減につながるなどのメリットがありますが、一つの企業だけで導入を決めるのは簡単ではありません。例えば契約書の場合、取引先企業が紙文書を使っていればそれに合わせざるを得なくなります。また、電子署名が実際に法的効力を持つものなのか、十分に認知されていなかったことも電子文書が浸透しなかった理由として挙げられるでしょう。
こうした考え方が変わってきたのは近年のこと。電子契約書をはじめとした電子署名の関連サービスを提供する企業が登場したことで認知が進み、大手企業が電子文書や電子契約書を導入し始めました。さらに、取引のある中小企業にも浸透するようになったことで、文書の電子化が進んでいったのです。
近年は電子証明書のない署名も有効に
電子署名が本人によるものであることを証明するためには、電子証明書が不可欠です。これまでの電子証明書の利用法では当事者による事前の登録が必要で、証明書の発行に数週間程度の時間がかかります。そのため、スピードが求められる場面では利用しにくいという課題がありました。
しかし、最近はビジネス上の契約において当事者の電子証明書のない電子署名を利用する企業も増えてきています。
これは立会人型と呼ばれる電子契約の一形態で、当事者どうしの合意が成立したことを第三者が電子署名により証明するものです。企業(業者)が提供する立会人型の電子契約サービス(クラウドサービス)は従来のものに比べると手続きが簡素にすむこともあり、すでに多くの企業により利用拡大が進んでいます。
これまで、この立会人型の電子契約は当事者の電子証明書を用いないため、法的根拠を疑う声もありました。しかし、2020年7月17日に総務省、法務省、経済産業省が発表した「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」では以下のように示されています。
電子署名法第2条第1項第1号の「当該措置を行った者」に該当するためには、必ずしも物理的に当該措置を自ら行うことが必要となるわけではなく、例えば、物理的にはAが当該措置を行った場合であっても、Bの意思のみに基づき、Aの意思が介在することなく当該措置が行われたものと認められる場合であれば、「当該措置を行った者」はBであると評価することができるものと考えられる。
【出典】​利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A より引用
この「当該措置を行った者」とは、簡単にいうと署名をおこなった人を指します。つまり、政府はたとえ第三者の署名でも、当事者間の意思によるものであれば当事者の署名と評価することができるとする見解を示しました。これにより、手続きが簡略な立会人型であっても契約の法的根拠が担保され、電子署名を利用するハードルはさらにさがったことになります。
最近では新型コロナウイルスの影響で自宅勤務が定着し、リモートワークとの相性の良さから電子署名を導入する企業も増えました。こうした世情もあり、電子署名は今後ますます浸透していくものと考えられています。
電子署名の導入は、スムーズなリモートワークの実施や業務の効率化につながります。詳細はこのeBookで詳しく解説していますので、ぜひご活用ください。
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導入ハードルの下がった今こそ、電子署名を検討するべき
ビジネス習慣の違いから日本ではなかなか浸透しなかった電子署名ですが、リモートワークの定着など世情の変化により、近年急速に注目を集めています。関連サービスを提供する企業も増え、立会人型の契約が一般的になるなど、導入へのハードルがさがった今こそ電子署名を検討してみてはいかがでしょうか。
記事は2020年09月03日現在の内容です
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