書類のペーパーレス化やコミュニケーションを活性化
業務のIT化サービス
ペーパーレス化など業務のIT化は、こんなお悩みを解決します
士業の業務には多数の書類や連絡事項が、
様々な方法で発生!!
● 依頼主とのメールが多くて煩雑!確認漏れが発生することも!
● 重要書類はキャビネットで保管しているが、整理に手間も時間もかかる。
● 案件ごとの資料の管理をもっと楽にしたい。
● 膨大な紙資料から情報を探すことが多い。すばやく見つける方法はないものか。
● 案件の情報共有がうまくできていない。
● チーム力を発揮できていない。
● 書類を電子化したいけど、管理方法がわからない。
ITを士業業務にスムーズに組み込めます
成功の鍵は、導入前の業務フロー設計
「紙をなくす」というご提案はしません。
今の業務フローをもとに紙とITシステムが共存する
「スムーズなやり方」をご提案いたします。
書類は利用シーンやタイミングによって、最適な状態があります。利用の終わった資料はデジタル化した方が保存コストが低く、再利用はしやすくなります。お客様が紙を残したい部分は尊重し、ペーパーレス/IT化した方がメリットが大きい部分を探し出し、効率化できるようなご提案をいたします。
ITツールの選定においては、事務所全体のITインフラ/資産管理/セキュリティ対策をトータルで考え、利便性の高い業務フローをご提案いたします。
まずは、必要最低限のソフトウェアやITツールをそれぞれ単独で導入していただくことも可能です。次のステップで追加導入したITツールを連携させ、利便性をさらに高めることができます。
IT化(情報のデジタル化)の主なメリット
契約書や書類をデジタル化して上手に活用しましょう
取り扱う情報をデジタル化することによって、様々なメリットが生まれます。
業務をIT化するための3つのポイント
ポイントA:書類をIT化する(ペーパーレス)
業務で使用する紙書類を電子化します。保管場所をクラウドにすることで、共有や情報アクセスが便利になります。
書類をクラウドに一元保存
現場写真や各種データが個人のPCに保管され属人化してませんか?クラウドに集約することで、共有が簡単になり安全性も高まります。
Box
Dropbox Business
書類のスキャンから保管が一発で
各種資料やFAXなどの紙書類を電子化します。複合機とクラウドストレージを連携させることで、コピーを取る感覚でペーパーレス化できます。
契約も紙いらずで完結
契約書類のやり取りを効率化します。電子署名を使えば、契約業務に物理的なやり取りは必要ありません。
ドキュサイン
ポイントB:コミュニケーションをIT化する
コミュニケーションのIT化で情報のやりとりの効率化ができます。
ビデオ会議で距離を越える
クライアントとの打ち合わせに有効です。顔を見て話せるので温度感なども感じることができます。
グループウェアで情報共有
社内での情報コミュニケーションを一元化できます。
チャットツールでコミュニケーション
スマートフォンのようにリアルタイムなコミュニーケーションが可能です。
Tocaro
ポイントC:インフラをIT対応する
無線LAN環境
快適かつ安全性の高い無線LAN環境を構築します。オフィスへの来客用のゲストWi-Fiも提供できます。
ネットワーク構築サービス
高速インターネット回線
法人向けの最大2GBbpsの高速な(一般的な家庭は0.2Gbps)インターネットアクセスを提供します。
NUROアクセス
セキュリティ対策
PCへの不正侵入やウイルス感染からのリスクを減らします。
FortiGate
業務のITシステム環境構築ご提案例
以下のご提案プランは一例です。はじめから「業務をIT化するための3つのポイント」のすべてに取り組む必要はありません。 お客様の働き方に応じたご提案をいたします。電子署名を使って契約締結を電子化したワークフローなど、さらに一歩進んだクラウド活用も可能です。
ファイル共有に取り組む
まずは現在取り扱っている、デジタル情報をクラウドストレージにまとめて保管することからはじめてみます。クラウドでの一括管理とファイル共有がメインの活用法です。
堅牢なセキュリティのクラウドに集約されることによって、PCに保管しておくよりも安全性が高まります。クライアントとの情報共有がスムーズに行えます。容量の大きい動画にも対応します。
ツール例
クラウドコンテンツマネジメント「​Box​
クラウドストレージ「Dropbox Business
社内LANへの侵入を防ぐ「​FortiGate​
高速インターネット回線「​NUROアクセス​
快適で安全なITインフラを構築「​ネットワーク構築サービス​
ペーパーレス化に取り組む
紙書類を電子文書化し、既存のデジタル情報とともにクラウドストレージに集約します。電子書類化した文章の保管コスト削減と再利用の利便性が改善されます。
ツール例
複合機「CANON/FUJIFILM」
クラウドコンテンツマネジメント「​Box​
クラウドストレージ「Dropbox Business
電子署名も可能なペーパーレスソリューション「​ドキュサイン​
社内LANへの侵入を防ぐ「​FortiGate​
高速インターネット回線「​NUROアクセス​
快適で安全なITインフラを構築「​ネットワーク構築サービス​
コミュニケーション改善に取り組む
コミュニケーション不足の改善や、もっとレスポンスよく情報をやり取りしたい場合は、情報共有やコミュニケーションをIT化し、効率的な業務フローを構築します。
ツール例
Boxとスムーズに連携できるビジネスチャット「​Tocaro​
社内LANへの侵入を防ぐ「​FortiGate​
高速インターネット回線「​NUROアクセス​
快適で安全なITインフラを構築「​ネットワーク構築サービス​
デモやサンプルなど、お気軽にご相談ください。
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