情シス担当が知っておくべきな、安全で正しい大容量ファイルの送り方!
ファイルを他の人に送る時にどのようにしてますか?以前であればメール添付を利用される方が圧倒的に多かったのですが、最近はサーバーが圧迫される等の理由からメール添付が嫌がられる傾向にあるようです。また大容量のファイルを送る時にはメールに添付できないということもあって、GigaFile便やfirestorageなどの無料のファイル転送サービスを利用されている方も多くいらっしゃるようです。
この記事ではファイル転送サービスの代わりにクラウドストレージを利用するメリットをご紹介します。
無料ファイル転送サービスの利用を禁止する傾向に
ビジネスにスピードを求められる時代なので、情報伝達のスピード感も大切な要素となっています。そういった観点から、企業としてもシャドーITの利用を黙認しているケースが多く見受けられました。しかし、2019年1月に無料ファイル転送サービスの大手から、パスワードやメールアドレスを含む480万件もの個人情報が流出したという衝撃的なニュースが駆け巡りました。まだ記憶に新しい方も多いと思います。この情報漏洩をきっかけに、これまで無料ファイル転送サービスの利用を黙認していた企業(特に大手企業)が利用を禁止するという流れになってきています。
会社で認められていないサービスの利用に悪意はなく、業務の効率性を求めた結果なので、困惑している利用者の方が増えています。ではスピーディーな情報伝達手段が求められる中でどのようにすればよいのでしょうか?
クラウドストレージが無料ファイル転送サービスの代替策に
そこで注目されるのがクラウドストレージの機能の1つである、共有リンク(ファイル転送)という機能です。ファイル転送サービスと同じような使い勝手で利用できます。もちろんパスワードや有効期限の設定も可能です。クラウドストレージ側にはプレビューの機能がついたものも多くあります。このプレビューとはファイル転送サービスのようにダウンロードしなくても、ChromeやEdgeのようなWebブラウザー上でファイルを閲覧することができる機能です。例えば、アドビのIllustratorやPhotoshopのような専門ソフトがインストールされていないPCでもプレビューすることができます。スマホでも確認可能です。そのため、データが見られればOKという場合は、ダウンロードや解凍をする手間が省けます。
送信側
1:フォルダを作成
2:ファイルをコピー
3:圧縮
4:ファイル転送サービスへアップロード
5:URLを送信
受手側
6:ダウンロード
7:解凍
8:閲覧
ファイル転送サービスの利用は上記のような流れになり、後からファイルを追加で送りたい場合は、非常に手順が多くなっています。
それに対してクラウドストレージのファイル転送機能を利用すると手順が非常に少なくなり、効率化できます。クラウドストレージ上で日常業務をおこなっていれば、すでにデータがアップロードされている状態です。つまり4までは完了しているので、あとはURLを送信するだけです。受け取った相手は送られてきたURLをクリックするだけで、プレビュー機能でファイルをすぐに確認することができます。
追加でデータを送りたい場合は、共有URLをフォルダに対して発行しておけば、そのフォルダにデータを追加するだけです。相手側は前回送られてきているURLを再度読み込むだけで、追加されたデータを確認できます。手数を大幅に減らすことができ、効率的に業務を進めることができます。
より高いセキュリティレベル
セキュリティ面でもメリットがあります。無料ファイル転送サービスを利用していると、情報漏洩やセキュリティレベルを自社でコントロールできない、ファイル転送の利用履歴を自社で管理することができないという危険性があります。
ちなみに情報漏洩の3大ミスは、「紙の置き忘れ」「紛失、誤操作」「管理ミス」とのことです。書類をデジタル化すれば、紙の置き忘れや紛失は防ぐことができます。しかし、誤操作はどうしても発生します。
無料ファイル転送サービスの中には、送信時のダウンロードの有無の確認やファイルの即時削除機能のないものもあります。万が一誤送信してしまった場合、ダウンロードの有無の確認は相手側の善意に委ねるしかなくなります。
それに対してクラウドストレージのファイル転送機能では、誤送信に気がついたら共有リンクをすぐに削除できます。相手が確認する前に共有リンクを削除すれば、相手側にデータが残る心配はありません。クラウドストレージで行われた操作はログが残っているので、相手がファイルの閲覧やダウンロードをしたかどうかを確認できます。また、ファイルのダウンロードを禁止する機能がついているサービスもあります。データは確認のみで、相手側に渡したくはない、データの一人歩きを防ぎたいというケースに活用できます。
ビジネス向けのクラウドストレージサービスは、大容量ファイルのやり取りを可能にし、大企業でも運用可能な高いセキュリティ機能を含めたサービスレベルを備えています。情報セキュリティ管理者はユーザーやコンテンツをコントロールしつつ、安全なファイル共有の環境を提供することができます。ビジネスではちょっとした情報漏洩が致命的なダメージになるため、ビジネス向けのクラウドストレージでセキュリティを確保し、スピード感のある情報のやり取りをおこないましょう!
記事は2019年11月11日現在の内容です
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